No cenário atual, onde as empresas enfrentam demandas crescentes por transparência, conformidade regulatória e otimização de recursos, a gestão eficiente do ativo imobilizado se tornou uma necessidade estratégica e não apenas uma obrigação contábil. Bens físicos representam parte significativa do capital investido em muitas organizações, e sua administração inadequada pode gerar perdas financeiras, inconsistências contábeis e entraves à governança corporativa.
O problema das planilhas e métodos paliativos
Ainda é bastante comum encontrar empresas – inclusive de médio porte – que realizam o controle de seus ativos por meio de planilhas eletrônicas ou registros manuais. Embora úteis em contextos mais simples, esses instrumentos apresentam limitações severas quando se trata de:
-
Controle físico dos ativos
-
Atualização em tempo real
-
Registro de movimentações internas
-
Cálculo preciso de depreciação
-
Conciliação com os saldos contábeis
-
Armazenamento de documentação de suporte (notas fiscais, manuais, laudos)
Além disso, o uso de planilhas está sujeito a falhas humanas, perda de arquivos, ausência de trilha de auditoria e dificuldade de compartilhamento entre departamentos.
A evolução da governança patrimonial
O avanço das normas contábeis e a crescente pressão por transparência e rastreabilidade dos ativos trouxeram à tona a necessidade de modernização dos processos de gestão patrimonial. Nesse sentido, o uso de ferramentas especializadas de controle patrimonial tem se mostrado um grande aliado na construção de práticas mais sólidas de governança.
Um sistema de gestão patrimonial eficaz deve ir além do cadastro básico de ativos. Ele precisa oferecer uma estrutura funcional que contemple:
-
Registro detalhado dos bens, com informações como localização, responsável, centro de custo, vida útil, valor de aquisição, fornecedor, entre outros.
-
Cálculo automático da depreciação contábil, alinhado ao que determina o CPC 27 – Ativo Imobilizado.
-
Possibilidade de realização de testes de recuperabilidade de ativos, conforme o CPC 01 – Redução ao Valor Recuperável.
-
Gestão documental integrada, permitindo anexar imagens e arquivos em PDF (notas fiscais, manuais técnicos, certificados).
-
Controle multiusuário e multidepartamental, possibilitando que diferentes áreas da empresa colaborem no processo, respeitando níveis de permissão.
-
Em ambientes mais avançados, integração com sistemas contábeis ou ERP via API.
Confiabilidade e segurança em ambientes em nuvem
Outro aspecto relevante é a migração desses sistemas para ambientes em nuvem, o que permite acesso remoto, segurança da informação e backups automáticos. Além disso, reduz-se a dependência de infraestrutura interna e facilita o acompanhamento dos dados por diferentes unidades ou filiais da empresa.
A hospedagem em plataformas consolidadas, como a Amazon Web Services (AWS), por exemplo, proporciona alta disponibilidade e escalabilidade, adequando-se tanto a empresas com poucos ativos quanto àquelas que possuem milhares de itens distribuídos em várias localidades.
Impactos positivos para a contabilidade e a controladoria
Para os profissionais da área contábil, o uso de sistemas patrimoniais especializados representa um ganho significativo em precisão e confiabilidade dos saldos contábeis. Isso reduz retrabalho, melhora a conciliação com os saldos físicos e permite que o controle do ativo imobilizado seja realizado de forma proativa, e não apenas reativa, como costuma ocorrer em fechamentos mensais ou em períodos de auditoria.
Além disso, uma gestão patrimonial eficaz impacta diretamente:
-
Na elaboração de balanços patrimoniais mais consistentes
-
No cumprimento das obrigações acessórias
-
Na assertividade das análises de rentabilidade por centro de custo
-
Na prevenção de perdas ou obsolescência de bens mal localizados ou esquecidos
Experiência prática: a gestão como ferramenta de transformação
Ao longo dos últimos anos, tive a oportunidade de acompanhar a implantação de sistemas de controle patrimonial em empresas dos mais diversos setores, incluindo indústrias, hospitais, empresas de serviços, entidades do terceiro setor e prefeituras. O padrão se repete: inicialmente, há uma certa resistência à mudança de método; em seguida, a clareza sobre os ativos e os resultados de uma gestão sistematizada transforma a percepção da equipe técnica e da diretoria.
Empresas que adotaram soluções estruturadas para controle patrimonial relataram melhorias consideráveis em auditorias, facilidade na elaboração de demonstrações contábeis, redução de perdas e aumento na rastreabilidade dos ativos.
Considerações finais
A utilização de ferramentas de gestão patrimonial é parte integrante do processo de maturação das organizações. Ela fortalece a governança, melhora a transparência e contribui para a sustentabilidade financeira da empresa. O ativo imobilizado deve ser tratado como uma área estratégica, com processos contínuos de controle, avaliação e acompanhamento.
O uso de tecnologia adequada para essa finalidade não é mais um luxo ou um diferencial competitivo – é uma necessidade de gestão moderna.
Por: Walber Almeida Xavier de Sousa, especialista em Gestão Patrimonial e Avaliação de Ativos Imobilizados. Atua há mais de 10 anos com projetos de organização patrimonial em empresas públicas e privadas de todo o Brasil. É diretor da AXS Consultoria Empresarial, com foco em soluções para controle e valorização do ativo imobilizado.
