IA — Portal Contábeis Durante muitos anos, a escolha de um fornecedor foi feita, em grande parte, a partir de três perguntas: qual é o preço, qual é o prazo e quando será feita a entrega?
Esses fatores continuarão importantes. A diferença é que, com a Reforma Tributária, eles deixarão de ser suficientes.
A criação do Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços, a CBS, trará uma nova lógica para o aproveitamento de créditos tributários. Na prática, isso fará com que as empresas tenham de olhar não apenas para o valor cobrado pelo fornecedor, mas também para o crédito gerado pela operação, a correção da documentação fiscal e o momento em que esse crédito poderá ser utilizado.
O preço que aparece na proposta comercial, portanto, nem sempre representará o custo verdadeiro da compra.
Uma mercadoria vendida por R$ 100 mil pode, à primeira vista, parecer mais vantajosa do que outra oferecida por R$ 103 mil. No entanto, se a primeira operação gerar apenas R$ 5 mil em créditos e a segunda permitir o aproveitamento de R$ 12 mil, o resultado muda.
No exemplo, a primeira compra teria um custo líquido estimado de R$ 95 mil. A segunda, de R$ 91 mil. Mesmo com preço maior, ela seria economicamente mais favorável.
Os valores são apenas ilustrativos, porque o crédito efetivo dependerá do tipo de operação, do regime aplicável, das alíquotas, das vedações legais e do cumprimento das condições previstas na legislação. Ainda assim, o exemplo mostra uma mudança importante: comprar mais barato e comprar melhor podem deixar de ser a mesma coisa.
O crédito passa a fazer parte da decisão comercial
A não cumulatividade é um dos pilares do novo sistema. Em termos gerais, os tributos incidentes nas aquisições poderão ser utilizados para reduzir os valores de IBS e CBS devidos nas operações realizadas pela empresa.
Isso evita que a tributação seja acumulada integralmente em cada etapa da cadeia.
Mas é preciso cuidado com uma interpretação simplista. A existência de uma despesa ou o recebimento de uma nota fiscal não significam, por si só, que haverá um crédito disponível para uso imediato.
A legislação prevê condições, restrições e tratamentos específicos. Também existem situações em que o crédito pode ser vedado, como determinadas aquisições ligadas a uso ou consumo pessoal, além de operações submetidas a regimes próprios.
Por essa razão, o conceito de crédito amplo não deve ser confundido com crédito automático.
Cada operação precisará ser analisada com base em sua natureza, na forma de tributação, na documentação emitida e nas condições legais para apropriação.
A nota fiscal terá ainda mais importância
No ambiente do IBS e da CBS, a qualidade da informação fiscal será decisiva.
Não bastará que a nota tenha sido emitida. Ela terá de representar corretamente o negócio realizado, identificar o comprador e o vendedor, apresentar a classificação adequada dos bens ou serviços e conter os campos exigidos para os novos tributos.
Um erro aparentemente simples, como uma classificação incompatível, um destinatário incorreto ou uma informação divergente no XML, poderá exigir correção e atrasar o processamento do crédito.
Também será necessário acompanhar cancelamentos, devoluções, descontos e outros eventos que alterem a operação original.
Isso significa que a conferência dos documentos fiscais de entrada deixará de ser uma tarefa restrita ao fechamento do mês. Ela deverá ocorrer de forma mais próxima da compra, do recebimento e do pagamento.
Quanto mais tarde o erro for identificado, maior será o risco de retrabalho, atraso na apropriação do crédito e impacto no caixa.
O crédito não depende apenas da emissão da nota
Outro ponto que merece atenção é o momento em que o crédito poderá ser efetivamente apropriado.
A nova sistemática conecta o documento fiscal à liquidação do tributo correspondente. Essa liquidação poderá ocorrer por recolhimento, compensação, split payment ou outra forma prevista na legislação.
Na prática, as empresas precisarão acompanhar não apenas a nota recebida, mas também o registro da operação, sua liquidação e a forma como ela aparecerá nos sistemas de apuração.
Esse acompanhamento será especialmente relevante quando houver divergência entre o valor pago, o documento fiscal e as informações registradas pelos sistemas oficiais.
Por isso, a área fiscal não conseguirá trabalhar de forma isolada. Será necessário integrar compras, contas a pagar, tesouraria, faturamento, contabilidade e tecnologia.
A situação fiscal do fornecedor deve ser analisada com cautela
É comum ouvir que uma irregularidade do fornecedor fará o comprador perder automaticamente o crédito. Essa afirmação, apresentada de forma genérica, pode levar a conclusões equivocadas.
A simples existência de débitos fiscais ou pendências gerais do vendedor não significa, por si só, que todos os créditos do comprador serão cancelados.
O que precisa ser analisado é a operação concreta.
Problemas podem surgir quando a nota fiscal é emitida de forma incorreta, quando os dados não correspondem ao negócio realizado, quando há falhas na liquidação do débito ou quando cancelamentos e devoluções não são registrados adequadamente.
A análise do fornecedor deve considerar, portanto, a qualidade cadastral, documental, operacional e tecnológica. Não se trata apenas de consultar certidões, mas de avaliar se ele possui condições de emitir, corrigir e transmitir as informações exigidas pelo novo sistema.
A gestão de fornecedores passará a incluir, de maneira mais evidente, a gestão do risco tributário.
IBS e CBS exigirão controles separados
Embora tenham sido desenhados com regras harmonizadas, IBS e CBS continuam sendo tributos diferentes.
A CBS é federal. O IBS pertence aos estados, ao Distrito Federal e aos municípios, sob gestão compartilhada.
As empresas terão de identificar separadamente créditos e débitos de cada tributo, bem como operações com redução de alíquota, regimes específicos, imunidades, isenções e demais tratamentos previstos em lei.
Isso exigirá sistemas preparados para lidar com informações mais detalhadas e para conciliar documentos, pagamentos, débitos e créditos.
Tratar os dois tributos como se fossem um único valor poderá provocar erros de escrituração, apuração e controle.
O split payment muda a dinâmica financeira
O split payment é um dos mecanismos mais relevantes da Reforma Tributária.
Em determinadas operações, a parcela correspondente ao IBS e à CBS poderá ser separada no momento do pagamento e encaminhada diretamente aos respectivos entes arrecadadores.
Para o fornecedor, isso significa que nem todo o valor pago pelo cliente necessariamente passará pelo seu caixa.
Esse efeito é importante porque muitas empresas utilizam, durante algum tempo, os valores dos tributos como parte do capital de giro. Com a segregação no pagamento, essa disponibilidade tende a diminuir.
O impacto não será igual para todos. Empresas com margens reduzidas, prazos longos de recebimento ou forte dependência de capital de giro precisarão fazer simulações mais detalhadas.
Também será necessário adaptar a conciliação bancária, o contas a receber e os controles financeiros para identificar quanto foi pago pelo cliente, quanto foi destinado aos tributos e qual valor líquido entrou na conta.
O split payment já está previsto na legislação, mas sua implantação operacional seguirá cronogramas, regras e integrações tecnológicas específicas.
Não importa apenas quanto será creditado, mas quando
O tempo entre o pagamento da compra e a utilização do crédito pode fazer diferença no caixa.
Uma empresa pode adquirir mercadorias à vista, formar estoques e vender a prazo. Mesmo que a compra gere crédito, haverá um intervalo entre a saída do dinheiro, o processamento da operação e a utilização desse valor na apuração.
Esse intervalo tem custo financeiro.
Por isso, as simulações da Reforma Tributária não devem ficar limitadas à comparação de alíquotas. Elas precisam considerar prazos de pagamento, prazos de recebimento, giro de estoque, créditos acumulados e necessidade de capital de giro.
Uma empresa pode ter direito ao crédito e, ainda assim, enfrentar pressão financeira se esse valor não estiver disponível no momento em que precisa pagar fornecedores, salários e outras despesas.
A formação de preços precisará ser revista
Muitas empresas ainda formam preços aplicando uma margem sobre o custo ou utilizando percentuais históricos de tributação.
Esse método pode deixar de produzir resultados confiáveis.
Com IBS e CBS, será necessário considerar os débitos gerados nas vendas, os créditos das aquisições, os valores não recuperáveis, o prazo de utilização desses créditos e os tratamentos específicos de cada operação.
A empresa que incluir tributos em excesso no preço poderá perder competitividade. A que não considerar corretamente os efeitos da Reforma poderá reduzir sua margem sem perceber.
Durante a transição, essa análise será ainda mais delicada, porque os tributos atuais e os novos conviverão por alguns anos.
Não haverá uma única fórmula que sirva para todos os negócios. Comércio, indústria e serviços terão estruturas de créditos diferentes, assim como empresas com cadeias longas ou poucas aquisições tributadas.
Contratos antigos podem se tornar um problema
Contratos de longo prazo também deverão ser revistos.
Cláusulas sobre preço, reajuste, tributos e responsabilidades fiscais podem ter sido escritas com base no sistema atual. Com a implantação de IBS e CBS, poderá surgir discussão sobre quem deverá suportar aumento ou redução de carga, perda de crédito ou mudança no fluxo financeiro.
A revisão é particularmente importante em contratos de fornecimento, prestação de serviços, locação, terceirização e distribuição.
É recomendável que os documentos estabeleçam como serão tratados erros fiscais, ajustes de preço, devoluções, alterações de alíquotas e falhas na emissão dos documentos eletrônicos.
Deixar essas questões para serem discutidas somente após o surgimento do problema aumenta o risco de conflito comercial.
O Simples Nacional também entra nessa discussão
As empresas do Simples Nacional não ficarão fora dos efeitos da Reforma Tributária.
A legislação permite que o optante permaneça no Simples em relação aos demais tributos e, observadas as condições legais, escolha apurar IBS e CBS pelo regime regular.
Essa decisão poderá ser relevante principalmente para empresas que vendem para outras pessoas jurídicas.
Quando IBS e CBS forem recolhidos dentro do Simples, o crédito transferido ao comprador seguirá os limites aplicáveis à sistemática simplificada. Na opção pelo regime regular, a apropriação e a transferência de créditos seguirão as regras gerais desse regime.
Para uma empresa que vende diretamente ao consumidor final, a análise poderá levar a uma conclusão. Para outra que atende grandes clientes empresariais, o resultado pode ser diferente.
Não se trata apenas de comparar alíquotas. É preciso avaliar o preço final, o crédito transferido, o aumento das obrigações e o impacto na margem.
A Reforma Tributária também é um projeto de tecnologia
Boa parte da adaptação dependerá dos sistemas utilizados pelas empresas.
ERPs, emissores de notas, plataformas de comércio eletrônico, sistemas financeiros e programas contábeis precisarão interpretar corretamente os novos campos e tratamentos.
As empresas devem verificar se seus fornecedores de tecnologia estão preparados para calcular separadamente IBS e CBS, tratar reduções e regimes específicos, processar devoluções e gerar relatórios de créditos e débitos.
Também será necessário revisar cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores.
Um sistema atualizado sobre uma base cadastral incorreta continuará produzindo informação incorreta.
Por isso, a preparação não deve começar apenas com a instalação de uma nova versão do software. Ela começa com o levantamento das operações realizadas pela empresa e com a revisão dos dados que alimentam esse sistema.
O que as empresas devem fazer agora
O primeiro passo é conhecer a própria operação.
A empresa deve identificar seus principais fornecedores, entender quais compras poderão gerar créditos, revisar contratos relevantes e verificar a qualidade dos documentos fiscais recebidos.
Também é importante simular o impacto sobre preços e fluxo de caixa, especialmente nas operações de maior valor.
As equipes de compras, faturamento e financeiro precisarão receber treinamento. Não para substituir o contador, mas para reconhecer erros antes que eles avancem para a apuração.
Outro ponto indispensável é conversar com os fornecedores de sistemas e entender quais adaptações já foram feitas, quais ainda dependem de regulamentação e como ocorrerá a implantação dos novos campos fiscais.
Esperar a fase definitiva da Reforma para iniciar essas mudanças pode ser tarde.
Principais erros que devem ser evitados
Entre os erros mais prováveis estão escolher fornecedores apenas pelo menor preço, considerar que toda despesa gera crédito, confiar que a emissão da nota resolve toda a operação e ignorar o momento em que o crédito poderá ser utilizado.
Também será arriscado manter cadastros desatualizados, não revisar contratos, deixar compras e financeiro fora do projeto e tratar IBS e CBS como se fossem um único tributo.
Outro erro será simular a Reforma apenas pelo efeito sobre a carga tributária, sem observar o fluxo de caixa.
O valor do tributo é importante, mas o tempo em que o dinheiro sai e o crédito entra pode ser igualmente relevante.
Impacto para empresários e contadores
Para o empresário, a principal mudança será perceber que o crédito tributário passará a interferir diretamente em compras, preços, contratos e capital de giro.
Para os contadores, o desafio será ir além da apuração.
Será necessário ajudar os clientes a interpretar os efeitos da Reforma sobre a operação, revisar cadastros, analisar fornecedores, projetar cenários e integrar as áreas envolvidas.
A qualidade da contabilidade continuará importante, mas a capacidade de transformar informação tributária em decisão empresarial será ainda mais valorizada.
Perguntas frequentes
Toda compra gerará crédito de IBS e CBS?
Não. O direito dependerá do tratamento tributário da operação, das condições legais, da documentação e das vedações previstas na legislação.
Receber a nota fiscal garante o crédito?
Não necessariamente. A nota é fundamental, mas a operação também deverá cumprir as demais condições de apropriação, incluindo os registros e a liquidação do débito correspondente.
O fornecedor com débitos fiscais faz o comprador perder o crédito?
Não existe uma resposta automática para toda situação. É necessário analisar a operação, a documentação emitida, a liquidação do tributo e os demais requisitos legais.
O fornecedor mais barato será sempre a melhor opção?
Não. A empresa deverá comparar o preço nominal com o custo líquido, considerando créditos, riscos documentais e efeitos financeiros.
O split payment pode reduzir o caixa do fornecedor?
Sim. A parcela correspondente aos tributos poderá ser segregada no momento do pagamento, reduzindo o valor que transita pelo caixa da empresa.
Empresas do Simples Nacional serão afetadas?
Sim. O tratamento de IBS e CBS poderá influenciar os créditos transferidos aos clientes e a competitividade das empresas que atuam no mercado B2B.
IBS e CBS devem ser controlados separadamente?
Sim. Apesar das regras harmonizadas, são tributos distintos e terão créditos, débitos e controles próprios.
Quando a empresa deve iniciar a preparação?
A preparação já deve estar em andamento, principalmente na revisão de cadastros, sistemas, contratos, fornecedores e documentos fiscais.
Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores.
