Não somente no momento atual, mas em muitas outras situações, as empresas buscaram redução sadia de custos, e um dos itens em análise, invariavelmente, está relacionado ao estoque. O armazenamento, a guarda do estoque, seja de insumos ou de produtos acabados, é sempre ponto de atenção. Isso ocorre, pois, alguns aspectos com relação ao tópico devem ser observados com o enfoque de planejamento financeiro da operação, agilidade operacional, e até planejamento tributário.
Entre eles temos questões relacionadas à racionalização da movimentação desses itens quanto a maximizar o tempo: de disponibilização dos mesmos à produção, ou de atender o cliente. Se o local definido para armazenagem ficar muito longe da planta industrial ou comercial, isso pode causar entraves à produção ou a venda. Da mesma forma, se o produto final tiver a armazenagem em local que não facilite o atendimento rápido ao centro consumidor, o resultado será a insatisfação do cliente. Essas questões – impacto na produção ou revenda e dificuldade em abastecer o mercado – trazem desgastes no operacional e o aumento de custos com relação a transporte. O dueto maximização de tempo e minimização de custos pode não estar sincronizado dificultando a rentabilidade.
Outro ponto que tem ligação direta a essa movimentação está relacionado à característica do estabelecimento que será utilizado para esse suporte com relação a guarda e movimentação de mercadoria. Ele (estabelecimento), pode ser uma filial da empresa, pode ser um armazém, ou, pode ser um armazém com habilitação comercial e fiscal à guarda de mercadoria de terceiros.
Quando falamos em filial, podemos ter a mesma caracterizada como depósito fechado ou como centro de distribuição. O depósito fechado tem a condicional básica de armazenar produtos somente da sua empresa. Ele não tem habilidade societária, fiscal e tributária para realizar compras ou vendas, mas pode receber mercadorias em nome de outro estabelecimento da mesma empresa, e pode fazer expedição quando das vendas em nome de outro estabelecimento da mesma empresa, com isso, deve manter seus registros de movimentação de mercadorias, mas não terá recolhimento de impostos para as operações dentro do Estado.
Importante nessas operações é o controle de movimentação de estoques entre os envolvidos. Já o centro de distribuição tem enquadramento societário, fiscal e tributário como um comércio atacadista de forma a manter controles rigorosos de sua movimentação de estoque e ter impactos de recolhimentos de impostos em suas operações (ICMS e IPI), podemos dizer que tem autonomia opcional diferentemente do depósito fechado.
O armazém geral é o estabelecimento com constituição societária, fiscal e tributária especifica para guarda de mercadoria de terceiros podendo emitir certificado de garantia que permite a negociação da mercadoria armazenada (warrants). Essa atividade tem como objeto gerador de receita operacional a prestação de serviços de armazenagem, sujeita ao ISS, ou seja, o armazém geral não comercializa mercadoria, apenas faz a sua guarda, motivo pelo qual as operações, dentro do Estado, realizadas com ele não tem incidência de impostos (ICMS e IPI). As mercadorias podem ser recebidas diretamente no armazém geral em nome do proprietário comprador, assim como podem ser expedidas do armazém geral em nome do vendedor remetente. Importante aqui os controles de movimentação de estoques para justificar a propriedade e a localização.
Finalmente, temos empresas que fazem armazenagem, mas, por não terem cadastro de armazém geral, as movimentações de mercadorias com elas estão sujeitas à tributação relacionada a essa movimentação física dos produtos (ICMS e IPI), visto que a não incidência de impostos possível de aplicação é direcionada às operações com estabelecimento cujo cadastro societário, fiscal e tributário seja de armazém geral, e não somente estabelecimento que realizem armazenagem.
Quando ocorre análise operacional, econômica, financeira e tributária para essa redução de custos relacionada a estoques, os pontos acima devem ser avaliados com critério. Muitas vezes a empresa tem a propensão de constituir uma filial, mas para isso vai gastar com aluguel do espaço e mão de obra operacional para gestão do mesmo. Se a proposta pender para filial depósito fechado, não haverá o custo tributário nas operações no Estado, mas não sendo depósito fechado esse custo tributário deve ser também avaliado. Quem poderia se contrapor a essa proposta, em primeiro momento, seria o uso e armazém geral cujos gastos com o aluguel do espaço são enquadrados como OPEX e podem até gerar crédito de alguns tributos (PIS e Cofins) dependendo da estrutura da operação. Assim, a análise em primeira instância resume-se em gastos com aluguel e outras despesas relacionadas a estabelecimento próprio, ou, gastos com aluguel de espaço em armazém geral. Outra variável que no decorrer do processo se associa a anterior está relacionada aos controles fiscais da movimentação de mercadorias.
As operações com armazém geral e depósito fechado devem manter controles de estoque de terceiros em poder dos mesmos (armazém ou depósito), o que na prática gera determinado custo operacional quanto aos controles dessas movimentações, além de alguns riscos se esses controles não forem bem realizados. Já a operação com filial atacadista mantém o acompanhamento de estoque respeitando a individualidade dos estabelecimentos, consolidando a informação no final do exercício no patrimônio da empresa.
Vital que o sistema de gestão da empresa esteja devidamente parametrizado para refletir essas operações. Exemplo a conta contábil de estoque de terceiros e poder da empresa, e a conta de estoque da empresa em poder de terceiros. O tratamento por centro de custos ou por projetos das despesas com armazenagem e gastos logísticos. A amarração desses gastos quanto a possibilidade de créditos tributários, são itens que caracterizam a boa qualidade da informação nessa estrutura operacional.
Os pontos acima são de breve abordagem quanto a alguns aspectos a serem considerados na questão redução de custos pela realocação de estoques. O fato é que não se pode analisar no mesmo, isoladamente, a questão logística, a questão da localização, a questão do quanto realocar desse estoque. Deve-se considerar no conjunto de variáveis, qual será a carga tributária dessa operação, com quem será realizada a operação, qual a característica societária fiscal e tributária desse parceiro armazenador, que controles sistêmicos ele tem e utiliza, a consonância deles com os controles sistêmicos do armazenador, qual a estratégia da empresa para essa gestão do “ativo estoque”, enfim, temos ai alguns pontos importantes a analisar que, se bem conduzidos, resultam em redução de gastos, se mal conduzidos, resultam em aumento de gastos, concretas possibilidades de contingências sejam de gestão, sejam de governança, sejam financeiras, sejam tributárias.
