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Introdução a Auditoria de Processo

1. INTRODUÇÃO A AUDITORIA DE PROCESSO 1.1. O QUE É AUDITORIA DE PROCESSO O trabalho do Auditor, na análise dos processos operacionais, pode ser definido, de

30/08/2005 00:00:00

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1. INTRODUÇÃO A AUDITORIA DE PROCESSO
1.1. O QUE É AUDITORIA DE PROCESSO
O trabalho do Auditor, na análise dos processos operacionais, pode ser definido, de uma forma mais ampla, como:

Ø uma atividade de avaliação independente de assessoramento à alta gestão da empresa, que visa à avaliação dos sistemas de controle envolvidos e verificação dos procedimentos e normas alocados no desenvolvimento no negocio exercido, atentando para o desempenho operacional e eficácia obtida por suas áreas produtivas, considerando os planos de metas, macros objetivos e políticas definidas pela organização.

A amplitude desta definição não nos permite visualizar em detalhe o que realmente seja uma Auditoria de Processo e qual a real importância do serviço prestado pelo auditor, quando avalia os processos operacionais de uma empresa.
Como para todo conceito, a simples interpretação do conjunto de palavras que o formam, não é suficiente para o real entendimento de sua abrangência e a percepção dos ganhos possíveis na conclusão desta avaliação.
Quando avaliamos com um pouco mais de profundidade esta definição podemos destacar como principais aspectos:
Avaliação dos sistemas de controle envolvidos: a visão crítica dos sistemas de controle, permite concluir sobre o alcance dos objetivos propostos para o processo, através da identificação da eficácia dos procedimentos e controles adotados em sua execução.
Verificação dos procedimentos e normas alocadas no processo: os cumprimentos das normas empresariais, caracterizam a importância de cada membro participante do processo possuir o total conhecimento de suas atribuições e de seu envolvimento no contexto apresentado, detendo assim uma constante visão holística de suas operações.
Desempenho operacional e eficácia obtida por suas áreas produtivas: no cumprimento das normas e procedimentos definidos pela empresa, é importante que os membros da organização, trabalhem visando obter eficácia do processo, e agregar, ao resultado previsto e à sua participação, ganhos ou diferenciais que identifiquem a importância dos serviços prestados na manutenção do negocio exercido pela empresa.
Planos de metas, macros objetivos e políticas definidas pela organização: as atribuições exercidas pelos membros dos processos operacionais devem, em suas definições e exposições de resultados, considerar os objetivos , metas, planos e políticas estabelecidos previamente pela empresa, evitando a alocação e aplicação de recursos desnecessários ou desvantajosos às perspectivas da organização
O Auditor avaliando os Controles Internos e seu objetivo nos processos operacionais de uma empresa
O serviço do Auditor, na avaliação dos Controles Internos, vem sendo considerado, por muitos, como uma forma de fiscalizar o trabalho feito pelos colaboradores da empresa, meramente com o intuito de procurar erros e identificar possíveis problemas e seus culpados.
Também é comum presenciarmos declarações de descontentamento, dos colaboradores alocados em uma área em que os seus controles internos estejam sendo auditados, basicamente se referindo:

  • Ao atraso de suas atribuições pela necessidade de atendimento ao auditor;

  • A ocorrência de re-trabalho, pela repetição de informações abordadas anteriormente; e

  • A falta de entendimento e visualização do valor agregado, por sua área.

Para comentarmos estas declarações, é necessário primeiramente entendermos o que seja Controles Internos e como os mesmos são avaliados pelo enfoque de uma Auditoria de Processo.
Controles Internos:
Segundo conceito de Fayol:
"O Controle consiste em verificar se tudo ocorre de conformidade com o plano adotado, com as instruções emitidas e com os princípios estabelecidos. Tem por objetivo apontar falhas e os erros para retificá-los e evitar sua reincidência; aplica-se a tudo: coisas, pessoas, processos, etc".
Segundo o AICPA = Americam Institute of Certified Public Accountant:
"O Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidegnidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas".
Considerando as definições acima, acrescentamos que o Sistema de Controles Internos adotados em uma organização, representam o conjunto de procedimentos ou atos que possibilitam uma segurança quanto aos aspectos lógicos e técnicos do processo, identificando, através de sua adoção o cumprimento das linhas hierárquicas de autoridade, limite de alçada estabelecida e a efetiva execução do fluxo de processamento das operações.
Alguns especialistas classificam os controles quanto aos níveis: Lógicos e Técnicos, e quanto à distinção: Verticais e Horizontais.
Embora esta classificação tenha a finalidade de proporcionar uma melhor compreensão da forma ideal de aplicação dos controles, este conceito corre o risco de limitar ou rotular a decisão do auditor.
O entendimento do objetivo do controle, de forma ampla e irrestrita, é, de fato, o principal elemento para conclusão sobre a melhor forma de sua adoção. A identificação deste objetivo possibilita a correspondente averiguação sobre seu alcance, o que assegura o controle sobre a eficácia do processo.
No atual mundo globalizado e competitivo, não é mais possível a ocorrência de controles que não objetivem a eficácia das operações e que, por questões meramente conceituais, criem, ao invés de segurança e agilidade, processos morosos e com acúmulo de trabalho aos colaboradores envolvidos.
Quando é estabelecido um controle, para qualquer processo produtivo, a finalidade determinada para sua existência, estabelecerá sua função, ou seja, qual a sua finalidade:
Preventiva: Atuam como uma forma de prevenir a ocorrência dos problemas, exercendo o papel de uma espécie de guia para execução do processo ou na definição das atribuições e responsabilidades inerentes.
Detectiva: Como o nome indica, detectam algum problema no processo, sem impedir que eles ocorram.
Corretiva: Servem como base para a correção das causas de problemas no processo, mas após os mesmos já ocorridos.
Considerando nossa análise da importância do Controle Interno dentro dos processos produtivos, concluímos que nos dias atuais, fica cada vez mais caracterizado que os controles precisam atuar como uma finalidade Preventiva. Não adianta, somente, identificar e corrigir um problema, após a sua ocorrência. O que os controles precisam proporcionar é segurança quanto à inexistência de problemas ou desvios no processo.
Quando alguém já está morto, não adianta descarregar sua munição sobre o cadáver. Lógico que é importante levantar as causas e conseqüências do fato ocorrido, mas o primordial seria ter evitado o crime cometido.
Com o controle acontece à mesma coisa. Cada vez mais os processos tem de se apresentar ágeis e seguros, através de controle que identifiquem claramente os seus objetivos e assegurem que os riscos de possíveis problemas sejam prevenidos.
Ao mesmo tempo, nem todos os problemas que atuam sobre os processo, são previsíveis.
Existem falhas que ocorrem em virtude do próprio tipo de negócio praticado pela empresa, que independem de controles ou conhecimento prévio da execução dos processos produtivos.
Também, por mais que se controle preventivamente os riscos inerentes aos processos e sejam detectados os problemas envolvidos no tipo de negócio praticado pela empresa, ações ou eventos externos podem influenciar na eficácia do processo, ocasionando em erros só identificados após sua ocorrência.
Neste caso, controles corretivos, serão imprescindíveis no auxilio a investigação e correção das causas apresentadas.
Concluímos que uma análise ideal da finalidade dos controles internos seria a atuação em conjunto das três formas conceituadas, ou seja:
1º Criar-se controles preventivos que proporcionem segurança quanto à inexistência das falhas inerentes aos processos;
2º Definir-se de que forma podem ser identificadas as ocorrências de erros possíveis ao tipo de negócio praticado; e por ultimo,
3º Criarem-se controles para identificação das causas de possíveis falhas ocorridas para embasamento da forma de sua correção.

A Auditoria de Processo tem como ideologia, o conhecimento e avaliação de cada um desses controles, identificando a eficácia de sua adoção nos processos operacionais da empresa, considerando os objetivos envolvidos para assegurar que o Sistema de Controle Interno, suporte as possíveis falhas na execução do negócio praticado
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1.2. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
Avaliação dos Controles Internos pelos Auditores
A Avaliação dos Controles Internos pelos Auditores compreende três fases básicas de execução:

  • Levantamento do Processo

  • Análise dos Controles Internos

  • Verificação da conformidade dos procedimentos executados e da eficácia dos controles internos adotados no processo

Levantamento do Processo
Quando os auditores executam uma avaliação do Sistema de Controles Internos dos processos operacionais de uma empresa, têm como finalidade primordial à crítica sobre os procedimentos adotados e os controles exercidos, visando concluir sobre sua eficácia, considerando o objetivo apresentado e o tipo de negócio exercido pela organização.
Como acontece em qualquer atividade em que é necessário criticar algum produto elaborado ou serviço prestado, seria leviano exercer qualquer opinião sem o conhecimento de como ocorre a correspondente fabricação do produto ou execução da prestação do serviço.
Logo, o auditor quando efetua o levantamento do processo, esta:

  • Conhecendo / documentando os procedimentos executados;

  • identificando quais os objetivos envolvidos; e

  • evidenciando quais os controles que suportam sua eficácia.

Como podemos observar, esta fase é primordial para uma análise eficaz do sistema de controle interno da empresa, uma vez que representa o entendimento de como as coisas acontecem, possibilitando uma visão holística do processo, essencial a sua avaliação.
É nesta fase que o fluxo do processo é elaborado, documentando os procedimentos executados, os objetivos e riscos envolvidos, assim como os controles responsáveis pelo suporte de sua eficácia.
A devida documentação do processo será imprescindível para a execução da 2a Fase de execução da Avaliação dos Controles Internos:
Análise dos Controles Internos
Quando o auditor critica um sistema de controle interno, suas deduções têm como base fatos de evidencias documentada durante a Fase de Levantamento do Processo. Daí, a grande importância da confirmação do fluxo levantado junto aos colaboradores envolvidos no processo, para a formalização de seu "de acordo" sobre o entendimento dos procedimentos, objetivos e riscos envolvidos, antes de qualquer conclusão sobre a performance dos controles que os suportam.
Após esta confirmação, caberá ao auditor, avaliar se cada objetivo, envolvido na execução dos procedimentos desenvolvidos no processo, apresentam os correspondentes riscos identificados em sua operação devidamente suportados pelos controles existentes, de tal forma que possibilitem:

  • A prevenção de possíveis falhas inerentes ao processo;

  • A detecção de possíveis problemas relativos ao tipo de negócio praticado; e

  • A obtenção da base para correção das causas de possíveis distorções derivadas de ações ou eventos esternos ao processo

Caso conclua que os objetivos não estão sendo alcançados e os riscos envolvidos não estejam sendo devidamente suportados pelos controles do processo, o auditor deverá identificar qual as causas envolvidas, para definição de sugestões que visem sua eliminação.
As sugestões relativas a possíveis melhorias no processo, deverão considerar, alem da eliminação das causas relativas as falhas ou desvios apontados na operação, ações que proporcionem ganhos ao negócio praticado pela empresa, agregando qualidade e eficiência à sua execução.
É muito importante que o auditor tenha suas sugestões calcadas em fatos, de preferência exemplificadas e comprovadas, o que proporciona uma maior facilidade de sua aceitação pelos colaboradores envolvidos no processo, que por, representarem os maiores interessados na eficácia do processo, apresentam-se como os grandes canais de divulgação do resultado produzido por uma Auditoria de Processo.
Esta visão de parceria constante com o auditado, demonstrando como grande objetivo do trabalho a obtenção de uma maior qualidade e eficiência em seus processos, é imprescindível para o sucesso de uma Auditoria de Processo.
Ë importante salientar que, caso o auditor detecte a existência de má fé nos atos praticados pelos colaboradores do processo e que de alguma forma este fato esteja ocasione "dolo" para o negócio exercido pela empresa, esta visão de parceria não poderá ser aplicada, uma vez que seria aconselhável a exclusão do mesmo de qualquer envolvimento ou conhecimento do trabalho desenvolvido pela auditoria.
Embora através de uma Auditoria de Processo, tenham sido identificados possíveis desvios ou falhas graves nos procedimentos praticados pela empresa, esta situação acarreta com que o trabalho perca o enfoque de uma Auditoria de Processo, assumindo o papel de uma Auditoria Especial, com seu objetivo focado na conclusão sobre a extensão e implicação dos fatos apontados.
Por outro lado, quando a Auditoria de Processo é executada sem esta visão de parceria, a qualidade do seu resultado esta comprometida. Uma abordagem fiscalizadora ou que meramente demonstre um intuído de informar as conclusões obtidas, sem demonstração de interesse sobre a opinião do auditado, afeta sua principal base de apoio para:

  • obtenção das informações envolvidas,

  • entendimento do processo,

  • avaliação dos controles; e

  • obtenção de suporte para as possíveis sugestões de melhorias.

Que, sem dúvida, são ações primordiais para o sucesso deste trabalho.
Como vemos então, o relacionamento com o auditado é preponderante para uma eficaz Avaliação dos Controles Internos, pelo enfoque de uma Auditoria de processos, podendo, a partir do tipo de abordagem firmada, representar uma aliança para a promoção e divulgação dos valores agregados ou até mesmo um obstáculo para definição e aceitação das sugestões concluídas pelo auditor.
Após a conclusão sobre os Controles Internos dos processos auditados, é necessário a comprovação dos procedimentos levantados, que compreende a 3 Fase de Avaliação dos Controles internos:

1.3. DOCUMENTAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
Verificação da conformidade dos procedimentos executados e da eficácia dos controles internos adotados no processo
Em posse do processo documentado e concluído a análise dos controles internos adotados em seu desenvolvimento, o auditor irá verificar a conformidade das rotinas levantadas e a efetiva aplicação dos controles informados pelo auditado.
Com base nesta verificação, o auditor se certificara que:

  • Os procedimentos levantados, junto aos colaboradores envolvidos na execução do processo, vêm sendo executados conforme o fluxo documentado e

  • Os controles internos identificados durante o levantamento do processo, estão sendo devidamente aplicados, suportando os riscos envolvidos para o alcance dos objetivos propostos.

As possíveis melhorias, identificadas durante a análise do processo, serão também confirmadas, com a especial atenção para:

  • Sua comprovação / Documentação;

  • Identificação de sua extensão; e

  • Corroboração de suas implicações no processo.

Para a execução desta confirmação, deverão ser definidos, considerando cada fase do processo levantado, quais os procedimentos de auditoria ideais para verificação do processo e comprovação das possíveis melhorias identificas na análise do processo.
Podemos conceituar procedimentos de auditoria como:
Ação ou conjunto de eventos, que comprovem a eficaz execução do controle interno e/ou corroborem a existência de possíveis melhorias no processo auditado, atentando para:

  • O embasamento de sua adoção em uma amostra ou na totalidade da massa de dados e informações avaliadas; e

  • A certificação sobre a: documentação, evidencia, exemplificação e dimensão dos resultados obtidos.

Como vemos então, o auditor estará estabelecendo uma metodologia para suportar as suas conclusões, de forma a não propiciar dúvidas quanto a sua coerência e pertinência em relação ao processo auditado.
A documentação é de importância primordial em qualquer trabalho de confirmação do processo levantado e comprovação das possíveis melhorias, uma vez que não bastam palavras ou intenções, para o embasamento de qualquer avaliação sobre o trabalho exercido por terceiros.
A simples tomada de opinião sobre a eficácia de algo, sem evidencia ou documentação das bases utilizadas e argumentos considerados para as conclusões obtidas, trata-se de uma forma inadequada de critica, que impossibilita a explicação e sustentação do efetivo valor agregado pela mesma.
Conhecimento de todo processo, identificando a importância de cada uma de suas fases e interfaces com outros processos.
Na avaliação do processo, o auditor precisa, dentro das limitações expostas pelo tempo, custo - benefício exigido e objetivo a que se destina o trabalho, conhecer o seu todo.
Ou seja, o auditor necessita saber qual a finalidade de cada fase do processo e qual a influencia destas sobre os demais processos da empresa.
Esta visão holística vem de encontro não só com a filosofia de uma auditoria de processo, mas com a necessidade de termos sempre um conhecimento geral das operações exercidas em nossa empresa.
Aquela visão departamental do negócio exercido, estabelecendo a sua mera atuação ou de seu departamento, como o limite necessário de seu conhecimento sobre os processos da empresa, encontra-se totalmente ultrapassada.
Visando o entendimento de sua importância, assim como a defesa do valor agregado com sua atuação, o profissional moderno tem que deter o conhecimento cerca sua função dentro da empresa.
É quase uma questão de sobrevivência profissional, a demonstração do total conhecimento da importância de suas atribuições, não só no sentido de desempenhar o seu papel da melhor forma possível, mas para permanente demonstração de sua importância dentro do contexto geral do processo.
Esta visão holística, torna-se ainda mais importante para o auditor de processo, pois ela é que vai tornar possível a identificação de qual e como possíveis melhorias agregará valores a empresa.
Dentro deste conceito, o auditor aprende a importância de cada fase do processo auditado, identificando, de forma clara e objetiva:

  • Sua execução, atentando para os procedimentos exercidos e pessoas e limites de alçadas envolvidos';

  • Os riscos inerentes, pensando sempre nas conseqüências prováveis no caso de sua ocorrência; e

  • Os controles que suportam o processo e garantem que seus objetivos sejam alcançados.

Também é imprescindível que o auditor identifique como, quando e por que, o processo auditado tem ligação, ou participa de alguma forma com os demais processos da empresa.
A cada possível melhoria identificada, cabe ao auditor avaliar o impacto e/ou envolvimento em outros processos.
Por muitas vezes uma alteração considerada essencial ao processo auditado, pode literalmente aniquilar outros processos envolvidos, trazendo, ao invés de ganhos, perdas ou prejuízos a empresa.
Esta visão deve ser considerada não só na avaliação dos controles adotados nos processos, mas também na definição dos procedimentos de auditoria que serão adotados para verificação de sua devida execução.
O auditor tem de ter certeza de que seus testes estão abrangendo todo processo auditado.
Para a eficácia de seus resultados, a Auditoria de Processo precisa avaliar o conjunto do processo, ou seja, é necessária sua avaliação desde o fato que originou seu início, até a elaboração de seu produto final, objetivo de sua existência.

O auditor tem que considerar os demais processos interligados ao processo auditado.
Qualquer informação ou procedimento que, de forma manual, verbal ou eletrônica, seja repassado aos demais processos da empresa, necessariamente tem de ser avaliada pelo auditor, visando constatar sua integridade, exatidão e legitimidade.
Também pensando em termos atuais, é primordial que o auditor ao desenvolver esta visão do todo, nunca perca o controle sobre o foco e escopo de seu trabalho.
Quando se tem esta visão holística, por vezes torna-se fácil perder o foco do trabalho, ultrapassando-se os limites estabelecidos em seu escopo, possibilitando a ocorrência de custos desnecessários e/ou do não atingimento dos resultados previstos.

1.4. NORMATIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADOTADOS
Quando o auditor executa o seu teste, mesmo tratando-se de uma Auditoria de Processo, alem de avaliar a adequação dos controles existentes, em relação aos objetivos e riscos envolvidos no processo, também é visada a obtenção de segurança quanto à exatidão dos controles exercidos.
Podendo ser denominado como Procedimento Padrão, Manual de Controle Interno, Procedimentos Internos, etc., o importante é que a empresa tenha previamente documentados os seus processos, atentando para atualizações constantes de seus procedimentos, e que estes sejam totalmente divulgados aos funcionários da empresa.
Esta metodologia ajuda com que toda a empresa tenha uma visão processual de suas atividades de negócio, facilitando o entendimento do valor agregado em cada fase e da participação de todos colaboradores nos processos existentes.
O levantamento do processo, junto ao auditado é facilitado quando a empresa possui documentada a forma ideal para adoção do processo.
O auditor tem o seu trabalho minimizado, uma vez que a fase de levantamento do processo, restringi-se a confirmação do processo ideal documentado pela empresa, atentando para sua funcionalidade e eficácia.
É importante que para a elaboração destas normas e procedimentos ideais, a empresa possua uma área específica, que fatalmente tenha uma grande afinidade com o setor de Auditoria Interna da empresa.
A cada novo processo ou atualização dos procedimentos existentes, é imprescindível que a Auditoria e Área de Padronização dos Processos avaliem a manutenção da segurança e agilidade das operações da empresa.
A verificação da execução dos procedimentos padronizados pela empresa, dar-se-á através da revisão, por amostragem, de cada passo ou fase do processo auditado.
É também função do auditor verificar se existe conformidade dos procedimentos padronizados pela empresa, visando a avaliação de sua correta divulgação e eficaz treinamento entre os colaboradores envolvidos.
Durante a execução desta verificação, o auditor poderá deparar com alguma possível correção ou atualização do procedimento padrão.
Neste caso, mais uma vez será primordial a visão holística do processo, para em comum acordo com a Área auditada e com a Área de Padronização dos Processos, sejam sugeridas as ações corretivas cabíveis à sua eficácia.
Quando os procedimentos adotados, para a execução do processo, não se encontram documentados, o auditor se obriga a um levantamento mais detalhado do processo.
Tal fato terá impacto direto no tempo disponível para execução do projeto, e sobre o seu custo, interferindo diretamente nos resultados previstos para a auditoria.
A qualidade do trabalho pode ser afetada, em razão da falta de tempo hábil para obtenção de um conhecimento adequado do processo, e o custo para execução do projeto pode acarretar que seja definida uma equipe insuficiente ou inadequada para auditoria.
A normatização dos procedimentos adotados pela empresa, é uma ferramenta importante não apenas para a execução de uma Auditoria de Processo, uma vez que se torna um fator imprescindível a disseminação da filosofia de processo por seus colaboradores.
A partir do momento que a empresa documente seus processos e divulgue e treine seus colaboradores, na execução dos procedimentos evolvidos, é também disseminada a importância de cada participação em relação aos objetivos e resultados esperados.
Cada colaborador compreende o que ele representa, no todo do processo, o grande objetivo envolvido em sua execução e tem total conhecimento dos resultados possíveis, considerando sua performance neste contexto.
Com essa filosofia, a empresa obtém uma visão bem mais participativa de seus colaboradores, que buscam, a partir daí, não só obter eficiência nas suas tarefas do "dia a dia", mas acompanhar e lutar piamente, pela manutenção da eficácia do processo como um todo, preservando seus objetivos e visando o alcance dos resultados previstos.

1.5. EVOLUÇÃO DA ALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS
Considerando as avaliações dos controles internos, feitas por uma área de Auditoria, que não tenha uma visão de processo, via de regra, é comum o Auditor Interno ser visto, pelo auditado, como alguém que vai se intrometer no trabalho desenvolvido por sua área, dando sugestões e opiniões sobre assuntos que ele desconhece, que por muitas vezes irão prejudicar ou tornar mais moroso o procedimento exercido, sem qualquer razão aparente ou ganho compensatório.
Criticar o trabalho exercido por terceiros, é uma tarefa extremamente árdua, uma vez que ninguém gosta de ter sua função ou procedimento questionados, muito mais se este questionamento partir de alguém completamente alheio ao processo.
As pessoas, por questões de autodefesa ou mesmo por incomodo, têm a tendência a contestar possíveis mudanças em seu trabalho, por considerar que qualquer alteração no seu "dia a dia", vai estar afetando diretamente a sua performance, exigindo uma nova adaptação ou interação, de algo que já está totalmente absorvido e, pelo menos em sua opinião, vem se mostrando eficaz.
Por ser alguém totalmente independente ao processo, o auditor é obrigado a conhecer os procedimentos e controles adotados, o que, dependendo da forma e abrangência aplicadas, poderá representar uma parceria junto ao auditado ou uma relação desgastante e nociva à conclusão da eficácia do processo.
Cabe ao auditor tornar claro o objetivo de seu trabalho, mostrando ao auditado a importância de sua colaboração para a obtenção de um resultado que agregue valor ao processo auditado.
A partir daí, podemos observar claramente a evolução do trabalho desenvolvido pelo auditor na avaliação dos controles internos.
Em uma Auditoria com um enfoque meramente operacional, o auditor levantava os procedimentos exercidos pela área auditada, pensando em identificar possíveis pontos de controle no processo e a melhor forma de testar a sua conformidade, verificando se aquilo informado pela área representa efetivamente o que é feito no processo e quais as possíveis sugestões para sua melhoria.
Neste enfoque, o auditor concentra seus esforços em identificar problemas e apontar sugestões para sua correção.
Não queremos dizer que esta metodologia esteja errada, mas sua adoção esta muito calcada na avaliação do auditor e em sua capacidade técnica e experiência na execução da função.
A necessidade do aprofundamento do conhecimento de determinado procedimento, entendimento deste procedimento dentro do contexto geral do processo e de sua influencia perante todos os demais processos adotados pela empresa, vai depender das conclusões obtidas pelo Auditor Operacional, após sua avaliação dos controles internos.
Volto a dizer que este procedimento não representa um erro, porem, condicionar a abrangência e extensão da avaliação do controle interno ao julgamento do auditor responsável pela execução do trabalho, condiciona a eficácia desta avaliação ao julgamento exercido por este profissional.
Muitas vezes, a metodologia utilizada para avaliação do controle interno não se apresenta padronizada, existindo apenas a preocupação de se documentar o processo avaliado, através de fluxo dos procedimentos ou de descrição narrativa de sua execução, e evidenciar as conclusões da avaliação do controle interno feita.
Logicamente que, na maioria das vezes, esta avaliação será revisada por alguém superior tecnicamente ao auditor encarregado pelo trabalho, mas de qualquer forma, a falta de uma técnica ou metodologia específica para a avaliação dos controles internos, independente de posterior revisão, representará o risco de um julgamento inadequado do processo.
Considerando agora o enfoque de uma Auditoria de Processo, quando avaliamos os controles internos adotados para o desenvolvimento de qualquer processo da empresa, é imprescindível para mensuração da abrangência e extensão do trabalho a identificação de alguns parâmetros, tais como:

  • Dimensionamento dos indicadores, dados e números envolvidos no processo (valores, quantidades, pessoas envolvidas, etc);

  • Interligação do processo auditado com os demais processos da empresa;

  • Riscos inerentes ao processo, independente da eficácia dos controles adotados;

  • Importância do processo em relação ao negócio exercido pela empresa, considerando, sua continuidade, a ocorrência de perdas financeiras, prejuízo a sua imagem e a manutenção da qualidade de seu produto final.

Após a identificação destes parâmetros, para a execução de um trabalho em parceria com a área auditada, é primordial a obtenção das impressões que a alta gestão do processo auditado, tem em relação:

  • Aos objetivos do processo;

  • Aos processos e sistemas correlacionados a sua execução;

  • As suas prioridades em relação qualidade do serviço prestado e eficácia do processo;

  • As principais atividades desenvolvidas e suas influencias sobre o processo;

  • Aos riscos e deficiências conhecidos e os controle adotados para seu suporte;

  • As ações em andamento, entendendo seus objetivos e os resultados alcançados;

  • As políticas, normas, procedimentos e legislação vigentes; e

  • As pessoas-chave envolvidas.

Municiado destas informações o auditor está apto a avaliar se o objetivo de seu projeto, apresenta-se pertinente ao processo a ser avaliado, identificando, junto com a alta gestão responsável:

  • As necessidades e expectativas do resultado da auditoria;

  • O entendimento e acordo do objetivo do trabalho; e

  • A melhor forma para execução do projeto, considerando o staff da área auditada, os documentos e informações envolvidas, o prazo estabelecido pela auditoria e a forma de acompanhamento e divulgação dos resultados alcançados.

Essas etapas são primordiais para o sucesso do trabalho, uma vez que possibilitam que a área auditada efetivamente exerça uma parceria, auxiliando coma informação e divulgação de todos os dados importantes ao entendimento do processo.
A forma para documentação dos procedimentos, avaliados com um enfoque de auditoria de processo, representa uma ferramenta que possibilita ao auditor demonstrar, para cada fase do processo auditado:
1. o fluxo dos procedimentos exercidos;
2. a descrição das informações e dados envolvidos nestes procedimentos;
3. o objetivo da fase avaliada;
4. os riscos envolvidos pelo não atingimento deste objetivo;
5. os controles adotados para suportar estes riscos;
6. a análise da auditoria, se os controles efetivamente suportam ou não riscos identificados; e
7. os procedimentos de auditoria que serão executados para avaliação dos controles internos adotados.

Ao termino desta avaliação, o auditor tem todas as condições de identificar e demonstra de forma gráfica, as causas e efeitos apresentados para cada ponto de controle existente no processo auditado.
Como vemos, a existência de uma metodologia padrão com forma e cronologia definida, facilita a vida do auditor, proporcionando maior segurança quanto aos resultados obtidos e credibilidade e participação da área auditada na adoção das possíveis melhorias identificadas no processo auditado.
Uma Auditoria de Processo eficaz, permite que o auditor transmita a área auditada, quais os verdadeiros ganhos agregados com suas possíveis sugestões de melhoria, principalmente por demonstrar que sua participação na conclusão e definição destas sugestões, foi essencial ao sucesso do trabalho.
O auditado efetivamente percebe, que atuando como parceiro do auditor, o processo passa a agregar valor.
O conhecimento mútuo do processo, considerando o seu executor como uma pessoa independente a sua execução, possibilita que, vícios e acomodações que estejam tornando as rotinas morosas ou desqualificadas sejam eliminados, assim como soluções não factíveis ou que influenciem outros processos correlatos de forma negativa, não sejam propostas.
Trabalhando como parceiros, auditor e auditado reconhecem sua importância para empresa e potencializam o valor a ser agregado ao negócio exercido.

Texto extraído do Livro Auditoria de Processo
Autor: Sergio Vidal
Editora Impetus - 1ª Edição

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