Foto: Pexels Empresários contábeis enfrentam desafios constantes ao definir quais serviços devem ser incluídos no pacote básico de honorários e quais devem ser cobrados separadamente como serviços acessórios. Saber diferenciar esses elementos e comunicar claramente as cobranças adicionais é essencial para a sustentabilidade do negócio e para manter relações profissionais transparentes e saudáveis com os clientes. Este artigo visa esclarecer a natureza dos serviços acessórios, os motivos pelos quais muitos contadores não os cobram e como estruturar a comunicação e a fatura de forma eficaz.
O que são serviços acessórios?
Serviços acessórios são aqueles que complementam os serviços contábeis principais contratados, mas que não estão incluídos no escopo básico do contrato. Embora a contabilidade tradicional envolva a escrituração contábil, apuração de impostos e elaboração de demonstrações financeiras, os serviços acessórios incluem atividades que demandam tempo, expertise e esforço adicionais.
Exemplos comuns de serviços acessórios
É importante compreender quais serviços devem ser tratados como acessórios para garantir uma precificação justa. Veja alguns exemplos comuns:
- Atualização de guias de pagamento: Quando o cliente solicita a reemissão de guias de impostos vencidas por atraso;
- Consultoria tributária: Planejamento fiscal ou orientações específicas fora do escopo do serviço básico;
- Elaboração de relatórios gerenciais personalizados: Relatórios detalhados que não fazem parte da rotina contábil regular;
- Declaração de imposto de renda de pessoa física: Quando não está incluso no contrato empresarial;
- Regularização de pendências fiscais: Atendimento a fiscalizações ou notificações de órgãos fiscais;
- Emissão de certidões negativas: Obtém certidões junto a órgãos competentes;
- Revisão e retrabalho devido a erros de informação do cliente: Refazer serviços por informações incorretas ou incompletas fornecidas pelo cliente.
Por que muitos empresários contábeis não cobram os serviços acessórios?
Apesar da importância e do tempo gasto, é comum que muitos contadores não cobrem pelos serviços acessórios. Os principais motivos incluem:
- Medo de perder clientes: Existe o receio de que cobranças adicionais afastem os clientes para a concorrência;
- Desvalorização do próprio trabalho: Muitos contadores não percebem o verdadeiro valor dos serviços adicionais que prestam;
- Falta de política de cobrança: Ausência de contratos ou termos que prevejam a cobrança de serviços extras;
- Relações antigas com clientes: Em relações de longa data, pode ser difícil mudar as expectativas e começar a cobrar por algo que antes era feito sem custo;
- Estratégia de fidelização: Alguns profissionais preferem não cobrar na esperança de manter a lealdade do cliente;
- Pressão dos clientes: A expectativa de que serviços adicionais sejam feitos gratuitamente pode ser alta;
- Falta de controle de tempo e custo: Sem monitoramento adequado, pode ser difícil saber e justificar a cobrança.
Estruturando a comunicação com o cliente
A chave para cobrar com êxito os serviços acessórios é a transparência na comunicação. Assim que um cliente solicita um serviço fora do escopo, é fundamental informá-lo de que haverá uma cobrança adicional. Essa notificação deve incluir:
- Clareza sobre o serviço: Detalhe do que será realizado e por que é considerado um serviço acessório.
- Preço ou estimativa de custo: Informe o valor ou dê uma estimativa antes de iniciar o trabalho.
- Confirmação do cliente: Solicite uma aprovação por escrito, seja por e-mail, WhatsApp ou qualquer outra forma.
Esse processo não apenas protege a rentabilidade do negócio, mas também ajuda a estabelecer uma relação de respeito e profissionalismo.
Como explicar os serviços acessórios na fatura
Liste os serviços acessórios de forma clara e separada na fatura, incluindo descrição, valor e notas explicativas quando necessário.
Conclusão
Cobrar adequadamente por serviços acessórios é uma prática que valoriza o trabalho contábil e reforça a importância da organização e transparência na relação com o cliente. Com uma comunicação clara e uma política de cobrança bem definida, é possível manter a satisfação dos clientes, proteger a rentabilidade do escritório e garantir que cada serviço prestado seja devidamente reconhecido e valorizado.
Gilmar Duarte é palestrante, contador, diretor do Grupo Dygran e autor de livros de precificação para o setor de serviços e comércio. 02/11/2024.
