A área contábil é uma das
mais críticas, visto que ali se encontram todos os registros da vida de uma
empresa. As oscilações do dia-a-dia, as operações, os resultados
sistematicamente registrados e analisados, mostram o desempenho, os fortes e
fracos de uma organização. A contabilidade facilita as ações, fornecendo as
coordenadas de acordo com o desempenho medido. Entretanto, ainda encontramos
empresários que olham a contabilidade apenas como burocracia, não vendo nela
nenhum benefício. Isso decorre da falta de informação, já que o empresário, de
início, precisa saber comprar e vender, mas não é obrigado a conhecer
contabilidade. Por isso mesmo existem cursos rápidos de "contabilidade para não
contadores", como forma de combater a desinformação. Também há aqueles que,
justamente por falta de um registro adequado e uma análise objetiva, confundem
margem de contribuição com lucro. Pior, é muito comum a inexistência de um plano
de contas adequado, que permita o registro sistemático das operações e a
apuração dos custos em bases técnicas. Quando muito, existe um elenco de contas
para o registro contábil e uma única conta - ou algumas poucas - para o registro
dos custos como "produção em andamento". Em geral, acumula-se os totais de
mão-de-obra, de materiais e de gastos gerais, daí aplicando-se tudo pelo custo
médio: hora trabalhada, materiais aplicados e gastos gerais rateados sem nenhum
critério técnico. E quando se aplica a média de muitas coisas diferentes, o
resultado poderá ser a ineficiência oculta de coisas diferentes. Assim, as
empresas registram mal, apuram mal, calculam mal os seus preços, e, em
conseqüência, vendem mal. Nessas condições, não podem mesmo produzir bons
resultados. Mas quem paga o pato é a contabilidade.
O QUE É UM PLANO DE CONTAS
O plano de contas é uma peça mais ampla, utilizada pela boa técnica contábil,
trazendo um conjunto de normas compondo o sistema contábil de uma determinada
organização. Estabelece a conduta que deve reger a escrituração contábil,
através da exposição das contas com seus títulos, códigos, funções,
funcionamento, registro, grupamentos, relacionamento entre as contas e os
grupos, análises, etc. Não é um simples elenco de contas, que não proporciona
nenhuma orientação. Assim como um exército em campanha segue um plano de
operações, e não um elenco de ações, na guerra dos negócios a contabilidade
segue um plano de contas, para que todos os dados sejam adequadamente
registrados, analisados e interpretados.
SOBRE OS CUSTOS
Seu propósito básico é o de registrar, determinar e informar os custos
operacionais e as condições que ocorreram no curso da manufatura e montagem de
produtos e serviços da empresa. Ocupa-se essencialmente do registro dos custos
de mão-de-obra, material e gastos gerais de fabricação de acordo com a unidade
ou unidades mais significativas de medida. O valor real da contabilidade de
custos está na sua capacidade de prover dados de custos significativos, com
presteza suficiente para permitir, aos diretores, gerentes e a seus
subordinados, tomar rapidamente ações corretivas, quando forem encontradas
situações desfavoráveis ou quando houver oportunidades favoráveis de mudanças. A
contabilidade de custos industriais tem uma função mais dinâmica, não devendo se
restringir aos relatos dos custos históricos muito depois de terem ocorrido,
quando talvez já não tenham tanta utilidade.
Assim, torna-se imprescindível a elaboração ou reestruturação do plano de contas
e do sistema de custos, dotando a organização de instrumentos adequados ao seu
porte e ao tipo de negócio, de modo a permitir um efetivo gerenciamento e um
apropriado controle do patrimônio, dos custos e da lucratividade. Essa adequação
deverá levar em conta o nível de detalhamento necessário para atender as
necessidades específicas de cada organização.
INFORMAÇÕES CONFIÁVEIS
Os elementos dos custos de mão-de-obra, material e gastos gerais de fabricação
podem ser colhidos e relatados em diversas bases, como: em toda a companhia, por
divisão, por fábrica, por departamento, por centro de custos, por função, por
linha de produção, por máquina, por homem, por turno, por método de manufatura,
por operação, por componente, por submontagem e montagem, por produto, por linha
de produto, por cargo, por ordem de manufatura ou lote (ou por outra unidade de
medida, como tonelada, tambor, galão, metro, peça, etc.), por dia, semana, mês,
trimestre ou ano, por projeto ou por programa, por cliente ou, ainda, por outras
bases, como os custos-padrão, variando de empresa para empresa.
PLANOS ADEQUADOS AO NEGÓCIO
Com um sistema adequadamente planejado, é possível determinar o custo real, numa
determinada data, de um tipo de mão-de-obra, por homem, no turno da noite (ou do
dia), numa operação particular, numa peça específica, numa dada máquina, na área
de um certo mestre, num certo departamento, numa determinada fábrica, usando uma
preparação ou método particular e determinar um custo comparativo em relação a
qualquer outra alternativa ou padrão escolhido. Embora nem sempre haja
necessidade de tais relatórios em profundidade, um sistema de custos bem
planejado, com codificação adequada das contas de material e folhas de operação,
identificação de operário, máquina e departamento, contagem de tempo ou cartão
de produção, fornece a capacidade de desenvolver os custos de material e
mão-de-obra em qualquer nível de detalhe requerido. O método dos custos-padrão
permitem um acompanhamento rigoroso em seu confronto com o realizado,
destacando-se as variações (desvios) para preço e quantidade de matéria-prima;
salário e eficiência de mão-de-obra; eficiência, volume e absorção de despesas
indiretas de fabricação; tempo de operação; taxa de absorção das diferenças,
etc.
A contabilidade deve ter condições de municiar a administração com as
informações necessárias a um acompanhamento sistemático das operações. E fará
isso através de relatórios gerenciais, no tempo requerido e com informações
objetivas. Um bom demonstrativo deve analisar o desempenho em termos de
resultados de vendas e custos, fixos e variáveis: realizado no período (mês, por
exemplo), acumulado, orçado acumulado e a variação real x orçado. Considerando a
situação atual, poderá trazer simulações que levem em conta, por exemplo,
aumento no volume (produção e vendas), redução nos custos, aumento ou redução de
preços, etc. Igualmente, uma análise dos custos dos produtos fabricados e dos
produtos vendidos terá ampla utilidade para a correção de rumos. O planejamento
do fluxo de caixa, levando em conta dados históricos e os valores previstos,
também será facilitado pelos registros e pelas práticas contábeis. A escolha
sobre como tratar o "leão" também será beneficiada. A análise das diversas
situações, com base nos registros contábeis, permitirá à empresa optar pelo
regime que lhe for mais favorável: lucro real/presumido, PIS/Cofins, etc. Uma
análise da lucratividade (operacional, final, etc.) deve trazer uma comparação
com períodos anteriores, assim como a evolução do endividamento, as vendas em
relação aos recursos próprios, os índices de liquidez (corrente, seco e
absoluto), a rentabilidade do capital próprio, a estrutura das fontes de
recursos, garantia do capital de terceiros e mais uma série de itens a serem
observados. Se a contabilidade não informa nada disso, está precisando de uma
profunda reestruturação.
Com os modernos sistemas de contabilidade por computador, é possível a montagem
de um plano adequado, a um custo razoável, de modo a permitir que a gerência
adote as medidas corretivas necessárias. A verdadeira questão a ser resolvida
não é "o que poderei obter da contabilidade?", mas "quais informações preciso
para controlar a operação de forma adequada e melhorá-la?" Essa informação
poderá ser fornecida prontamente por um bom sistema contábil e de custos. E
quando juntamos contabilidade geral e custos, o resultado é altamente produtivo.
Com adequados sistemas de contabilidade e custos, a empresa terá condições de
controlar sua atividade, economizando nos custos e aumentando sua lucratividade
mais do que o custo dos sistemas necessários, com uma excelente relação custo x
benefício. A contabilidade é um ótimo instrumento de gestão. Bem utilizada,
poderá suprir a empresa com todos os subsídios necessários a uma eficiente
administração. Parodiando o pessoal da propaganda, podemos dizer, com justiça,
que a contabilidade é a verdadeira alma do negócio. Com todos esses benefícios
irrefutáveis, não se poderá dizer que a contabilidade é apenas burocracia. Tudo
é uma questão de visão. Ou de oftalmologia.
Sobre o autor: Carlos José Pedrosa é catarinense de Biguaçu, radicado em Alagoas. Tem formação em contabilidade, sendo um profissional autônomo oriundo da iniciativa privada. Com mais de 40 anos de atuação em banco, na indústria siderúrgica, metalúrgica, mecânica e de laticínios, no comércio, no setor jornalístico, em estatal de abastecimento e no setor público - www.cjpedrosa.webcontabil.com.br.
Carlos José Pedrosa
Maceió, AL
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