Como ter uma boa gestão de Produtividade e uma Agenda de Alta Performance em empresa de Serviços Contábeis?
1 - FAÇA REUNIÕES RÁPIDAS DIÁRIAS | SEMANAL
DIÁRIAS – PARA O DEPARTAMENTO
Não é de hoje que as empresas da área de prestação de serviços perdem tempo com reuniões longas e desnecessárias.
Adotar uma reunião de 10 minutos pela manhã para que todos da equipe digam uns aos outros o que estão fazendo e em que pé estão os trabalhos desenvolvidos em conjuntos é uma maneira eficaz de alinhar expectativas e deixar claro quem faz o que.
SEMANAL – PARA OS GESTORES DOS DEPARTAMENTOS COM A DIRETORIA
O ideal é montar uma pauta para a reunião. E alguém ficar responsável por fazer uma ata e enviar para o e-mail de todos os participantes. Essa reunião pode durar em média 30 minutos, precisamos parar de fazer reuniões longas, chatas e improdutivas.
Uma sugestão é implantar a gestão dos indicadores. Você já tem indicadores? Faz acompanhamento Semanal ou Mensal?
Qual é o custo da hora de cada Gestor de Departamento? Quanto custa sua hora Empresário Contábil?
Vamos valorizar nosso tempo, e dos colaboradores da sua Empresa de Serviços Contábeis.
2 – DELEGUE TAREFAS
Dividir as tarefas pode não ser tarefa fácil para um perfil mais centralizador. Contudo, é fundamental para que o trabalho seja entregue com qualidade e no prazo necessário. Lembre-se: ninguém faz nada sozinho, e explorar os pontos fortes de cada pessoa é o que faz o trabalho sair da melhor maneira possível. Foque nos seus Pontos fortes, e monte uma equipe de Alta Performance. Para isso você precisa conhecer o perfil de cada Gestor.
Se sua empresa de prestação de serviços contábeis é de médio porte tenha uma profissional de recursos humanos para fazer a seleção de pessoal de acordo com a Descrição de Cargo. A contratação é fundamental, escolher o perfil certo para cada Cargo.
3- DEFINA PRIORIDADES NO TRABALHO
Elencar as tarefas por prioridade (importância, dimensão ou entrega) é essencial para que tudo saia conforme planejado. Coloque prazos e veja qual a prioridade de cada uma das entregas que precisam ser feitas.
O importante é ter as Metas mensais, semanais e definir as tarefas a ser executadas diariamente de acordo com as prioridades.
4 – DETERMINE OBJETIVOS PARA A SEMANA
Separar o trabalho em etapas é um processo que contribui com o cumprimento dos prazos. Divida o objetivo do mês por semanas e vá cumprindo as metas aos poucos. Alivia a pressão e promove uma sensação de satisfação.
5 – SISTEMAS DE GESTÃO DE TAREFAS
Saber o que será feito no dia e em qual ordem as tarefas precisam ser feitas é um método de organização que torna os dias muito mais produtivos. Dá a clareza e a dimensão necessárias para que os processos sejam realizados.
5.1: Aqui o sistema de gestão de tarefas contábeis separa por clientes e tarefas.
Separando as tarefas fixas a fazer mensalmente. E podendo lançar as tarefas esporádicas como admissão, rescisão, férias etc.
5.2: Caso você trabalhe sozinho no seu Home Office pode ter uma Agenda virtual, planner, planilha ou usar um gestor de projetos gratuitos.
6 – DEFINA UMA ÚNICA VEZ
Esse método eu implantei em uma empresa contábil que trabalhei como Gestora, defini quem era responsável por atender as ligações do departamento, quais os horários para executar as tarefas diárias de ler e responder e-mail.
Você sabe quanto tempo nós passamos lendo e-mail diariamente. Seu colaborador envia textão, e volta com textão do cliente.
Nossa... não quero relembrar como era o procedimento de alguns lugares que trabalhei, mas ao invés de ficarmos resmungando, colocando a culta nos clientes ou em nossos colaboradores, precisamos parar e pensar, qual é o problema? Como posso evitar que ele se repita?
E com esse pensamento conseguimos melhorar a produtividade e relacionamento entre equipe e clientes, melhorando o clima na empresa, e em consequência a saúde dos colaboradores.
O que você pode definir uma única vez que vai melhorar a produtividade, lucratividade e bem estar dos colaboradores da sua empresa?
7 – CRIE AMBIENTES ORGANIZADOS
É comprovado de que a nossa personalidade muda de acordo com os ambientes em que estamos. Assim como acontece em casa, ter o espaço de trabalho organizado contribui para a produtividade.
8 – DEIXE O AMBIENTE DE TRABALHO MAIS LEVE
É importante deixar o ambiente da sua empresa contábil de uma forma que seus colaboradores gostem, e que possa sentir acolhidos.
Você já trabalhou em um local e não se sentiu bem? Não se sentia acolhida? Ou trabalhou em locais que era proibido levar objetos pessoais como fotos, plantas etc.
Espero que esse artigo possa te fazer refletir, ter insights e colocar em pratica na sua empresa contábil.
Desejo Sucesso para você e bem estar para seus colaboradores.
Fonte: Daiane Oliveira - Mentora de empreendedores Contábeis
