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Veja 16 dicas importantes de gestão para pequenas e médias empresas

Informações importantes para pequenas e médias empresas!

08/09/2020 10:45:01

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Veja 16 dicas importantes de gestão para pequenas e médias empresas

O desafio do empreender de uma forma geral é grandioso, tenha a certeza, a Zona deverá ser eliminada, se ainda existe do dia a dia do profissional que optou por esse caminho.

A Cultura da Gestão Empresarial

Ao iniciar na “carreira” como empreendedor, tenha certeza, um roteiro de disciplinas que deverá  ser implementado e o mais importante, o empreendedor deverá fazer com que a cultura organizacional se estruture, para que a empresa tenha sucesso, do contrário, o “apagar incêndios” será uma constante, pois somente com planejamento, será possível focar no sucesso.

Revisão e Implementação de procedimentos

É fundamental para qualquer empresa que tenha como objetivo o sucesso, que sua estruturação ocorra baseada em regras, normas, entretanto, quando falamos em empresas chamamos de procedimentos.

É muito comum, ao realizarmos serviços em algumas empresas, identificarmos que muitas rotinas acabam sendo realizadas sem qualquer padronização e muitas vezes acontecem por “osmose”, ou seja, pessoas realizam tarefas sem saber exatamente para que servem, as tarefas realizadas, em grande parte são sub-utilizadas e na grande maioria das vezes são alimentadas de forma incorreta o que acaba por tornar ineficaz sua realização.

Ter procedimentos, padronização e análise das atividades periodicamente, é fundamental para que os trabalhos possam ser melhorados e utilizados a favor dos objetivos empresariais.

Parametrizações planejadas

Para que todo o processo de alimentação das informações, ocorram de forma que num futuro próximo possa ser acessado e utilizado para a tomada de decisões, é fundamental que seja realizado um planejamento de todo o processo da empresa, por mais simples que possa parecer e a padronização das informações sejam definidas, inclusive caso necessário com a definição de manuais.

A utilização de Sistemas de Gestão

De uma forma geral toda empresa que busca crescer, tem um Sistema de Gestão, por mais simples que seja, com isso, é fundamental caso sua empresa ainda não tenha, e ainda utilize métodos não mais comum na Gestão Empresarial, que se estruture para isso.

A definição desse Sistema é importante que seja acompanhada de profissionais especializados tanto da empresa que esta oferecendo o Sistema como também da parte compradora, pois conhecer os limites de informações e as reais necessidades da empresa é um fator decisivo nesse momento, para que num futuro próximo, não haja a necessidade de uma nova migração ou implantação de sistemas, o que muitas vezes torna-se traumático, além de pôr em risco a base de dados da empresa.

Registre todas operações financeiras

É fundamental para decisões sejam tomadas de forma assertivas, que todas as informações da empresa sejam devidamente alimentadas no sistema de Gestão (ERP), e que demonstrativos e relatórios possam ser gerados, para antes de qualquer decisão as informações sejam devidamente analisadas, corrigidas se for o caso, e então tenhamos informações consolidadas e consistentes.

Tudo que envolve o Financeiro deve ser devidamente alimentado no sistema, sejam informações do a Pagar ou a Receber, se seus vencimentos são a vencer num futuro próximo ou mesmo se já estão vencidos, tudo deve fazer parte da base única de informações que será o sistema de Gestão.

Nada deverá ser controlado paralelamente.

A Utilização do Fluxo de Caixa como uma ferramenta de Gestão diariamente

O demonstrativo que deve ser colocado em pratica de forma imediata numa empresa, é o Fluxo de Caixa.

Esse demonstrativo relata de forma sintética, ou seja, resumida, as informações diárias, semanais ou mesmo mensais, tanto do Contas a Pagar quando do Contas a Receber.

Os sistemas de forma geral, são estruturados para que esse relatório seja facilmente gerado, evitando com isso que todo o Contas a Pagar ou a Receber seja listado a todo momento.

Com essas informações iniciais é possível identificar a “temperatura” do Caixa, a necessidade ou mesmo excesso de caixa, e possibilita a empresa de forma preventiva, definir quais ações deverão ser colocadas em pratica para atender aos compromissos financeiros da empresa.

Acompanhamento periódico das informações

Informações geradas que não são utilizadas tendem a ser deixadas de lado, e consequentemente alimentadas de forma incorreta, para isso, é de grande importância que a cultura de gerar relatórios diariamente (dentro da necessidade) exista na empresa, não necessariamente os relatórios deverão ser impressos, podem e devem ser utilizados digitalmente, ou mesmo, serem parametrizados no sistema, para ser acessados por usuários com interesses comum.

Estruturando Relatórios de Gestão

A medida as informações forem sendo alimentadas diariamente pelas diversas áreas da empresa, é mais que importante, iniciar o desenvolvimento de relatórios gerenciais com as mais diversas informações especificas para cada empresa: Logística, manutenção, garantias, cobranças, produção, RH, Departamento Pessoal, entre outros mais, que com certeza irão contribuir para a otimização dos resultados, ou pelo menos, apontar falhas que deverão ser planejadas e acompanhadas;

Definindo Metas de Vendas Consistentes

Quando uma empresa passa a ter informações históricas, essa riqueza de informações, é de grande utilidade para que discussões sejam realizadas e definições estratégicas sejam colocadas em pratica, entre elas, a definição de metas comerciais.

Apesar de incorreto, ainda é comum, empresas definirem metas de vendas (comerciais) que muitas vezes além de impossíveis de serem alcançadas, não atendem sequer as necessidades de Resultado.

Todo esse conjunto de informações deve ser devidamente estudado, a base histórica analisada, a capacidade produtiva, logística, mercado de atuação, concorrência, entre outras informações, para então se definir algo plausível.

Números alcançáveis, para que no decorrer do tempo, não muito longo, possam atender aos objetivos empresariais.

Utilizando a DRE para tomadas de Decisões

Vamos falar agora do Demonstrativo mais importante para empresas de todos os portes, a DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) essa ferramenta contábil é de extrema necessidade, administrar uma empresa sem esse demonstrativo, expõe empresas muitas vezes a falência.

Na DRE, podemos ter de forma sumarizada ter informações como: Total de Vendas, de Impostos, Custo de Materiais Vendidos, Mao de Obra, Custos Fixos e Variáveis, Custos Financeiros, Margens, entre outras informações, além do Resultado Líquido Final e também o IRPJ e CSLL.

Utilizar a DRE comparando períodos anteriores, meses, ou mesmo como costumamos demonstrar Ano menos um, são analises fundamentais para incrementar ou corrigir pontos da Gestão.

Esse demonstrativo é rico em informações, entretanto requer conhecimentos técnicos para que seja gerado, pois é comum identificarmos “DRE Financeira”, ou seja um Fluxo de Caixa que acaba por distorcer as informações para tomada de decisão.

DRE Financeira (geradas por sistemas unicamente financeiros) e DRE Contábil são coisas totalmente diferentes, não podemos nos deixar ser enganados.

O Ponto de Equilíbrio

Esse indicador muitas vezes desconhecido e desconsiderado por muitos gestores é de extrema importância, pois relata a empresa qual o numero de venda deve ser realizado, diante do mix de produtos ou serviços, para que equilibre seus resultados, ou seja, não tenha Lucro nem Prejuízo.

É obvio que esse indicador deve ser apenas um parâmetro, entretanto, de grande importância, pois no caso da empresa se encontrar deficitária, é possível estabelecer o distanciamento do volume de vendas atual para o mínimo necessário para equilibrar seus resultados, e na sequência alcançar a lucratividade, ou mesmo entender se é possível alcança-lo.

Lucro ou Prejuízo?

Essa informação é fundamental, entretanto, nem todos empresários detém. Infelizmente.

Todos os pontos reatados anteriormente, são fundamentais para que gestores periodicamente tenham essa informação, e por pior que seja, são informações para que ações estratégicas sejam tomadas para reverter resultados, caso a empresa apresente prejuízos.

Há uma distorção de conceitos, que acaba gerando confusão, muitas vezes a interpretação da falta de caixa ser tratada como prejuízo, na realidade na linguagem técnica, são duas coisas totalmente diferentes.

Caixa: é imediatista, a falta ou excesso de recursos financeiros, nada tem haver com lucro ou prejuízo, apenas exemplificando, uma empresa pode realizar um projeto e receber parte dos recursos referente aos serviços antecipadamente, e por fim, seus custos podem ficar muito além dos valores recebidos.

Resultado: deve ser apurado independente do Caixa, utilizando-se entre outros informes além da DRE, onde o regime de competência deve ser seguido fielmente, para que possamos saber se o caminho esta certo, ou ajustes se façam necessários.

A Reestruturação para colocar a empresa na rota

O nome é forte, e caso seja necessário a implantação, as ações também serão fortes, para que a empresa possa se adequar diante de um cenário não desejado.

A reestruturação empresarial, para que seja colocada em pratica requer estudos e analises das mais diversas, para que uma serie de medidas sejam implementadas, é fundamental que para sua efetivação, reuniões sejam realizadas e preferencialmente, seja definidas por especialistas (técnicos) com conhecimentos empresariais de uma forma geral e também com a participação dos gestores da empresa, conhecedores de suas realidades.

Ajustes praticamente em todas as áreas são fundamentais para que a reestruturação faça o devido efeito a Gestão Empresarial e demonstre o compromisso da empresa como um todo.

Planejamento Empresarial

Essa etapa é complexa, entretanto, fundamental para empresas que tem a Gestão Empresarial enraizada em sua cultura, costumamos dizer que o planejamento deve ser realizado com: lápis, papel e borracha.

Temos que descrever onde queremos chegar, caso algo não se realize, devemos apagar e refazer.

De uma forma geral, empresas realizam o planejamento para seu crescimento, e buscam acompanhar periodicamente (mensalmente) suas expectativas x realizações, e as divergências a medida que forem sendo identificadas, devem ser devidamente analisadas e discutidas para que ou sejam ajustadas ou planos de ações sejam redefinidos para que sejam alcançadas.

O planejamento não pode simplesmente limitar-se ao volume de vendas, pois muitas empresas, apesar de vender mais ainda sim acumulam resultados negativos ainda maiores, a abrangência do planejamento deve ser com a empresa de uma forma geral, porém, sua definição deve ser conduzida por profissionais técnicos, para que o mesmo não seja abortado a medida que os números ou metas se distanciem do planejado.

Reuniões e ajustes com Decisões Estratégicas

Empresas que tem por objetivo crescer e consolidar-se no mercado de uma forma geral, devem ter o compromisso da realização de reuniões estratégicas, com gestores, onde de forma objetiva, após análises diversas tenham sido realizadas, para que sejam definidas ações estratégicas objetivando o planejamento, os resultados almejados.

Essas reuniões devem ser realizadas periodicamente para discussão das realizações, baseadas em informações consolidadas da empresa.

A Otimização de Resultados

De uma forma geral, empresas devem ter sua Gestão acompanhada em tempo integral, com responsabilidades distribuída entre as hierarquias existentes, mesmo entre as mais enxutas, a realização de atividades periódicas, além de suas mensurações, são fatores fundamentais.

É importante que a busca por melhores resultados, seja com aumento do volume de vendas, redução de impostos (com o planejamento tributário), redução de custos e despesas (fixas e variáveis), otimização da mão de obra, avaliação de contratos existentes, acompanhamento constante dos custos financeiros, sejam com taxas de juros ou mesmo tarifas de serviços, enfim, todo o conjunto de receitas e despesas que compõe o Resultado Empresarial, seja acompanhado para que a Otimização dos Resultados, seja de fato um objetivo da empresa, que com certeza, lhe trará um melhor posicionamento estratégico.

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