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O que fazer quando o cliente não encaminha a documentação mensal correta

Há muito sabemos que a relação entre Contador (Empresa Contábil) e Cliente, é um tanto quanto conturbada, pois o segundo cheio de direitos acha-se sem nenhum dever.

18/03/2019 10:35:51

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O que fazer quando o cliente não encaminha a documentação mensal correta

Há muito sabemos que a relação entre Contador (Empresa Contábil) e Cliente, é um tanto quanto conturbada, pois o segundo cheio de direitos acha-se sem nenhum dever, e o primeiro por sua vez, se não tiver bem desenhado o seu modelo de gestão acaba entrando em uma guerra de braço sem fim.

Definir o modelo de gestão que irá adotar na sua empresa contábil, já é o primeiro passo para que se evite este tipo de problema. Modelos de gestão de documentos passados, tais como: malotes(ainda em funcionamento), via office boy, entre outros, muitos ainda em utilização, vem aos poucos sendo substituídos por informações online e em tempo real. Essa é uma das áreas que mais causa transtornos dentro das empresas contábeis, mais por que? Porque o cliente acha que a empresa contábil tem o dever de ter sob sua guarda toda documentação gerada por eles, inclusive aquelas que por sua vez, são geradas pelo proprio contador.

Para sanar esse transtorno que causa diversas intercorrências negativas na relação contador x cliente, sugere-se que comecem a utilizar a tecnologia a favor do restabelecimento desta relação, utilizando o envio online das operações realizadas pela empresa.

Com a ajuda da tecnologia a nosso favor, nos damos hoje ao papel de Contador Consultivo, pois não há mais a necessidade de digitação de documento por documento, onde isto hoje, é feito pelo sistema contábil desde que este esteja bem parametrizado, de acordo com o nível operacional do seu cliente. Quando falo bem parametrizado, é que vai desde das operações básicas de emissão de notas, passando pelo plano de contas, pelo apuração dos impostos, pela folha de pagamento do cliente com todas as suas verbas incidentes, para que quando estas informações cheguem ao escritório contábil, apenas se verifiquem a veracidade das mesmas e seja efetuado o processamento.

Feito desta forma, não há o porque de se guardar os documentos dos clientes no escritório contábil, pois assim evita aquele trabalho de quando o cliente precisa de qualquer que seja dos documentos para comprovar algo ou até mesmo verificar uma suposta inconsistência em seus setores, não deslocaremos um funcionário para ficar durantes horas ali buscando nos arquivos físicos tais documentos.

Mas, não basta agregar o uso da tecnologia para sanar este problema. Tem que se fazer um trabalho de conscientização junto ao cliente, se possível proferindo-lhes cursos de formas a orienta-los, de como tratar seus arquivos físicos dos documentos, que são gerados e como arquiva-los, de forma que quando houver a necessidade de uma busca não se perder tempo em tal processo. Isso tudo requer muito planejamento e trabalho acima de tudo. Enviar oficios e comunicados ao cliente não basta, para se ter um alinhamento preciso neste aspecto. Tem que visitar o cliente, entender o seu funcionamento, a sua rotina e propor-lhe esta metodologia de trabalho. Chegará um tempo que o uso de papel será drasticamente diminuído, não será abolido, porque ainda não temos como, mas, veremos isso brevemente.

Com esta medida, dimui-se custos que antes o escritório contábil tinha, em estar mantendo grandes espaços físicos para guarda de milhares de documentos de seus mais diversos clientes, custos com pessoal utilizado para triagem destas documentações, em contrapartida se tem um aumento considerável na produtividade de todo o pessoal do escritório envolvido para entrega das obrigações contratadas pelo cliente em tempo hábil tanto para o fisco quanto para o cliente em si, que precisa destas informações para sua tomada de decisões.

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