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Documentação do fluxo de seus procedimentos visando a auditoria do processo

Quando o processo é documentado, através do desenho do fluxo exercido pelos procedimentos adotados em seu desenvolvimento, o auditor obtém a visão holística

30/08/2005 00:00:00

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Quando o processo é documentado, através do desenho do fluxo exercido pelos procedimentos adotados em seu desenvolvimento, o auditor obtém a visão holística do processo, permitindo uma avaliação plena de sua execução.

Porém, esta avaliação torna-se mais eficaz, à medida que o fluxo expresse, de forma clara e objetiva, todas as atividades envolvidas, assim como os controles adotados em sua execução.

O formato do fluxo que documenta o processo a ser utilizado varia muito, havendo enumeras formas eficientes de se documentar as rotinas e controles desenvolvidos pelas áreas envolvidas.

Quando a empresa prima pela qualidade de seus processos, visando obter eficiência e resultados práticos sobre as rotinas empregadas, é comum identificarmos diretorias voltadas
para o controle e organização dos processos adotados para execução de seu negócio.

Essa diretoria tem como objetivo a definição e documentação dos processos da empresa, assim como a regulamentação das normas e políticas que formam as diretrizes a serem seguidas em seu desenvolvimento.

A Auditoria de Processo tem um trabalho muito próximo desta diretoria, obtendo constantemente dados e informações necessários a seus projetos.

Logo, como uma forma de agilizar e tornar prático a execução da auditoria, os fluxos, normas, políticas e regulamentos, desenvolvidos pela Diretoria de Processo são constantemente utilizados pelo auditor de processo.

Este fato torna-se um facilitador para o auditor de processo.

O fluxo obtido junto à área de processo é confirmado junto às pessoas envolvidas, nos procedimentos praticados.

Este procedimento de "caminhada sobre o fluxo do processo" tem como finalidade avaliar se os procedimentos e controles descritos encontram-se atualizados e são efetivamente praticados pelas áreas.

Caso o processo a ser auditado não se apresente previamente documentado pela empresa, o desenho de seu fluxo será uma das atividades básicas do auditor.

Como já mencionamos, existem varias maneiras para se documentar o fluxo do processo, que necessariamente não se demonstra através do desenho do fluxo do processo.



Documentação do processo de forma Narrativa

O auditor, através de um texto explicativo detalhado, descreve o processo, seus riscos e controles que os suportam, respeitando a cronologia empregada para execução das rotinas envolvidas.

Esta forma não permite uma imediata visão holística do processo, obrigando a leitura total da narrativa para o seu entendimento e compreensão.

Quando o auditor documenta o processo, através do desenho de seu fluxo, fica claro o trâmite de suas rotinas, o que facilita o entendimento dos objetivos, risco e controles envolvidos.

Documentação do processo através do desenho do fluxo de procedimentos e controles desenvolvidos

Para desenho do fluxo pode ser usada uma técnica de visão horizontal ou vertical do processo.

A diferença básica entre estas técnicas é a forma de leitura dos fluxos.

Fluxo com uma visão horizontal

O desenho do processo é exercido de forma que sua leitura considera o tramite das informações, formulários, documentos e rotinas envolvidas de forma horizontal.

A base do tramite destas informações são as áreas envolvidas, as quais são alocadas uma do lado da outra no fluxo do processo.

Quando se lê o fluxo, é possível o entendimento de todas a áreas envolvidas e qual sua participação no processo.

Esta forma permite uma visão holística do processo, porem, o detalhamento do fluxo assim como qualquer informação adicional ou detalhamento de alguma fase do processo, torna necessário o uso de uma folha a parte do fluxo.

O auditor para documentar a sua avaliação dos controles, riscos e objetivos envolvidos, tem de desenvolver alguma ferramenta complementar ao fluxo.

Este fato acarreta o aumento do volume de documentos envolvidos nesta atividade dificultando a simplicidade de seu entendimento.

Fluxo com uma visão vertical

O desenho do processo é exercido de forma que sua leitura considere a evolução das informações, formulários, documentos e rotinas envolvidas de forma vertical.

O seu entendimento torna-se facilitado, uma vez que é respeita a seqüência cronológica dos fatos, assim como a lógica atribuída a sua execução.

Analisando um fluxo vertical, o auditor consegue visualizar de forma clara a origem e destino de cada documento, ação e informação contida no processo.

Pela forma que o desenho se apresenta, o detalhamento do fluxo assim como qualquer informação adicional a alguma fase do processo, pode ser apresentada junto ao desenho do processo, dispensando o uso de uma folha a parte do fluxo.

Exatamente para facilitar o entendimento da seqüência cronológica e da função dos documentos e informações envolvidos, a Auditoria de Processo utiliza o Fluxo Vertical, onde é possível a descrição e consolidação do entendimento do processo em um único documento.

Texto extraído do Livro Auditoria de Processo
Autor: Sergio Vidal
Editora Impetus - 1ª Edição

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