Angelo Moroni Neto
Pós-graduado em Planejamento Tributário e Gestão Financeira.
Contador, formado pela UTF/PR - Universidade Tecnológica Federal do Paraná.
Acadêmico do Curso de Direito da PUC/PR – Pontifícia Universidade Católica do Paraná.
E-mail: [email protected]
1. INTRODUÇÃO
Embora seja de vital importância, a funçãor de “gerência de processos”, atreladas aos anseios das organizações – maximização dos resultados e otimização dos processos internos, dificilmente o encontramos nas empresas. Muito embora algumas empresas busquem por estes profissionais especializados na gestão de processos, a falta deles no mercado de trabalho é um empecilho. Uma gestão eficiente de processos e rotinas trará resultados aparentes, tais como redução de custos e aumento de produtividade.
2. A GESTÃO DA ROTINA E DOS PROCESSOS INTERNOS
Atualmente, a gestão de rotinas e processos nas empresas passa por momentos cautelosos. Na prática, gerir rotinas e processos internos faz com que controllers a cada dia busquem alternativas para se adequarem a uma nova realidade.
Esta busca constante da otimização dos processos, esbarra, a priori, na dificuldade de encontrar e formar profissionais capacitados para executar funções estratégicas dentro da organização empresarial.
Assim, as empresas necessitam agir de forma rápida e precisa, a fim de encontrar profissionais qualificados, para que seus processos internos não se percam e interfiram diretamente em seus resultados.
Constantemente vemos no meio empresarial, empresas de médio a grande porte, passando por dificuldades em encontrar profissionais aptos a se enquadrar nos processos internos, em vista de falta de qualificação, ou dificuldades de relacionamentos. Neste último, temos um problema ainda mais grave, pois o relacionamento independe de qualificação, sendo assim, não basta o profissional ser qualificado, mas sim estar psicologicamente preparado para interagir com ideias opostas às suas.
Como se não bastasse a falta de profissionais para se adequarem aos processos internos, as empresas passam por inúmeras dificuldades com o mercado. Após a crise que se iniciou em 2008, o mercado consumidor brasileiro tem crescido de forma acelerada, fazendo com que o setor produtivo do país não consiga atender a demanda em alguns casos. Desta forma, o crescimento da demanda faz com que as empresas visualizem oportunidades de crescimento no futuro, e isso demanda por mais pessoas capazes de atender as necessidades das organizações.
Atrelado a estas necessidades internas, as empresas devem ficar atentas quanto aos ritmos que devem ser implantados, pois implantações rápidas e inadequadas de processos podem trazer complicações futuras.
Todavia, para que um processo esteja amarrado de forma sólida, é necessário que a rotina de cada departamento da empresa esteja adequada, ou seja, as rotinas devem estar de acordo com a finalidade do departamento, exemplificando podemos dizer que o departamento de contas à pagar, não pode efetuar recebimentos; o departamento de compras, não pode realizar pedidos de compras; o departamento fiscal não pode dar entrada em mercadoria no estoque e etc. Neste aspecto, cada departamento terá sua rotina independente de outro departamento, não se correlacionando com tarefas más sim apenas com o andamento do processo.
Agora, quando um departamento não está devidamente alinhado em suas rotinas, será o processo diretamente afetado, não importando a fase em que se encontra. Assim, se o departamento de compras não realiza a compra em tempo hábil, a produção estará comprometida, comprometendo o pedido de venda (prazo de entrega) e comprometendo a confiabilidade nos prazos indicados pela empresa. O estancamento do processo no departamento de compras faz com que todo o processo adiante esteja comprometido, e suas conseqüências podem ser drásticas, como perda do pedido de venda em decorrência do atraso na entrega do produto.
Abaixo, demonstra-se um processo de compra de mercadoria. Visualizam-se todos os departamentos envolvidos neste processo, desde sua origem e necessidade da matéria prima, até sua saída originada pela venda:
FASE 1 (VENDA -PEDIDO DE VENDA) Nesta fase, o cliente faz o pedido de compra.
FASE 2 PCP (PROCESSAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO) Nesta fase, o PCP emite a OP (ordem de produção). O PCP é responsável pelo controle de matéria prima e materiais intermediários necessários para a produção.
FASE 3 (COMPRAS) O PCP emite ordem de compra ao departamento de compras, dos materiais que não possuem estoque. O departamento de compras faz a cotação de preços e realiza a compra.
FASE 4 (ESTOQUE DE MATÉRIAS PRIMAS) Após realizada a compra através do departamento de compras, a matéria prima entrará pelo departamento de estoques, que fará a conferência da mercadoria física com o pedido de compra e com a nota fiscal de compra (fornecedor).
FASE 5 (PRODUÇÃO) Nesta fase o setor de produção requisita ao estoque os materiais que serão utilizados no processo produtivo. O estoque deverá entregar a matéria prima ao setor produtivo, baixando os materiais dos estoques de matérias primas e entrando no estoque de produtos em processo.
FASE 6 (ACABAMENTO) Nesta fase, após produzida a mercadoria, o setor produtivo encaminhará ao setor de acabamento para dar acabamentos finais ao produto.
FASE 7 (ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS) Nesta fase, o setor de acabamento encaminhará ao estoque de produtos acabados a mercadoria pronta para comercialização, devendo o departamento de estoques de produtos acabados dar baixa nos estoques de produtos em processo e entrada nos estoques de produtos acabados.
FASE 8 (EXPEDIÇÃO) Nesta fase, o setor de expedição colocará o produto em situação adequada para entrega do pedido de venda (embalado, limpo etc.)
Obs.: Estão ocultas algumas fases deste processo, em vista da desnecessidade para fins de demonstração.
Observa-se neste simples processo de compra de materiais, que todas as fazes são dependentes uma da outra, e um simples atraso em qualquer delas acarreta comprometimento nas fases posteriores.
Como se observa, a gestão dos processos internos deve ser gerida de forma a impedir que rotinas deixem de ser seguidas e nas eventuais descontinuidades das rotinas, imediatamente encontrar soluções para que não prejudique o andamento do processo como um todo. Todavia, no gerenciamento de processos, podem ocorrer situações que são alheias à rotina interna. Imagine que o fornecedor atrase na entrega da matéria prima, automaticamente a partir da fase que depende da matéria prima em diante, estará comprometida. Assim, há de se admitir, possíveis ingerências de processos em decorrências de fatores externos, porém esta ingerência não se trata de perda dos processos ou morosidade da rotina, mas sim, caso excepcional de força maior ás rotinas internas que causarão o atraso na entrega do pedido de venda. Sendo desta forma, o manager de processos deve considerar possíveis distorções/variações na rotina e no processo. Porém, como já bem observado, apenas em casos excepcionais de força externa à organização.
Contudo, resta concluir que a função de gestão e auditoria das rotinas e processos é uma das funções mais importantes de uma empresa, pois a partir daí se terá uma administração voltada à maximização dos resultados e otimização das rotinas e procedimentos internos, com isso, reduzindo custos e aumentando produtividade.
IMPOSTO DE RENDA
