Dentre os principais aspectos a serem incluídos em um planejamento destacamos
1. Objetivo da Auditoria
É muito importante que o objetivo do trabalho fique claramente identificado não perante a equipe de trabalho, mas também junto à alta gestão do processo auditado.
Devem ser evitados termos técnicos e jargões de auditoria, uma vez que os mesmos podem não ser entendidos pela área.
É imprescindível que este objetivo seja acordado com a alta gestão do processo auditado.
2. Objetivos do Processo apurados junto à sua Gerencia:
Trata-se dos objetivos do processo identificados e acordados na reunião de definição dos objetivos do trabalho.
Sua documentação no planejamento comprova que o trabalho não poderá perder o seu foco ou até mesmo sua melhoria como um dos seus objetivos
Riscos e Controles associados identificados:
A identificação dos riscos e controle associados a cada objetivo de processo destacado pela área, é um importante balizador do trabalho que será realizado pelo auditor, mas nunca deverá representar um limitador para os procedimentos que serão adotados, assim como para a revisão e acompanhamento da metodologia empregada.
O gerente que considera meramente estes riscos e controles em sua revisão demonstra que não esta exercendo uma visão de processo, mas sim adotando uma postura de verificador do trabalho feito.
Autuando como auditor de processo estas informações devem representar a base para os procedimentos adotados, que em sua integra devem sempre prever ganhos que superem o controle sobre os riscos identificados e melhorias sobre os controles
existentes. Ai o trabalho estará agregando ao processo.
3. Escopo do trabalho
O escopo do trabalho abrange todos os aspectos que deverão ser considerados para o atingimento do seu objetivo ou alvo principal.
Nestes aspectos podemos exemplificar o ambiente onde o trabalho será realizado, os períodos que serão realizados os testes e a data-base considerada para auditoria.
Ao mesmo tempo é importante ser considerado o que o trabalho busca, ou seja quais as melhorias ou ganhos previstos, se possível mensuráveis pelo auditor em conjunto com a alta gestão do processo.
4. Metodologia de Trabalho
Trata-se de um resumo da forma empregada para a auditoria, relacionando os tipos de levantamentos e testes que será realizado, qual a forma de amostragem de sua verificação e de abordagem para levantamento e conhecimentos dos dados e informações envolvidas no processo.
Esta informação é muito importante, principalmente para o entendimento, pelas áreas auditada, do trabalho que será realizado pela auditoria.
5. Estimativa de termino da auditoria
É imprescindível manter-se um compromisso sobre o termino do trabalho.
O período de sua execução deve considerar o tempo necessário a avaliação de todos os aspectos, informações e dados envolvidos, mas não pode representar uma data que supere as expectativas da área auditada para obtenção de suas conclusões.
É muito importante a mensuração do termino do trabalho em comum acordo com a área auditada e que o mesmo seja cumprido pela auditoria.
6. Dimensionamento das principais operações do processo
Até mesmo para a comprovação e documentação da importância do processo auditado, sobre o negócio exercido pela empresa, assim como para identificação de quanto representara possíveis melhorias sobre o processo, o auditor deve evidenciar os números e volumes relativos ao processo auditado.
Este dimensionamento é importante para uma futura comparação e/ou medição dos resultados agregados ao termino do trabalho.
7. Equipe de auditoria
Aproveitando a apresentação do planejamento do trabalho à área auditada é importante também se apresentar a equipe que atuará no trabalho, assim como a responsabilidade e envolvimento de cada membro, para o devido esclarecimento e entendimento que toda a equipe é importante para o sucesso do trabalho.
Esta documentação também é fator essencial para que o auditado entenda que existe um grupo, que de forma integrada e eficiente, atuara para o sucesso do trabalho.
8. Emitido e Aprovado por:
Por ser o ponto inicial do trabalho, demonstrando o seu objetivo e metodologia empregada para o seu sucesso, todos os planejamentos devem ser aprovado pelo mais alto gestor da Auditoria de Processo, demonstrando que todo o time da área esta envolvido na sua execução e na conclusão sobre melhorias que efetivamente agreguem ao processo.
Este texto foi extraído do
livro Auditoria de Processos
Autor: Sergio Vidal
Editora Impetus.
