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Acompanhamento da Implantação do Plano de Ação

O auditor tem que exercer um procedimento de acompanhamento da adoção das ações corretivas concluídas em seu trabalho, que via de regra é conhecido como

02/01/2006 00:00:00

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O auditor tem que exercer um procedimento de acompanhamento da adoção das ações corretivas concluídas em seu trabalho, que via de regra é conhecido como "Follow-up" .

A partir de sistemas internos, desenvolvidos pela própria área de Auditoria de Processo ou adquiridos no mercado, todas as ações corretivas, responsáveis e datas acordadas nos pontos de controle são armazenados para o controle de sua implantação.

Após a data limite, estabelecida para implantação das ações corretivas, o auditor responsável pelo projeto realiza uma nova visita a área auditada.

Não se trata de um novo trabalho, mas sim da constatação de que todos as ações corretivas acordadas foram implantadas pela área.

Nesta constatação, o auditor testara a implantação da ação corretiva, ou seja executara os procedimentos necessários para constatação de sua total adoção pela área, de acordo com a forma e prazo acordados no Ponto de Auditoria.

Cabe se ressaltar que o Follow-up é um perfeito termômetro sobre a importância e valor dados pela área auditada aos resultados apontados pelo trabalho de auditoria.

O cumprimento e a realização das ações corretivas, dentro do prazo estabelecido, denota que a área auditada reconheceu a importância das mudanças geradas e o valor agregado com base na adoção das ações corretivas concluídas.

Programação dos Trabalhos de Follow-up:

O procedimento de Follow-up pode ser adotado durante a execução de um trabalho reincidente sobre a área auditada ou de forma independente.

O que vai determinar o melhor período para sua execução vai ser a importância do processo sobre o negócio exercido pela empresa e o grau de envolvimento que o trabalho tenha sobre suas operações.

As ações corretivas que detenham significativa importância sobre os processos da empresa e que sua adoção representem ganhos através de:

  • Aumento de receita;

  • Extinção de perdas financeiras; e

  • Melhorias no Processo

Devem ter a sua adoção constatada pela auditoria, imediatamente após ser ultrapassado o período definido pela área, como o prazo necessário a sua implementação.

A constatação das demais ações corretivas podem aguardar o próximo trabalho a ser executado sobre a área auditada, mas todavia é importante não se ultrapassar um período muito longo, uma vez que o valor agregado atribuído com uma conquista do trabalho da auditoria de processo, pode ser esvaziado.

Via de regra é aconselhável a execução de follow-up, no máximo a cada 6 meses após o prazo estabelecido para implantação da ação corretiva.

Trata-se de um período suficiente para maturação das ações sugeridas e para que não seja identificada a necessidade de mudanças no processo.

Na alta voltagem e velocidade exigida pelo mundo globalizado, mudanças e adaptações aos processos visando a adequação do negocio exercido pela empresa, se tornam cada dia mais eminentes, obrigando o auditor a entender a tempestividade necessária para a implantação das ações corretivas.

Caso a verificação da adoção destas ações demore a ocorrer, é possível que no momento desta, as ações já estejam até obsoletas, considerando possíveis mudanças ou inovações necessárias ao processo.

Metodologia empregada nos Trabalhos de Follow-up:

A metodologia utiliza nos trabalhos de Follow-up, consiste na efetiva verificação se todas as ações corretivas foram adotadas pelas áreas auditadas.

Esta verificação vai evidenciar que as ações corretivas seguiram todos os procedimentos e parâmetros acordados junto com gestão da área e a Auditoria de Processo.

Dentre os procedimentos comuns a um procedimento de follow-up, podemos destacar:

  • Verificação da implantação ou mudança de procedimento ou controle;

  • Constatação do desenvolvimento de projeto ou trabalho para apuração de volumes e números relacionados ao processo;

  • Verificação da adoção de procedimento ou controles que assegurem o suporte sobre perdas financeiras ou prejuízo a imagem da empresa; e

  • Observação da utilização de rotinas que proporcionem qualidade as operações realizadas no processo.

Forma de reportar os Trabalhos de Follow-up:

A forma para reportar os trabalhos de auditoria depende muito do tipo de trabalho realizado.

Via de regra, devemos estabelecer um padrão para que de forma sintetizada e clara fique evidenciado que as ações corretivas foram cumpridas dentro dos prazos negociados ao termino do trabalho de auditoria.

Esta informação deve ser passada para a alta gestão da empresa e para a Diretoria e Gerencia direta da área auditada.

É muito importante que os responsáveis pelas decisões estratégicas da empresa, saibam que ações visando a melhoria dos processos, maior rentabilidade e qualidade a operação, foram devidamente adotadas pela área auditada.

Este relatório também é a forma da Auditoria de Processo estar documentando o resultado de seu trabalho, demonstrando que às ações concluídas em sua auditoria eram factíveis e foram adotadas pela área com êxito.

Porem se o follow-up for em relação a um trabalho específico ou que não estava previamente programado no cronograma da Auditoria de Processo e que não tenha muita representatividade para o negócio exercido, assim como os riscos não representem perdas significativas, o reporte de seu follow-up pode ser feito através de um memorando interno enviado para a Diretoria e Gerencia da área auditada.

Não podemos deixar de realizar o follow-up, mais é muito importante ter sempre em mente que o tempo e envolvimento da Alta Gestão da Empresa, devem ser empregados em assuntos que:

  • tenham materialidade;

  • impliquem diretamente na qualidade do produto ou serviço prestado; e/ou

  • possibilitem o prejuízo da imagem da empresa.

Texto retirado do Livro: Auditoria de Processos de Sergio Vidal - Editora Impetus.

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