É possível gerenciar 75 clientes com apenas um funcionário no seu escritório de contabilidade? A resposta é sim. Com a automação de processos para processamento dos dados dos clientes.
Um único funcionário consegue gerenciar um grande volume de clientes simultaneamente usando uma plataforma de gestão de negócios. Para isso, vamos tomar como exemplo um escritório de contabilidade que utiliza um software de gestão para gerar a folha de pagamento de pró-labore, guia do Simples Nacional, contabilidade em tempo real e BPO Financeiro de seus clientes.
São sistemas digitais que permitem marcar os clientes em lote para classificá-los de acordo com suas características em comum. Com base nessas configurações iniciais, o funcionário pode programar para calcular o Simples Nacional e a guia do INSS sobre o pró-labore todos os meses. Esses dados vão diretamente para locais como Contas a Pagar de cada cliente.
Ao se aproximar da data de pagamento, é possível configurar um lembrete automático sobre vencimento da guia do Simples e INSS. Para tornar esse processo ainda mais prático, o vencimento dos honorários contábeis pode ser nesta mesma data – facilitando a vida dos clientes.
No final do mês, a contabilidade desses clientes já está pronta automaticamente, pois o extrato bancário é conectado com esses softwares em tempo real. Além disso, essas informações são classificadas automaticamente no balancete e balanço contábil.
Escalabilidade
Antes do avanço da tecnologia, era preciso contratar mais funcionários e aumentar a estrutura do escritório à medida que novos clientes fossem surgindo, certo? O crescimento das empresas era proporcional ao das receitas. Isso causava dificuldades em aumentar os lucros.
Com a contabilidade digital, esse cenário mudou drasticamente. É possível que os escritórios de contabilidade trabalhem o conceito de escalabilidade, ou seja, maximizar os resultado alcançados e multiplicar a lucratividade.
Os processos ficam nas mãos dos softwares contábeis, e o contador pode atuar de forma consultiva para gerar mais valor ao cliente. Quer conhecer outras vantagens de se adotar um software de gestão?
O uso de ferramentas online específicas para contabilidade e impostos
Algumas plataformas digitais oferecem ferramentas específicas para contadores, criando sistemas atualizados regularmente para refletir as mais recentes mudanças na legislação. Para cumprir o seu propósito, essas ferramentas online reúnem as principais funcionalidades que um contador necessita para atender seus clientes – como folha de pagamento, gerenciamento de documentos fiscais, emissão de relatórios contábeis, apuração de tributos, entre outras.
Armazenamento virtual de documentos
Manter registros em papel tem algumas desvantagens: o cliente pode perder documentos e não ter como repassá-los, ocupa espaço físico demais e torna algumas tarefas caras e demoradas.
A digitalização de documentos vem substituindo gradualmente o armazenamento físico, e a velocidade de acesso é um desses benefícios. Os softwares de gestão, inclusive, tem direcionado suas ações de armazenamento em nuvem.
Calendários virtuais e gerenciamento de tarefas
O calendário online é a base do dia a dia do escritório. As plataformas digitais oferecem ferramentas de gerenciamento de calendários, como alertas que contribuem para cumprir prazos e evitar multas. Estas ferramentas são facilmente acessíveis através de dispositivos móveis, e quaisquer atualizações são compartilhadas instantaneamente entre todos os envolvidos.
Além dos ganhos internos com a automação de processos, um dos maiores benefícios que você verá é o aumento do número de clientes. A otimização de tempo que esses softwares de gestão proporcionam são uma oportunidade de direcionar esforços maiores para a satisfação da clientela, mantê-los próximos e bem atendidos.
