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Tecnologia

Descubra em qual das 4 fases da transformação digital está sua empresa contábil

Está acontecendo uma transformação no mundo da contabilidade, mas muitos ainda não se deram conta disso, outros já começaram a se preparar. E você?

04/01/2021 10:30:01

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Descubra em qual das 4 fases da transformação digital está sua empresa contábil

Sua empresa contábil está engatinhando na tecnologia ou já atingiu maturidade neste assunto? Sem tecnologias intensivas, os empresários contábeis estão perdendo clientes, deixando de otimizar tempo, lucro e gestão da equipe.

Descubra agora em qual fase tecnológica está o seu negócio e como melhorar cada vez mais a empresa. São 4 fases que vamos trabalhar, baseado numa pesquisa realizada pela Quickbooks com contadores de todo o Brasil. Elas são:

  • Ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar o meu negócio;
  • Já entendi que devo aportar tecnologia no meu negócio, mas não estou conseguindo sair do lugar;
  • Comecei a transformar meu negócio com tecnologia e agora preciso acelerar;
  • Meu negócio já cresce aceleradamente com a tecnologia;

Apesar de estarmos numa fase da tecnologia em que quase todas as pessoas utilizam smartphones e notebooks, um pouco menos da metade dos profissionais contábeis que responderam à enquete (49%) disseram que sabem que é necessário investir em tecnologia, entretanto não sabem como fazer. Outros 33% responderam que começaram a investir em tecnologia, mas sabem que precisam melhorar.

Apenas 10% declarou que já considera a empresa avançada com as adaptações tecnológicas e 8% dos entrevistados optou pela resposta: “ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar meu negócio”. Veja agora em qual fase está sua empresa de contabilidade.

1- “Ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar meu negócio”

Com a tecnologia, todo dia surgem novidades e ocorrem inovações. Muitos empresários contábeis fingem que não estão vendo a evolução tecnológica e permanecem parados diante das mudanças.

 Não é possível dizer que são contadores que estão na zona de conforto, pois o que eles costumam mais sentir é desconforto. Uma sensação ruim de insatisfação com o negócio, da baixa conquista de clientes, da dificuldade de lucrar. Muito disso é resultado desse comportamento de fugir da tecnologia.

Esse tipo de comportamento apenas atrapalha a empresa e o resultado dos serviços prestados, é isso que está levando várias empresas do setor de contabilidade ao fracasso. Tecnologia tem de ser pilar estratégico do negócio contábil.

É com a inteligência artificial que trabalhos manuais repetitivos, e demorados, estão deixando de existir nas empresas contábeis, isso melhora a qualidade de trabalho da equipe, permite que a equipe tenha mais tempo para se atualizar e atuar com mais atenção aos problemas dos clientes.

O primeiro passo é investir num software de gestão de processos

Para iniciar com a transformação digital, o primeiro passo é investir num software de gestão de processos. Com os processos internos da empresa no lugar, o negócio contábil e os clientes vão perceber a melhora na entrega do serviço, o atendimento vai melhorar e os processos serão mais rápidos, gerando diminuição do tempo de trabalho, assim, é possível atender melhor os clientes e atender mais clientes.

2- “Já entendi que devo aportar tecnologia no meu negócio, mas não estou conseguindo sair do lugar”

A mudança não começa com as ferramentas, ela começa na mentalidade, não adianta contratar ferramentas de gestão e automação se elas não forem usadas. A iniciativa deve partir do empresário contábil, assim ele conseguirá guiar toda a equipe na nova fase da empresa.

O empresário contábil, precisa transformar a mentalidade. Precisa desenvolver uma mentalidade de desafiar o processo, quanto mais o processo for desafiado, melhor ele se tornará.

Uma mentalidade de desafiar o processo é ser um eterno questionador: “Por que eu faço as coisas desse jeito? Não existe um jeito mais fácil, mais automatizado? Será que não tem uma ferramenta que possa resolver isso?”.

A inovação é padrão de diferenciação. Quem inova primeiro, está na frente. Essa alteração nos pensamentos é que vai lhe dar coragem para colocar em prática. Tenha curiosidade. Não se contente, seja fuçador. Corra atrás das novidades, não corra delas.

Ser empresário contábil é totalmente diferente do que ser um contador. Contador é um profissional regulamentado, habilitado, que cuida da evolução do patrimônio das empresas. Muitas empresas acabam não evoluindo porque os empresários esquecem de empreender e focam apenas na contabilidade, deixando de lado a evolução dos processos da empresa.

Evite esses dois erros

Vários contadores acreditam que a equipe deve fazer mudanças sozinha. Mas todas as melhorias, ajustes que fizer na empresa tem de ser top - down, de cima para baixo. Ou seja, começar do líder da empresa contábil. Por isso é preciso sempre ter a mente de empreendedor e não apenas contador.

Outro problema comum que atrapalha a evolução tecnológica é o contador promover uma revolução de tecnologia junto aos clientes e querer aplicar a mudança em todos de uma vez. Isso não dá certo.

Um projeto não pode ser implantado em todos os clientes ao mesmo tempo. O objetivo é implantar em um cliente. Depois que for testado e validado, ele será espelho para os outros. Nestas horas o dever de casa conta muito. O primeiro cliente pode ser a própria empresa contábil.

Com essa conquista, é possível mostrar os resultados para outros clientes, que também vão querer aquela solução. No caso do Quickbooks, os clientes têm os números e dados do negócio na palma da mão, com aplicativo para celular. Conseguem ver como está a evolução das receitas e das despesas de maneira simples e confiável. 

Quebre o tabu de que tecnologia é perfeita!

Muitos contadores, ao escolherem um sistema, querem fazer disso uma relação estável, querem escolher um sistema e nunca mais pensar nisso.

É um erro pensar: “Primeiro eu vou largar o sistema A e depois vou assumir o B”. Não existe sistema completo, que se aplique a todos os clientes. Não existe tecnologia perfeita. Esse equívoco também é bem comum no mercado contábil. O contador tem de ser multiplataforma.

3- “Comecei a transformar meu negócio com tecnologia e agora preciso acelerar”

Se a tecnologia já é pilar estratégico no negócio contábil, a expansão vai depender de dois fatores: aplicar 4 M e o ciclo PDCA.

Fazer o 4 M é ter processos 1. modelados; 2. medidos; 3. monitorados e 4. melhorados. Já o PDCA é uma sigla em inglês que significa, respectivamente: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Aqui entra a capacidade de gestão, capacidade de multiplicar lideranças, de delegar. É capacitar o outro para ele fazer as atividades como devem ser feitas ou até mesmo melhor do que devem ser feitas.

Não adianta só ordenar: “Faça isso!”. As pessoas têm a necessidade de entender o motivo do que estão fazendo. Elas querem entender o porquê.

Sempre terá na equipe aquele funcionário que tem birra com a tecnologia. Que prefere continuar fazendo como sempre fez. Muitos até sentem-se ameaçados pela evolução. Mas, no fim das contas, qualquer equipe é formada por pessoas que estão lutando pelo seu sonho.

Um dos trabalhos como gestor é fazer as pessoas crescerem. Porque quando elas crescem, fazem a empresa crescer também. 

A função manual de importar e digitar nota, por exemplo, está acabando. Vai otimizar esses procedimentos com tecnologia? Explique ao time que o propósito é reduzir o tempo gasto com essa atividade, que é um serviço básico ao cliente, para aproveitar os funcionários como analistas e consultores do negócio. Uma transformação vantajosa para todos.

Logo, além de trazer a equipe para o seu lado nesta evolução tecnológica, escalar é aplicar métricas no time. É saber quantos clientes a empresa conseguiu implantar X procedimentos de tecnologia, quantas não estão usando, qual tem sido o resultado disso.

4- “Meu negócio já cresce aceleradamente com a tecnologia”

Se é assim que você categoriza o estágio da sua empresa contábil, já tem uma vantagem competitiva estratégica. Daqui para frente é só capacidade de se adaptar aos novos cenários. O que vem pela frente? O que já dá para rascunhar é que as atividades de conformidade já estão sendo automatizadas.

Quando se olha o Reino Unido e os Estados Unidos, apuração de impostos e folha de pagamento são serviços que tem o preço muito baixo. Muitas vezes é o próprio estado quem faz isso. 

A realidade no Brasil é de uma concorrência de preços muito severa. Os valores de serviços contábeis estão caindo. Isso vai continuar. Não tem como evitar. São cada vez mais empresários competindo por esse mercado.

É neste contexto que vem a segunda revolução da contabilidade. Contadores que deixam de cuidar só da burocracia e passam a cuidar da gestão das empresas, do sucesso das empresas. Um contador que ajuda na gestão financeira, ajuda no planejamento estratégico, também auxilia na definição de processos e na implantação de tecnologia. É a revolução consultiva que está acontecendo no Brasil e que está cada vez mais acelerada.

A segunda revolução

A revolução digital que estamos vivendo apoia a revolução consultiva. Em novembro de 2019, ocorreuQuickbooks Conect nos Estados Unidos. O evento reuniu mais de 9 mil pessoas e centenas de empresas ali representadas. E esse é o futuro das empresas tecnológicas. Estarem conectadas umas com as outras.

As empresas que querem desenvolver um software que faz tudo — “Ah, meu software controla de A a Z. Ele faz o Contas a Receber, faz contabilidade, ele faz folha de pagamento, ele controla o estoque” — não atendem bem a ninguém.

O que se vê lá fora, não é um sistema que vai verticalizar. É um sistema aberto e que se conecta com outros sistemas. Cada um resolvendo o problema da melhor maneira possível. A melhor maneira de fazer impostos, da forma mais barata e automatizada, a melhor forma de fazer folha de pagamento, a melhor forma de fazer controle financeiro, tudo interligado.

É esse o conceito que o Quickbooks está trazendo para o Brasil. É criar soluções para os empresários com o menor custo e maior impacto.

Em qualquer uma das fases da transformação digital que a sua empresa se encontre, é necessário seguir um planejamento e antecipar mudanças. Quem se adapta mais rápido, sai na frente.

Um dos segredos para acompanhar a evolução digital da melhor maneira possível é estar com os olhos abertos para as novidades, porém ter o discernimento de descartar ferramentas que não foram tão úteis.

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