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Escrituração Contábil Digital

Posso Substituir uma Escrituração Contábil Digital?

Antes da substituição da Escrituração Contábil Digital, se faz necessário observar as normas legais que estabelecem os critérios para tal procedimento.

06/02/2020 16:10:01

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Posso Substituir uma Escrituração Contábil Digital?

Muitas empresas e até mesmos seus contadores têm dúvidas quanto aos critérios para a substituição de uma Escrituração Contábil Digital (ECD) . Este artigo busca sintetizar as principais normas relativas ao assunto.

A começar pela Instrução Normativa RFB 1774/2017 que em sintonia com Normas Brasileiras de Contabilidade procura nortear os procedimentos quanto a substituição da Escrituração Contábil Digital conforme observamos em seu artigo 7° abaixo transcrito.

“Art. 7º A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

§ 1º Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la, o qual conterá:

I - a identificação da escrituração substituída;

II - a descrição pormenorizada dos erros;

III - a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;

IV - autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e

V - a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário.

§ 2º O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e, no caso de demonstrações contábeis auditadas por auditor independente, também por este.

§ 3º O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição de que trata o § 1º, desde que essa manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

§ 4º A substituição da ECD prevista no caput só pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.” 

Já o Manual de Orientação do Leiaute 8 da ECD, anexo ao Ato Declaratório COFIS 64/2019 em seu item 1.12 descreve o seguinte:

"1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido

(...)

2. Nos termos do item 15 do CTG 2001, somente pode ser substituída, depois de autenticada pelo SPED, a escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil..

Os ajustes mais usuais que atendem à definição acima, isto é, que levam à circunstância de substituição da ECD, no alcance do CTG 2001, são os decorrentes de:

- ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas);

(...)

- abertura de subcontas exigidas pela Lei n.º 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta.

(...)

11. Nos termos do item 15 do CTG 2001, somente os erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, como exemplificados no item 2, podem ser corrigidos com a consequente substituição da ECD já entregue.

12. Dessa forma, todos os demais casos de retificação de erros de períodos anteriores, que demandarem alteração de saldos das demonstrações contábeis devem ser efetuados contabilmente por meio de lançamento extemporâneo, isto é, nos livros contábeis da entidade, o lançamento de correção é registrado no ano corrente, como ajustes de exercícios anteriores, em contrapartida ao Patrimônio Líquido, em consonância com o parágrafo 1º do Art. 186 da Lei das S.A. Para fins de divulgação das demonstrações contábeis, a reapresentação das cifras comparativas ocorre no primeiro conjunto de demonstrações contábeis após a identificação do erro, nos termos da NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro.”

A Norma Brasileira de Contabilidade 2017/CTG2001(R3) estabelece que: 

“15. Depois de autenticada pelo SPED, somente pode ser substituída escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio da retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil.

(...)

21. São nulas as alterações efetuadas em desacordo com este comunicado ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.”

Enquanto a Norma Brasileira de Contabilidade 2014/ITG1000(R1) descreve:

“31 Retificação de lançamento é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de:

a) estorno;

b) transferência; e

c) complementação.” 

Portanto, a retificação da ECD não deve ocorrer à revelia, se faz necessário observar o contido nas normas legais, ou seja, é aplicável apenas para erros que não possam ser corrigidos posteriormente através de lançamento contábil extemporâneo, principalmente aqueles relacionados a processamento de dados que venham ocasionar erros na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos demais casos que demandarem alteração de saldos das demonstrações contábeis, devem ser efetuados como ajustes de exercícios anteriores.  A substituição da ECD só pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente e são nulas as alterações efetuadas em desacordo com a Norma Brasileira de Contabilidade 2017/CTG2001(R3) e com a Instrução Normativa RFB 1774/2017.

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