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Como corrigir clientes desorganizados na contabilidade

Conheça o passo a passo que vai te ajudar a identificar o perfil desse cliente desorganizado na contabilidade e ações práticas para ajudar a melhorar essa relação.

17/08/2021 16:00:01

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Como corrigir clientes desorganizados na contabilidade Foto de Andrea Piacquadio no Pexels

O cliente desorganizado na contabilidade é aquele que não faz a sua parte no tempo e do jeito certo. O que esse empresário deixa de fazer coloca a empresa em risco e torna o trabalho do contador mais difícil. 

Um cenário constante de caos e bagunça quando se trabalha muito e parece que não se fez nada. Além disso, é o cliente mestre do jeitinho, do recálculo, sempre fugindo da regra e sobrecarregando a equipe com horas extras fora do planejamento do escritório de contabilidade.

Esse relacionamento comercial pode ser tóxico e corroer a produtividade do escritório contábil. O fato é que a desorganização pode quebrar as empresas e boa parte dos escritórios contábeis sofrem com isso no Brasil. 

Aqui vai um passo a passo para ajudar no diagnóstico desse perfil de cliente e ações práticas para ajudar a melhorar essa relação.

A sua intuição contábil está certa: empresas no Brasil são desorganizadas

Infelizmente, empresas desorganizadas são o reflexo dos seus líderes, que representam  diferentes perfis de pessoas. Cada ser humano é único e isso se reflete nas organizações.

Vamos citar 4 perfil básicos que mapeiam clientes por tipos comportamentais:

- Comunicador: pessoas com a habilidade de trocar informações, extrovertidas e falam alto. 
- Executor: pessoas que por padrão “vão lá e resolvem”, do tipo que missão dada é missão cumprida.
- Analista: pessoas mais lentas e que constroem raciocínio. Quebra em partes e classificam. 
- Planejador: pessoas visionárias, com ótima visão do todo e que planejam as ações.

O tipo comportamental é algo que não se consegue reverter. Essas são características genéticas e não adquiridas com a convivência. Perfis de planejadores e analistas tendem a ser naturalmente mais organizados do que comunicadores e executores.

E sabendo disso, como corrigir os clientes desorganizados? Primeiro, reconhecer o perfil do cliente para não pedir coisas que não sejam capazes de entregar. 

Relações comerciais funcionam com um casamento

Muitos contadores ficam frustrados porque não conseguem “consertar” clientes desorganizados e a boa notícia é que existem maneiras de conviver com isso. O objetivo é levar o cliente para o próximo nível – um passo de cada vez.

Não existe solução padronizada. Para fugir disso, o contador pode optar por somente trabalhar com clientes organizados, mas isso vai diminuir muito seu mercado.

E mais: nem sempre escolher o nicho contábil é garantia de sucesso. As relações comerciais funcionam como um casamento, e tem coisas que só se descobre na convivência.

Por exemplo, o cliente do tipo comunicador normalmente não é organizado. Não adianta pedir que use ferramentas de controle financeiro e faça o controle por conta própria. É necessário atendê-lo de outra forma.

Um cliente da área de tecnologia, com uma mentalidade mais quantitativa e, tudo certo, o sistema financeiro será alimentado todo dia de forma disciplinada. O perfil comportamental dele atende a isso.

Contadores consultores educam os empresários para o sucesso

O contador consultor precisa se enxergar como um tutor para o empresário. Isso porque uma empresa de contabilidade tem a função de educar o cliente no que é mais importante fazer e não apenas processar obrigações acessórias, transmitir arquivos.

A educação começa no início do contrato, no que se chama de onboarding, isto é, a entrada do cliente na empresa contábil: pegar pela mão, explicar como tudo vai ser realizado, direitos, deveres e só depois o início do efetivo serviços do contador –  processo muito semelhante às orientações que os comissários de bordo fazem aos passageiros nos aviões.

Muitos contadores erram nesse processo. Eles assumem que os clientes já sabem o que precisa ser feito e isso contribui para a desorganização. Orientações simples, como “devo emitir a nota fiscal com qual CNAE? ” ou “para esse produto qual é a CFOP? ” precisam ser tratadas, mesmo para empresas que já tenham algum tempo no mercado.

Esse processo pode ser um a um, onde cada cliente tem essa primeira conversa, ou dependendo do modelo da empresa, pode ser automatizado com uma sequência de e-mails desenvolvido em ferramentas próprias para esse fim, aliados a tutoriais presentes no site da contabilidade.

Empreendedorismo é algo nato no brasileiro que, muitas vezes, se guia pelo talento, oportunidade e paixão, mas não sabe bem como fazer a parte administrativa e financeira. Nesse cenário, o contador para pequenas empresas assume o papel de um consultor estratégico.

O segredo é cobrar o cliente contábil para moldar seu comportamento

O contador precisa ensinar ao cliente como ser organizado e qual nível de controle é necessário. Tem que deixar claro que isso não é para atender a necessidade da empresa contábil e sim para sua própria segurança. 

Para fazer a gestão contábil é preciso ter um controle de processos para cobrar o cliente. Enquanto se cobra de maneira insistente, vai se moldando seu comportamento. Realizando a cobrança de forma recorrente, de duas uma: ou a empresa se molda ao atendimento ou desiste do contrato. As duas opções são boas para ambos.

Empresas maiores têm estrutura e mão de obra que permitem serviços consultivos financeiros mais elaborados que consistem em: 

  • Modelar processos,
  • Capacitar pessoas,
  • Parametrizar sistemas
  • Analisar resultados.

Apenas uma pequena parte das empresas tem essa estrutura no Brasil. Em geral, todos os funcionários estão envolvidos no processo produtivo dos produtos ou serviços principais e não na gestão de processos internos. 

Essa realidade abre espaço para a terceirização com o BPO Financeiro. É uma solução muito poderosa e que resolve boa parte da desorganização financeira. Uma ferramenta muito útil para empresas pequenas que não tem estrutura, tempo e foco para isso, portanto, um serviço barato em relação ao benefício.

A partir de agora, contador, quando encontrar um cliente desorganizado, olhe como oportunidade e não como ameaça. Crie processos para moldar sua rotina e ofereça serviços contábeis em que seu negócio faça as tarefas e receba bem por isso. 

Aí está o segredo de fazer do limão não só uma limonada, mas uma bela caipirinha!

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