A chegada do coronavírus impôs uma transformação digital goela abaixo na vida de muitos contadores e empresários. Com o papel sendo mais um vetor de transmissão, a transação com papelada virou risco. Práticas como a do home office foram adotadas e muitos dos procedimentos cotidianos das empresas tiveram de ser digitalizados.
Grande parte do empresariado já não costuma ser pontual no repasse de documentos para que seja feita a contabilidade mensal. O coronavírus dificultou ainda mais a pontualidade dos empresários. Dá para ver o tamanho da cilada?
Quem não se preparou para isso antes, utilizando sistemas de lançamento de escrituração contábil e fiscal, ficou bem prejudicado. Mas como implantar a contabilidade digital durante a crise?
Implantar a contabilidade digital é sinônimo de ganho de produtividade, redução de custos, ganho de tempo e diferenciais para atender melhor os seus clientes. O contador não precisa gastar horas a fio do expediente com papel e caneta, debitando e creditando.
No método tradicional de contabilidade com papel, existe um retrabalho muito grande na escrituração contábil. E a primeira etapa para aderir a contabilidade no meio digital é exterminar, quiçá estrangular, o retrabalho de digitalizar.
Há plataformas em que é possível importar informações do financeiro de seu cliente para o setor financeiro de sua empresa. Tais informações já chegam com os dados inseridos e o trabalho a ser feito é realizar a conciliação.
A sacada é aproveitar os lançamentos que foram feitos na origem. No momento de emitir a nota fiscal já foram lançadas todas as informações. Porque lançar novamente? A partir daí existem dois caminhos a seguir, um mais assertivo e rentável do que o outro.
O primeiro é importar do cliente as informações para o seu escritório contábil por meio de um integrador. Porém essas informações podem vir com erros, inconcisa, lançadas no setor errado. Ou do contador assumir esse lançamento de dados, terceirizando o financeiro do cliente, serviço conhecido como Business Processing Outsourcing (BPO) Financeiro.
Caminho sem muitas pedras
A primeira reeducação a ser feita com o cliente para fazer o BPO Financeiro funcionar é que com uma curta periodicidade ele repasse todas as transações realizadas. A periodicidade ideal é diária ou semanal.
Esse repasse de informações pode ser feito por meio do envio de foto dos documentos ou mesmo envio de PDF. A plataforma mais utilizada para o recebimento desse material é o WhatsApp. Se você utiliza o QuickBooks para fazer BPO Financeiro, o seu cliente pode usar o próprio aplicativo para smartphone do QB para enviar esses arquivos, otimizando ainda mais o processo.
O repasse do arquivo eletrônico será para um funcionário do financeiro da empresa contábil. A primeira conquista nesse patamar é eliminar a transação de papel. Com os documentos sendo recebidos pelo financeiro do escritório contábil, a parte de conciliação bancária e contas caixa são fechadas com muito mais rapidez que nos métodos tradicionais, quando se espera pelos clientes.
Vale ressaltar que, dentro do processo, se o cliente não mandar o OFX, é feito o lançamento manual. Em seguida, é realizada a parametrização do sistema. É feito um De-Para. É possível se importar o seu plano de contas para dentro desse sistema financeiro, independente de qual seja o sistema.
Com essa alimentação do setor financeiro para o contábil, o papel do contador ficará mais focado em torno das funções de análise e conciliação. A olho nu muitos contadores podem estranhar a parametrização. Mas com a prática vão notar o quanto que a parametrização resulta em ganho de tempo.
O papel do profissional da contabilidade será de verificar se houve alguma falha do financeiro, fazer as demonstrações, auxiliar o cliente de como está a situação dele. Entre os ganhos maiores e imediatos é eliminar a contabilidade atrasada em sua empresa.
