No ambiente empresarial moderno, Asset Management (gestão de ativos) deixou de ser apenas uma obrigação contábil para se tornar um elemento central na estratégia de saúde financeira, eficiência operacional e conformidade regulatória.
Apesar disso, muitas empresas ainda controlam seus Fixed Assets (ativos imobilizados) usando planilhas no Excel.Embora possa parecer uma solução simples e de baixo custo, essa prática traz riscos consideráveis, que vão desde erros humanos até perdas de dados e falhas em auditorias.
Os riscos de confiar apenas no Excel
O Excel é uma ferramenta poderosa para análises pontuais, mas não foi desenvolvido para gestão patrimonial contínua. Entre as principais limitações, destacam-se:
- Ausência de Audit Trail – Sem rastreamento de quem fez alterações, quando e o que foi modificado, é impossível garantir integridade e transparência para auditorias.
- Vulnerabilidade a erros humanos – Fórmulas quebradas, células alteradas por engano ou dados inconsistentes podem distorcer o Balance Sheet (balanço patrimonial).
- Risco de perda de dados – Planilhas locais estão expostas a falhas de hardware, exclusão acidental ou ataques cibernéticos.
- Baixa eficiência operacional – Processos como cálculos de Depreciation, registros de movimentações e histórico de manutenção tornam-se lentos e suscetíveis a erros.
O papel dos softwares de gestão patrimonial
Para evitar esses riscos, empresas de todos os portes têm migrado para Asset Management Systems robustos e auditáveis.Essas soluções centralizam informações, oferecem segurança de dados, automatizam cálculos e facilitam a Regulatory Compliance.
No mercado, é possível encontrar desde ferramentas mais acessíveis até plataformas de grande porte, como:
- SAP Fixed Asset Management – Integrado ao ERP SAP, oferece rastreabilidade, automação de depreciação e relatórios avançados.
- Oracle NetSuite Fixed Assets – Solução em nuvem com gestão de ciclo de vida de ativos e integração contábil.
- IBM Maximo Asset Management – Voltado para empresas que necessitam de controle de ativos físicos em larga escala.
- AXS Consultoria Empresarial – Em nuvem, flexível, multiusuário, consolida várias informações e customizável – adequado para Pequenas e Médias empresas.
- Infor EAM (Enterprise Asset Management) – Focado em manutenção preditiva e gestão completa do ativo imobilizado.
Benefícios que uma boa solução deve oferecer
Independentemente do fornecedor, um software de gestão patrimonial eficaz deve proporcionar:
- Segurança e confiabilidade dos dados
- Hospedagem segura (Cloud Infrastructure), backups automáticos e proteção contra acessos não autorizados.
- Rastreabilidade completa (Audit Trail)
- Registro de todas as alterações feitas por cada usuário.
- Automação e eficiência operacional
- Cálculo automático de Depreciation, controle de manutenções e movimentações.
- Conformidade com normas contábeis
- Alinhamento com CPC 27, CPC 01 e padrões internacionais como IFRS.
- Flexibilidade e escalabilidade
- Capacidade de adaptar-se ao crescimento da empresa e às particularidades de cada operação.
Conclusão
Controlar ativos imobilizados por meio de planilhas é insistir em um método vulnerável, trabalhoso e arriscado.Com as demandas crescentes por Corporate Governance e Financial Compliance, adotar um Asset Management Software robusto não é mais uma opção — é uma necessidade estratégica para proteger e potencializar o patrimônio empresarial.
