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Saiba qual o melhor método para custear as despesas dos colaboradores sem prejuízos

Reembolso de despesas, adiantamento, cartão pós-pago ou pré-pago? Qual o melhor método para custear as despesas dos colaboradores sem que ninguém saia prejudicado financeiramente? Confira o resultado da pesquisa com os clientes do VExpenses.

13/04/2021 09:25:01

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Saiba qual o melhor método para custear as despesas dos colaboradores sem prejuízos

Não tem jeito! As empresas sempre vão ter a situação de os colaboradores terem gastos em que eles vão ter que realizar o pagamento e pegar o comprovante fiscal.

Às vezes isso vai acontecer com dinheiro que a empresa já disponibilizou para ele, mas às vezes com dinheiro do próprio colaborador.

A empresa pode minimizar ao máximo essa situação, fazendo os comprovantes fiscais estarem em seu nome e realizando o pagamento direto de seu banco. Porém, é extremamente difícil escapar de forma definitiva dessas situações.

Os exemplos mais clássicos disso são as despesas de viagem com alimentações, hospedagens, estacionamentos, taxis, etc.

No entanto, ainda existem várias outras aplicações, como materiais de escritório para gastos em home-office, despesas de marketing ao longo de eventos, materiais que filiais/lojas precisam comprar, jantares com clientes, entre vários outros exemplos.

Partindo da premissa de que esses processos sempre vão existir, a empresa precisa dar as condições para que os colaboradores paguem pelos gastos, consigam comprová-los por meio de documentos e apontamentos e não sejam prejudicados financeiramente, afinal, o gasto é da empresa e não do colaborador.

Diante disso, foram sendo criados mecanismos ao longo do tempo em relação às formas de pagamento e tipos de processos possíveis para os colaboradores efetuarem suas compras. Os mais comuns são: (i) Reembolso, (ii) Adiantamento, (iii) Cartão Corporativo Pós-pago e (iv) Cartão Corporativo Pré-pago.

E é sobre cada um deles que eu vou falar neste texto, passando pelos seguintes aspectos:

Definições e passo a passo de cada tipo de processo;
Vantagens e desvantagens;
Como contabilizar cada processo;
Como o mercado está trabalhando.

VISÃO GERAL DE CADA PROCESSO

Reembolso:

O reembolso de despesas nada mais é do que uma devolução de valores que a empresa faz aos colaboradores que tiveram algum gasto quando estavam a trabalho. No caso, os gastos foram pagos com recursos do próprio colaborador e a empresa realiza o reembolso depois que receber a prestação de contas.

Pra quem gosta de passo a passo:

Colaborador realiza compras com seu próprio dinheiro
Colaborador faz sua prestação de contas
Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política
Empresa reembolsa o valor ao colaborador

Adiantamento:

No caso do adiantamento, inverte-se a ordem do reembolso, ou seja, primeiro a empresa estima um valor e adianta dinheiro ao colaborador (em espécie ou via transferência). Assim, quando o colaborador tenha os gastos, ele já pode pagar com recursos da própria empresa.

Pra quem gosta de passo a passo:

Empresa estima valor para disponibilizar ao colaborador
Empresa transfere recurso em espécie ou via transferência para o colaborador
Colaborador realiza compras com o recurso disponibilizado pela empresa
Colaborador faz sua prestação de contas
Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política
Se faltar dinheiro, colaborador paga com seu dinheiro e empresa reembolsa. Se sobrar dinheiro, empresa pede devolução
Se empresa não concordar com algum gasto, pode descontar do colaborador, inclusive em folha

Cartão Corporativo Pós-Pago:

A modalidade de cartão corporativo pós-pago consiste em a empresa disponibilizar aos colaboradores cartões de crédito da própria empresa para o colaborador realizar as suas compras. Neste caso, o colaborador já realiza o pagamento com os recursos da própria empresa (no caso, financiada pelo banco que resolveu dar o crédito).

Pra quem gosta de passo a passo:

Empresa disponibiliza um cartão pós-pago para o colaborador
Colaborador realiza compras com o cartão disponibilizado
Colaborador faz sua prestação de contas
Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política
Empresa concilia a prestação de contas com os gastos apontados no cartão
Se faltar saldo no cartão, colaborador paga com seu dinheiro e empresa reembolsa
Se empresa não concordar com algum gasto, pode descontar do colaborador, inclusive em folha

Cartão Corporativo Pré-Pago:

Assim como no cartão pós-pago, quando a empresa disponibiliza os cartões pré-pagos, o colaborador também realiza o pagamento com os recursos da própria empresa. A diferença entre eles, é que a empresa é quem administra os saldos alocados nos cartões de cada colaborador, podendo disponibilizar um saldo mais adequado às necessidades de cada pessoa. O colaborador passa a poder solicitar um incremento de saldo no cartão e a empresa realizar no mesmo momento.

Pra quem gosta de passo a passo:

Empresa disponibiliza um cartão pré-pago para o colaborador
Empresa estima valor para disponibilizar ao colaborador
Empresa aloca o valor estimado no cartão em questão
Colaborador realiza compras com o recurso disponibilizado pela empresa
Colaborador faz sua prestação de contas
Empresa verifica se os gastos do colaborador são devidos e estão dentro da política
Empresa concilia a prestação de contas com os gastos apontados no cartão
Se faltar dinheiro, empresa coloca mais saldo no cartão. Se sobrar dinheiro, empresa tira o saldo do cartão
Se empresa não concordar com algum gasto, pode descontar do colaborador, inclusive em folha

Independentemente da forma de pagamento, um fato comum a todos esses 4 processos é: os colaboradores sempre precisam prestar contas dos gastos e seguir as políticas da empresa.

Como, no fim, a empresa é quem arca com tais valores, ela precisa ter os documentos fiscais correspondentes e também precisa saber como fazer as classificações contábeis corretas.

Agora, qual processo é o melhor?

Minha resposta, como qualquer administrador que se preze é: depende!

Neste caso, depende das prioridades e processos da sua empresa. No próximo tópico, vamos listar as principais vantagens e desvantagens de cada processo para você pesar na decisão.

De qualquer forma, já vale a pena adiantar aqui os pontos mais importantes a serem levados em consideração para definir o melhor processo para gestão de despesas dos colaboradores para a sua empresa (por ordem de importância, na minha opinião):

  • Não deixar o colaborador ser prejudicado financeiramente;
  • Ter em mãos todos os documentos fiscais necessários para não ter problemas fiscais;
  • Conseguir realizar as contabilizações corretas nas contas contábeis, centros de custos, projetos, etc.;
  • Evitar quaisquer problemas trabalhistas;
  • Gastar o mínimo de tempo possível de todos os envolvidos, dado que este processo não gera valor algum ao negócio.

Vantagesn e desvantagens de cada processo 

Reembolso:

Vantagens:

Colaborador tem interesse em fazer logo a prestação de contas para poder receber, fazendo o processo por parte dele ser mais ágil;
A empresa não utiliza seu próprio fluxo de caixa ou limite de crédito no processo (o que pode ser uma desvantagem dependendo do ponto de vista);
Não demanda o processo de conciliação como em casos de adiantamentos e cartões corporativos;
Não depende de aprovação/utilização de crédito do banco, como um cartão pós-pago.

Desvantagens:

Mais risco de conflito e insatisfação do colaborador com a empresa por conta de atrasos, pagamentos incorretos;
A empresa acaba se "financiando" com o colaborador e isso pode não ser muito bem visto;
Pode haver gastos com TED/DOC para realizar as transferências aos funcionários;
Há transferências diretamente para a conta do colaborador que podem ser interpretadas como complemento de salário e incorrer em questões trabalhistas.

Adiantamento:

Vantagens:

A empresa não se financia com recursos do colaborador;
Não depende de aprovação/utilização de crédito, como um cartão pós-pago.
A empresa pode limitar o valor a ser liberado ao colaborador.

Desvantagens:

Demanda processo de conciliação e isso pode ser muito trabalhoso;
A empresa utiliza seu fluxo de caixa para um gasto que não gera valor ao negócio;
Pode haver gastos com TED/DOC para realizar as transferências aos funcionários;
Há transferências diretamente para a conta do colaborador que podem ser interpretadas como complemento de salário e incorrer em questões trabalhistas;
O colaborador pode precisar de recursos além daqueles adiantados e acabar tendo que fazer um gasto e pedir reembolso;
O colaborador acaba "misturando" recursos próprios com recursos da empresa e pode fazer confusão.

Cartão Corporativo Pós-Pago:

Vantagens:

A empresa não se financia com recursos do colaborador;
A empresa pode limitar o valor de "crédito" daquele colaborador;
Há a separação clara de gastos corporativos no cartão da empresa e gastos pessoais no cartão do colaborador.

Desvantagens:

Demanda processo de conciliação e os bancos não possuem um sistema que faça isso de forma simples; (integrando o cartão ao VExpenses, você resolve isso)
Pode não ser aceito em estabelecimentos e demandar que o colaborador pague com recursos próprios e faça um reembolso;
Depende de aprovação/utilização de crédito.

Cartão Corporativo Pré-Pago:

Vantagens:

Não depende de aprovação/utilização de crédito, como um cartão pós-pago;
A empresa não se financia com recursos do colaborador;
A empresa pode limitar o valor disponível a cada colaborador;
Há a separação clara de gastos corporativos no cartão da empresa e gastos pessoais no cartão do colaborador;
Permite controles e travas para antes mesmo do gasto ocorrer;
Lançamento é feito automaticamente no sistema do VExpenses (em caso de uso do Cartão VExpenses);
Conciliação é feita diretamente no sistema do VExpenses (em caso de uso do Cartão VExpenses).

Desvantagens:

Demanda processo de conciliação e os bancos não possuem um sistema que faça isso de forma simples; (em caso de uso do Cartão VExpenses, você resolve isso)
Pode não ser aceito em estabelecimentos e demandar que o colaborador pague com recursos próprios e faça um reembolso;

CONTABILIZAÇÃO

Antes de começar, um breve dicionário: (A) = Ativo / (P) = Passivo / (R) = Receita / (D) = Despesa

Reembolso:

Colaborador efetua gastos que totalizam R$ 1.000 e paga com seu próprio dinheiro
Não há impacto na nas contas contábeis da empresa
Colaborador envia o relatório de despesas para aprovação, que é aprovado e lançado no sistema para pagamento
Débito nas contas de Despesas (D) correspondentes: R$ 500 em Alimentação, R$ 300 em Hospedagem, R$ 200 em Uber/Taxi
Crédito no Contas a Pagar (P) ao colaborador: R$ 1.000

Adiantamento:

1.Empresa Adianta R$ 1.000 para o colaborador em espécie via transferência

Débito em Adiantamento (P): R$ 1.000
Crédito em Disponibilidades/Caixa (A): R$ 1.000

2. Colaborador envia o relatório de despesas no valor de R$ 800 para aprovação, que é aprovado e lançado no sistema

Débito nas contas de Despesas (D) correspondentes: R$ 400 em Alimentação, R$ 400 em Passagem Aérea
Crédito em Adiantamento (P): R$ 800

3. Colaborador devolve os R$ 200 que sobraram para a empresa

Débito em Disponibilidades/Caixa (A): R$ 200
Crédito em Adiantamento (P): R$ 200

Cartão Corporativo Pós-Pago:

1.Colaborador efetua gastos que totalizam R$ 1.000 e paga com o cartão de crédito pós-pago da empresa

Não há impacto na nas contas contábeis da empresa

2. Banco envia fatura do cartão para pagamento no valor de R$ 1.000

Crédito no Contas a Pagar (P) ao Banco: R$ 1.000
Débito na Conta Transitória/Adiantamento (P): R$ R$ 1.000

3. Colaborador envia o relatório de despesas para aprovação, que é aprovado e lançado no sistema

Crédito na Conta Transitória/Adiantamento (P): R$ R$ 1.000
Débito nas contas de Despesas (D) correspondentes: R$ 500 em Alimentação, R$ 300 em Hospedagem, R$ 200 em Uber/Taxi

Cartão Corporativo Pré-Pago:

1.Empresa transfere um saldo de R$ 1.000 da conta corrente do seu banco para a sua conta do banco do cartão pré-pago

Crédito na Conta Banco (ex.: Itaú) (A): R$ 1.000
Débito na Conta Banco do Cartão Pré-Pago (A): R$ 1.000

2. O saldo é dividido em cartões de 3 diferentes funcionários:

Não há impacto na nas contas contábeis da empresa

3. Colaboradores realizam gastos no valor de R$ 200:

Crédito na Conta Banco do Cartão Pré-Pago (A): R$ 200
Débito na Conta Transitória/Adiantamento (P): R$ 200

4. Colaborador envia o relatório de despesas para aprovação, que é aprovado e lançado no sistema

Crédito na Conta Transitória (Adiantamento) (P) R$ 200
Débito nas contas de Despesas (D) correspondentes: R$ 100 em Alimentação, R$ 70 em Hospedagem, R$ 30 em Uber/Taxi

Como o mercado está trabalhando:

O VExpenses fez uma pesquisa com seus clientes em 2021 para saber quais as formas de pagamento que eles utilizavam. Foram avaliadas 895 empresas de diversos portes e setores.

A pergunta foi simples: "Seus colaboradores pagam pelas despesas à trabalho utilizando quais formas de pagamento?"

As 3 opções eram: Reembolso, Adiantamento ou Cartão Corporativo (sem distinção de pré ou pós). Como resultado, tivemos que:

Em relação à variedade de formas de pagamento dentro das empresas:

5,9% das empresas utilizam os 3 processos
44,5% das empresas utilizam 2 processos
49,6% das empresa utiliza apenas 1 processo

Em relação à cada forma de pagamento:

95,2% das empresas realizam reembolso
48,6% das empresas utilizam cartões pós-pagos ou pré-pagos
5,9% das empresas realizam adiantamentos

Cruzando as análises, podemos dizer que é muito difícil as empresas "escaparem" de realizar o processo de reembolso.

Isso porque não é tão raro o cartão não ser aceito em algum local, ou então acabar o saldo adiantado antecipadamente e, portanto, o colaborador ter que pagar do próprio bolso e pedir reembolso.

É notável ao longo de nossas pesquisas que a quantidade de empresas que utilizam adiantamentos em dinheiro ou via transferência tem caído ano após ano.

Isso porque o processo de controle é mais complexo e menos controlável. Cada vez mais as empresas tem utilizado os cartões pré-pagos para "automatizar" o processo de adiantamentos.

É importante ressaltar que as empresas pesquisadas são clientes do VExpenses e, portanto, possuem um processo ágil e automático de prestação de contas, fazendo com que os colaboradores sejam reembolsados de forma muito rápida.

Isso acaba dando mais confiança para que as empresas adotem o modelo de reembolso com muita frequência. Este fator influencia diretamente o resultado da pesquisa.

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