Alem de conhecer e entender o processo, é necessário que o auditor busque, junto à área auditada, identificar o objetivo dos procedimentos e rotinas empregadas.
O auditor de processo, como um profissional independente a operações desenvolvida pela área auditada, tem condições de avaliar junto com os técnicos e gestores envolvidos, se os objetivos das rotinas empregadas estão claramente definidos.
O conhecimento destes objetivos, assim como de sua importância perante o negócio da empresa, são de vital importância para conscientização da necessidade da eficácia das rotinas empregadas.
Ao mesmo tempo, quanto maior for a empresa e a quantidade de empregados envolvidos em seus processos, o risco do não atingimento dos objetivos envolvidos nas rotinas exercidas, possibilita perdas financeiras ou prejuízo a imagem da empresa.
Também avaliando os objetivos dos processos e de seus controles e rotinas, o auditor deve atentar para a sua real necessidade e valor agregado para o negocio exercido.
É muito comum que as áreas auditadas adotem procedimentos, considerando sua necessidade em um determinado período ou momento da empresa, e por costume, hábito ou até acomodação, continuem executando a rotina mesmo sem a permanência de sua necessidade.
Casos da manutenção de levantamentos de dados, apuração de números e quantidades, contabilidade de fatos, análise de flutuações e demais procedimentos, que por qualquer razão, em determinado período, foram necessários para a gerencia do negócio, mas que agora se apresentam desnecessários, são comumente detectados pelo auditor de processo.
Para determinar se o procedimento ou controle adotado possui um objetivo eficaz e pratico associada a sua execução o auditor de processo utiliza o fluxo vertical como uma espécie de mapa que demonstra o fluxo desenvolvido, o detalhamento dos procedimentos adotados e o objetivo de sua existência.
Utilizando o fluxo vertical como uma ferramenta estratégica para identificação e análise da real importância e necessidade dos objetivos envolvidos, o auditor de processo tem condições de avaliar seu atingimento, ou seja será possível verificar se a razão da existência do processo esta sendo alcançada, considerando:
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O valor agregado ao negócio da empresa;
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O tempo e custo dispensado em relação ao valor e importância envolvidos;
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O envolvimento e a participação do procedimento no processo avaliado; e
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Os índices e indicadores possíveis para mensurar sua performance, quando aplicável
RISCOS INERENTES
A partir do conhecimento dos objetivos existentes, assim como dos valores
envolvidos, importância dentro do processo auditado e da forma da mensuração de
sua performance, uma outra pergunta cabe ao auditor: O que acontece se o
objetivo não é alcançado?
Uma vez que já é conhecida a razão do processo, qual as conseqüências se o mesmo
não for adotado ou ser executado de forma indevida.
O auditor precisa avaliar os riscos quando o objetivo do processo não é
alcançado, isto significa a identificação das possíveis perdas se considerando:
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Aspectos financeiros;
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Imagem da empresa;
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Continuidade do negócio exercido;
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Qualidade da operação; e
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Integridade física de seu patrimônio.
Com base nos objetivos identificados, os processo desenvolvidos representam
riscos para o negócio da empresa, que de acordo com os tipos de perdas citados
acima, representarão o grau de sua importância nas operações existentes.
Esta análise será primordial ao trabalho do auditor de processo, uma vez que
suportara a abrangência, tempo e custos dispensados em sua execução.
Como já vimos anteriormente, uma análise de processo deve considerar a
importância e relevância envolvida nos procedimentos avaliados.
O auditor deve buscar a avaliação de controles que representem e agreguem
valores significativos ao negocio da empresa.
É importante que não sejam desperdiçados esforços em procedimentos sem
representatividade ou que não afetam significativamente o negócio exercido.
Sérgio Vidal
