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Artigo empresarial

Extermine a digitação e a papelada da sua empresa contábil

Nesse artigo, você vai entender como reaproveitar informações eletrônicas e minimizar a digitação.

17/07/2021 15:00:02

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Extermine a digitação e a papelada da sua empresa contábil Pexels

Você que é contador, gostaria de entender melhor como é possível exterminar a papelada e a digitação do seu cotidiano? Não depender mais de malotes repletos de documentos amarrotados? Está cansado de produzir contabilidade de maneira convencional com a sua velha régua surrada sobre o extrato bancário a base de muita digitação? 

A solução para o seu problema, pode estar na produção de contabilidade no formato digital.

A expressão contabilidade digital tem se popularizado cada vez mais no universo contábil. Normalmente, está associada à produção de balancetes de forma eletrônica, mas poderia facilmente abranger também as tarefas relacionadas à apuração dos impostos.

O que melhor poderia caracterizar a contabilidade digital é o reaproveitamento das informações eletrônicas geradas no ambiente operacional do cliente, sejam elas financeiras, fiscais etc. sempre objetivando o extermínio de qualquer tipo de redigitação.

Como aproveitar as informações do cliente para evitar a digitação?

Existem diversas maneiras de se reaproveitar contabilmente as informações, mas a questão mais importante neste momento está diretamente relacionada a qual ferramenta de gestão financeira é utilizada por cada um dos seus clientes.  

Uma dica importante é que o contador esteja convencido que quase todo tipo de informação pode ser reaproveitada e que o tema importação de dados é muito habitual para quase todos os softwares contábeis. 

Agora vamos a um passo a passo:

1º - Inicie por identificar quais dos seus clientes proporcionam o maior volume de digitação.

2º - Descubra qual ferramenta de gestão (ERP) é utilizada na  gestão financeira ou fiscal desses clientes.

3º - Dedique um tempo da sua agenda para conversar com o suporte técnico do fornecedor de software do cliente e verifique que tipo relatórios poderiam ser exportados da ferramenta. 

4º - Verifique junto ao suporte técnico do fornecedor do seu software contábil quais os layouts e/ou tipos de arquivos podem ser utilizados na importação de dados.

Pronto, agora mãos à obra. A cada nova importação será um aprendizado e ao longo do tempo você poderá deixar de ser um digitador para se tornar um especialista na importação de dados, potencializando em muitas vezes a sua performance profissional. 

Não havendo compatibilidade, uma boa solução seria usar os conversores de arquivos. Empresas como Escritório Inteligente, Sobit e Ottimizza oferecem esses tipos de  soluções.

E se o cliente não usa controles eletrônicos para fazer a gestão do financeiro?

Então, amigo contador, nesses casos você terá a possibilidade de tornar-se o novo herói do seu cliente.

Vamos pensar juntos? 

Se o seu cliente não utiliza qualquer ferramenta para fazer a sua gestão financeira, certamente os controles de contas a pagar e receber,  fluxo de caixa, gestão de documentos etc,  simplesmente não existem ou são realizados de formas rudimentares. 

Uma boa ideia, seria estimular o seu cliente a viver uma jornada de transformação digital e isso pode ser feito a partir da simples implementação de uma plataforma de gestão financeira. 

No Brasil, existem ofertas de excelentes opções de plataformas projetadas para revolucionar a gestão financeira das Micro e Pequenas Empresas (MPEs) a custos muito acessíveis como por exemplo a Conta Azul, Nibo, Omie etc. 

Dê preferência as ferramentas que funcionem em nuvem, podendo ser acessadas de qualquer lugar via internet e em tempo real. A boa notícia é que ferramentas como essas dispõem de integrações com os principais sistemas contábeis, permitindo o aproveitamento de todas as informações evitando a redigitação.

Missão do contador

Ao contador cabe a valorosa missão de estimular e por vezes até mesmo capacitar o empreendedor na utilização dessas soluções, objetivando sempre a reorganização  financeira do empreendedor. 

Viver ao lado do seu cliente durante esse processo de transformação digital poderá proporcionar alguns benefícios importantes como:

  • Ter acesso a informações financeiras em tempo real, podendo posicionar-se com uma estratégia muito mais consultiva.
  • Eliminar a redigitação e o manuseio de papéis, produzindo contabilidade digitalmente. 
  • Exterminar a contabilidade atrasada.

Mas o principal benefício seria potencializar a performance administrativa e financeira da MPE, atuando de maneira muito mais consultiva junto ao seu cliente.

A contabilidade atrasada, muitas vezes proporcionada pela redigitação de dados associada a papelada sem fim, é como um câncer para as empresas contábeis. 

Como empreendedor contábil, eu vivi essa triste realidade por muitos anos e foi na transformação digital da minha empresa que eu ressignifiquei a minha carreira e reencontrei o orgulho de ser contador.

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