A crise do coronavírus pode ser um atalho para quem deseja fazer mudança de modelo de negócio em seu escritório contábil. Além dos motivos econômicos, muitas empresas estão levando em consideração o bem-estar dos funcionários. Mas existem desafios nessas transições.
Uma terceira alternativa a voltar ao escritório contábil ou deixar com que a equipe trabalhe de casa, é a versão híbrida em que parte dos funcionários retornam e outra não. Em algumas cidades do Brasil, essa transição entre trabalho na empresa para home office foi uma decisão compulsória, que partiu do governo. E para o setor de contabilidade, foi uma novidade e tanto experimentar o trabalho remoto.
O fato é que se não fosse a crise, não existiram tantas empresas contábeis testando o home office. E talvez isso nunca teria sido testado antes. Entre as vantagens há redução de custos relacionados a acomodação de pessoas.
Várias despesas administrativas foram reduzidas mantendo os funcionários em casa. Os escritórios que são alugados, poderiam deixar de serem alugados. O custo de deslocamento de empregados passa a não existir mais.
A depender da cidade em que se está trabalhando, tem pessoas que gastavam de 2 a 3 horas para ir e esse mesmo tempo para voltar. Algo que é bem estressante, contraproducente. E esses trabalhadores começam a ganhar mais esse tempo, para cuidar de si e da família.
Tradicionalmente negócios contábeis têm seus espaços próprios. A questão geográfica sempre foi levada muito em consideração. Os clientes costumavam ser próximos de onde fica localizado escritório, até para facilitar a entrega de malotes físicos. Os funcionários também tinham de estar próximos do raio geográfico da empresa, para ser mais vantajoso.
Entretanto, empresários contábeis estão mais atentos à revolução de mercado trazida pela internet. É possível ter clientes a qualquer distância e até funcionários especializados que não, necessariamente, moram na mesma cidade ou estado que a maioria dos membros da empresa.
É algo que era tido como impossível e que agora é mais tangível. E então pode haver busca de mão-de-obra mais qualificada. Principalmente se o escritório contábil está situado em uma cidade interiorana. Essas questões aumentam o poder do escritório contábil.
Todas as reduções de custos de não ter uma estrutura física vão voltar como lucros para a empresa. E esse lucro pode ser aplicado em campanhas de marketing digital para conquistar mais clientes. Outra alternativa é repartir entre os sócios essa verba.
Mas ainda se há um pensamento muito forte de que manter a estrutura de um escritório faz parte do business contábil. E nestes casos o modelo híbrido também pode ser uma tendência.
Escritório contábil híbrido
Anos atrás, a Yahoo já tinha adotado um rodízio de frequência em sua empresa. Parte dos funcionários em determinados dias estariam no imóvel, trabalhando.
Pós pandemia, é possível se implementar essa medida. Trazer os funcionários para o escritório para reuniões, treinamentos. Uma das possibilidades é só manter encarregados de setor e gerentes na empresa.
Eles seriam responsável por apagar algum incêndio ou mesmo fazer o onboarding de novos funcionários. Apresentar-lhes a empresa, o time, fazer com que entendam a cultura empresarial e os processos. Cursos de reciclagem também poderiam ser realizados na unidade.
Existem funcionários que acreditam que dentro de casa não rendem ou por conta da família, vizinhança, por problemas estruturais e a alternativa de poder ir para a empresa, trabalhar, seria uma saída.
Seja qual for o modelo a ser adotado, uma questão a se levar em conta é a gestão de pessoas e como manter uma empresa humana com cada um trabalhando de um lado, cada um em seu “quadrado”.
Treinamento de equipe
Tanto para quem optar pelo home office quanto para quem implantar o estilo híbrido, o cuidado que se deve ter é capacitar a equipe, inclusive novos entrantes.
Num ritmo de escritório contábil normal, o chefe conseguia olhar para o funcionário e vê-lo trabalhando. Ou mesmo quem gostava de medir a produtividade do funcionário pelo número de papéis em cima da mesa — quantas admissões foram feitas, quantas carteiras de trabalho estão no DP. E era uma avaliação superficial e traiçoeira, uma vez que quantidade de papel nada tem a ver com a produtividade de um funcionário. O trabalho remoto também vem quebrar tais hábitos.
Atividades profissionais realizadas à distância não devem ser medidas apenas por horas trabalhadas e sim por entregas. Quantos balancetes o funcionário fechou em uma semana, por exemplo. E existem sistemas que te ajudam a monitorar esses pontos e com métricas, dados.
Também é ideal que hajam reuniões de videochamadas diárias ou com alguma periodicidade. Além de tirar dúvidas pontuais, é importante para causar entrosamento na equipe e também avaliar as condições psicológicas que o funcionário apresenta. Até porque muita coisa mudou e de maneira brusca.
Se antes, bastava tirar uma dúvida com o colega de trabalho ao lado, atualmente é cada um na sua casa e não há muito dessa troca. E para o novo funcionário? Como repassar macetes do sistema? A cultura da empresa?
Grandes empresas já notaram que muitas vezes não são nas reuniões que as soluções foram encontradas e sim daquele papo de corredor ou na hora do cafezinho. Uma das características dos seres humanos é ser social.
E muitos ficam abalados pela solidão que o trabalho remoto pode apresentar, o que gera tristeza e até depressão. Por isso, há empresas que de tempos em tempos vão fazer reuniões presenciais além das de videochamadas (configuração de modelo híbrido).
É um momento até de reeducar aos clientes também. A vivência de muitas empresas eram de clientes que iam até o escritório e queriam pronto-atendimento. E nesse momento de pandemia, muitos clientes ficaram mais tolerantes de saber que todo procedimento exige um prazo.
Tem muitas empresas em que as ligações de clientes diminuíram nesse período, logo o time está sendo menos interrompido e ganhando produtividade.
Em linhas gerais, a mudança de modelo de negócio deve ser estudada com amigos de profissão, familiares, sócios. Mas o poder de decisão, o ônus e bônus é do empresário contábil.
O que se deve ter em mente é que a digitalização dos processos num escritório contábil otimiza tempo e produtividade e é um caminho em que retroceder só gera prejuízos. Se antes da pandemia esse ponto não estava tão claro, no durante e no pós considere esse fator chave.
