As tecnologias, nas mais diversas áreas, têm evoluído significativamente - algumas vezes até assustadoramente – no sentido de proporcionar mais segurança, conforto, agilidade e redução dos custos.
Em alguns setores as novas tecnologias têm sido muito mal aproveitadas, o que talvez demonstre falta de criatividade. A digitalização dos documentos, por exemplo. Algumas empresas começam a se especializar na prestação desse serviço, que ainda é muito pouco utilizado.
Mas o que é a digitalização de documentos? Em palavras simples, digitalizar é copiar ou "escanear" um documento para guardá-lo em meio digital, ou seja, no computador.
De posse do conhecimento desse recurso, muitas empresas pedem orientação ao contador para que todos os documentos sejam digitalizados. A iniciativa é louvável, pois há bons motivos para armazenar informações em meio digital. Vejamos alguns:
*facilita o acesso às informações;
*reduz o custo de armazenamento;
*garante maior segurança aos documentos, acessados apenas digitalmente;
*permite o intercâmbio do acervo.
Então surge a dúvida: os documentos digitalizados têm valor jurídico perante terceiros, como
órgãos fiscalizadores, a justiça e demais interessados?
Já em 1968, a Lei 5.433 instituiu a microfilmagem através de um processo de digitalização em filmes negativos, de custo muito alto e praticidade zero. Também na área contábil, uma lei de 2007 dá valor jurídico à impressão digital de alguns livros, mas infelizmente ainda não a qualquer documento digitalizado, tal como recibo de pagamento e outros assinados pelos funcionários, comprovante de recolhimento de tributos, notas fiscais - exceto a eletrônica - recibos e duplicatas pagas, entre outros.
Deputados federais e senadores apresentaram alguns projetos de lei (PL 1532/1999, PLS 146/2007, PLC 11/2007 e 23/2010) com o fim de criar normas para a digitalização de documentos que possuam validade e eficácia jurídica, bem como regras para empresas e cartórios credenciados por órgãos governamentais a prestar este serviço.
Nenhum deles ainda foi aprovado, mas o tema está na pauta das lideranças políticas, dada a sua importância. A aplicação de regras definidas em lei é questão de tempo. Acredito que em poucos anos teremos à disposição mais uma excelente tecnologia que poderá ser aproveitada em sua plenitude e contribuir de forma significativa com a segurança, o conforto, a agilidade e a redução dos custos.
Por enquanto continuamos digitalizando todos os documentos para garantir maior agilidade ao nosso dia a dia, sempre preservando a via original, para posterior comprovação de eficácia jurídica quando for o caso.
Autor: Gilmar Duarte (autor do livro "Honorários Contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado.")
