A partir de sistemas internos, desenvolvidos pela própria área de Auditoria de Processo ou adquiridos no mercado, todas as ações corretivas, responsáveis e datas acordadas nos pontos de controle são armazenados para o controle de sua implantação.
Após a data limite, estabelecida para implantação das ações corretivas, o auditor responsável pelo projeto realiza uma nova visita a área auditada.
Não se trata de um novo trabalho, mas sim da constatação de que todos as ações corretivas acordadas foram implantadas pela área.
Nesta constatação, o auditor testara a implantação da ação corretiva, ou seja executara os procedimentos necessários para constatação de sua total adoção pela área, de acordo com a forma e prazo acordados no Ponto de Auditoria.
Cabe se ressaltar que o Follow-up é um perfeito termômetro sobre a importância e valor dados pela área auditada aos resultados apontados pelo trabalho de auditoria.
O cumprimento e a realização das ações corretivas, dentro do prazo estabelecido, denota que a área auditada reconheceu a importância das mudanças geradas e o valor agregado com base na adoção das ações corretivas concluídas.
Programação dos Trabalhos de Follow-up:
O procedimento de Follow-up pode ser adotado durante a execução de um trabalho reincidente sobre a área auditada ou de forma independente.
O que vai determinar o melhor período para sua execução vai ser a importância do processo sobre o negócio exercido pela empresa e o grau de envolvimento que o trabalho tenha sobre suas operações.
As ações corretivas que detenham significativa importância sobre os processos da empresa e que sua adoção representem ganhos através de:
-
Aumento de receita;
-
Extinção de perdas financeiras; e
-
Melhorias no Processo
Devem ter a sua adoção
constatada pela auditoria, imediatamente após ser ultrapassado o período
definido pela área, como o prazo necessário a sua implementação.
A constatação das demais ações corretivas podem aguardar o próximo trabalho a
ser executado sobre a área auditada, mas todavia é importante não se ultrapassar
um período muito longo, uma vez que o valor agregado atribuído com uma conquista
do trabalho da auditoria de processo, pode ser esvaziado.
Via de regra é aconselhável a execução de follow-up, no máximo a cada 6 meses
após o prazo estabelecido para implantação da ação corretiva.
Trata-se de um período suficiente para maturação das ações sugeridas e para que
não seja identificada a necessidade de mudanças no processo.
Na alta voltagem e velocidade exigida pelo mundo globalizado, mudanças e
adaptações aos processos visando a adequação do negocio exercido pela empresa,
se tornam cada dia mais eminentes, obrigando o auditor a entender a
tempestividade necessária para a implantação das ações corretivas.
Caso a verificação da adoção destas ações demore a ocorrer, é possível que no
momento desta, as ações já estejam até obsoletas, considerando possíveis
mudanças ou inovações necessárias ao processo.
Metodologia empregada nos Trabalhos de Follow-up:
A metodologia utiliza nos trabalhos de Follow-up, consiste na efetiva
verificação se todas as ações corretivas foram adotadas pelas áreas auditadas.
Esta verificação vai evidenciar que as ações corretivas seguiram todos os
procedimentos e parâmetros acordados junto com gestão da área e a Auditoria de
Processo.
Dentre os procedimentos comuns a um procedimento de follow-up, podemos destacar:
-
Verificação da implantação ou mudança de procedimento ou controle;
-
Constatação do desenvolvimento de projeto ou trabalho para apuração de volumes e números relacionados ao processo;
-
Verificação da adoção de procedimento ou controles que assegurem o suporte sobre perdas financeiras ou prejuízo a imagem da empresa; e
-
Observação da utilização de rotinas que proporcionem qualidade as operações realizadas no processo.
Forma de reportar
os Trabalhos de Follow-up:
A forma para reportar os trabalhos de auditoria depende muito do tipo de
trabalho realizado.
Via de regra, devemos estabelecer um padrão para que de forma sintetizada e
clara fique evidenciado que as ações corretivas foram cumpridas dentro dos
prazos negociados ao termino do trabalho de auditoria.
Esta informação deve ser passada para a alta gestão da empresa e para a
Diretoria e Gerencia direta da área auditada.
É muito importante que os responsáveis pelas decisões estratégicas da empresa,
saibam que ações visando a melhoria dos processos, maior rentabilidade e
qualidade a operação, foram devidamente adotadas pela área auditada.
Este relatório também é a forma da Auditoria de Processo estar documentando o
resultado de seu trabalho, demonstrando que às ações concluídas em sua auditoria
eram factíveis e foram adotadas pela área com êxito.
Porem se o follow-up for em relação a um trabalho específico ou que não estava
previamente programado no cronograma da Auditoria de Processo e que não tenha
muita representatividade para o negócio exercido, assim como os riscos não
representem perdas significativas, o reporte de seu follow-up pode ser feito
através de um memorando interno enviado para a Diretoria e Gerencia da área
auditada.
Não podemos deixar de realizar o follow-up, mais é muito importante ter sempre
em mente que o tempo e envolvimento da Alta Gestão da Empresa, devem ser
empregados em assuntos que:
-
tenham materialidade;
-
impliquem diretamente na qualidade do produto ou serviço prestado; e/ou
-
possibilitem o prejuízo da imagem da empresa.
Texto retirado do Livro: Auditoria de Processos de Sergio Vidal - Editora Impetus.
