Em primeiro lugar vamos traçar o perfil das pessoas que geralmente cuidam do faturamento e do financeiro.
Os sócios: A maioria dos escritórios são empresas de pequeno porte, logo os donos podem cuidar do faturamento e do financeiro, o que convenhamos tem que ser algo rápido e prático, já que as horas usadas nessa tarefa, podiam ser usadas em outras frentes. Porém um bom controle do caixa é super importante e não deve ser deixado de lado em hipótese alguma.
Encarregado do financeiro: Em escritórios maiores podemos visualizar essa pessoa que cuida exclusivamente do financeiro e muitas vezes também do faturamento. Caso exista mais de uma pessoa que cuidem dessas partes deve haver um sincronismo entre essas pessoas que cuidam do financeiro e do faturamento.
Atendentes ou recepcionistas: Pois bem, em muitos escritórios estas pessoas que fazem o contato de primeiro grau com os clientes são os responsáveis por realizar o faturamento, mas não são responsáveis pelo financeiro.
Estas três figuras são as que geralmente são observadas no escritório para cuidar do faturamento e em muitos casos do financeiro também.
Mas o faturamento e financeiro são a mesma coisa ?
Perceba que o faturamento é “diferente” do financeiro, mas na maioria dos escritórios geralmente é a mesma pessoa que cuida das duas partes.
Agora vem o problema !
Perceba :
Os escritórios maiores que possuem mais de uma pessoa cuidando do financeiro e do faturamento e também as que as recepcionistas ou atendentes faturam entram em colapso !!
Pois bem, uma informação não complementa a outra, os relatórios de fluxo de caixa, caixa entre outros gerenciais nunca batem, principalmente quando o escritório não possui um software específico para cuidar da saúde financeira e do faturamento. Ou seja, quem fatura não tem acesso a conta corrente no banco e quem cuida do financeiro muitas vezes não consegue identificar qual foi o cliente que pagou determinada fatura, ou seja, vira uma salada mista, uma zorra total uma coisa desbaratinada !
Bom se você se vê nesse caso citado acima, fique preocupado !
O faturamento e o financeiro são partes essenciais do seu negócio, você tem que parar e organizar toda sua rotina !
Primeira etapa
Procure um software que faça o faturamento e o financeiro para sua empresa. Tente identificar as seguintes característica no programa:
- Existe uma tela aonde eu possa fazer uma configuração para que todo mês se gere a fatura de forma automática.
- O programa emite Boleto (Isso é super importante, já que fica mais profissionalizado suas cobranças e também organizado, já que cada boleto terá uma identificação única).
- Existe tela para quitar os títulos pagos
- Eu consigo controlar o caixa, deixando-o igual ao meu extrato bancário
- Eu consigo ver se meu cliente está devendo de forma rápida
Entre outros itens super importantes, mas acredito que esse seja o CORE (Núcleo do programa).
Não espere que o software fará todos os relatórios que você quiser, isso é impossível, talvez passando um sugestão em uma futura atualização você poderá visualizar o mesmo, mas isso dependerá muito da avaliação do analista.
Segunda etapa
Comprei o software estou e organizado ! Não meu amigo, muito pelo contrário, agora começará uma parte dolorosa em sua organização, porém depois dessa fase você poderá ter uma ótima saúde financeira e também aumentar seu faturamento !
Treinamento, isso mesmo o treinamento, é essencial para que se consiga ultrapassar essa segunda etapa com mais facilidade, mas não pense que só assistindo um treinamento você sairá apto a fazer tudo, agora vem uma parte na qual o colaborador tem que ser pró-ativo, aproveite o suporte da empresa que você contratou. As empresas do ramo contábil tem o privilégio de ter empresas de software que dão o suporte telefônico apenas com a manutenção que é paga mensalmente, em outros ramos de atividade as empresas de software cobram o suporte pelo tempo em que você fica no telefone.
É óbvio que na contratação você terá que pesquisar sobre o suporte e tudo mais.
Terceira etapa
Faça scripts para o pessoal que fica no faturamento e também para os que ficam no financeiro, ou somente um para os dois, estes scripts são parecidos com checklists. Parece coisa boba, porém a eficiência dessa prática pode ultrapassar barreiras que você não acredita.
Quarta etapa
Não será em um período curto que você terá essas informações organizadas, tenha paciência, monitore, faça de tudo para que o seu projeto de organização dê certo!
Existe muitos detalhes nestas rotinas de faturamento e financeiro, esse know-how você só aprenderá com o decorrer do tempo.
