É fato que a evolução na forma de controle e disponibilização de informações de natureza fiscal e tributária das empresas para os órgãos fiscalizadores mudou o comportamento das empresas contribuintes quanto a gestão de suas atividades. Por exemplo, a época de emissão de notas fiscais com as vias carbonadas, em talões, a escrituração manual de livros, as informações acessórias entregues em papel aos órgãos fiscalizadores, os volumes enormes de livros diários impressos e registrados em cartório ficaram distantes. Atualmente a tecnologia comanda essas ações e a tendência do uso de ferramentas tecnológicas na comunicação entre empresa e órgão fiscalizador é apresentada de maneira irreversível. Temos aí a Nota Fiscal Eletrônica, o Sistema Público de Escrituração Digital e seus componentes, os correios eletrônicos dos órgãos fiscalizadores com os contribuintes e mais uma série de ações suportadas em tecnologia.
Essa alteração tem impacto significativo no perfil do gestor, na sua proposta de administração do negócio, e nas boas práticas que o mercado espera da organização que está sob o seu comando. A forma anterior de controle das transações econômicas e financeiras, a forma que não dispunha do uso de tecnologia como a atual, propiciava atos e fatos muitas vezes que se confrontavam com disposições legais, dificultava o trabalho de homologação dos mesmos pelas fiscalizações, tinha o aval para a ação suportado na dificuldade de se identificar incorreções pelo volume e forma de documentos manuseados, sendo que esse cenário em muitas situações incentivava praticas não corretas, as vezes pelo não conhecimento de causa, e até pela demora em receber retorno do órgão fiscalizador quanto a uma possível incorreção.
Aspectos de planejamento financeiro da operação devem ter avaliação prévia de maneira criteriosa para não se criar contingência ao negócio. Essa condicional sempre foi premissa básica em qualquer definição de plano de controle financeiro, porém as formas que eram utilizadas em termos de registros contábeis, fiscais e tributários não acompanhavam essa dinâmica de controle. Isso mudou e a proposta de gestão atual necessita, obrigatoriamente, obedecer esse novo cenário de uso da tecnologia direcionada a agilidade, transparência e governança.
As informações contábeis da empresa sempre foram a base para a boa gestão, os dados da contabilidade e os dados de livros fiscais são lastreados por processos e procedimentos da organização e pelos seus controles econômicos e financeiros, da mesma forma esses dados contábeis e fiscais são suporte para confecção de orçamentos, para definição de plano de negócio, plano estratégico, controle de fluxo de caixa, planejamento tributário, enfim para uma série de ações de natureza estratégica na operação.
O perfil dos gestores precisa ter e manter a dinâmica de utilizar essas informações em suas decisões e suas definições de expectativas bem como em sua comunicação com o grupo de trabalho e com o mercado.
Ponto crucial nessa abordagem é que muitos gestores necessitam se adaptar, rapidamente, e ter conhecimento desse novo universo de controle. Atos e fatos que até determinado período poderiam passar desapercebidos em termos de controle e serem administrados em uma zona de contingência, atualmente necessitam ser avaliados de forma diferenciada. Essa possibilidade de ocorrência morosa, dificultosa, tardia na identificação ou no questionamento é característica do passado, o momento atual é outro, e requer um novo perfil de administração quanto a decisões que fiquem com reduzida margem de ajuste para situações futuras.
As vezes nos deparamos com gestores que desconhecem a extensão do uso da Nota Fiscal Eletrônica, que não entendem a capacidade de cruzamento de dados de módulos do SPED, que planejam operações como se as Notas Fiscais de suporte as mesmas fossem ainda carbonadas, e como se os registros contábeis fossem manuais encadernados e deixados na empresa a disposição de uma possível verificação, torcendo para que o prazo prescricional passe de forma rápida.
A administração contábil e fiscal tributária das organizações mudou tendo em vista esse apoio da tecnologia, mas como sempre ela é um dos pilares para o sucesso da empresa. Uma boa qualidade de informações contábeis, uma boa qualidade de informações fiscais e tributárias é suporte para as boas decisões. O fato para o qual é necessária rápida adaptação tem relação a atual realidade no conhecimento quanto a agilidade, a qualidade da informação, e o cruzamento de dados entre bases diferentes.
Importante ter as competências para resolver problemas, mas também é importante ter maiores competências para não deixar os problemas ocorrerem, e nessa ação é fundamental entender o fluxo das informações que suportarão o negócio, a rapidez que as mesmas serão processadas, e as formas de cruzamentos dessas informações em diferentes bases de dados cuja gestão é do órgão fiscalizador.
