Quando surge uma nova obrigação acessória, é natural que as empresas voltem a atenção para os sistemas, os leiautes, os campos obrigatórios, as regras de validação, os prazos e a geração do arquivo. Com a Declaração de Regimes Específicos, a DeRE, todos esses cuidados serão necessários, mas não serão suficientes.
A implantação não começa na transmissão, mas na contabilidade que fornecerá as informações utilizadas na apuração. Mais do que existir no sistema, cada dado deverá representar corretamente a natureza da operação que lhe deu origem.
A DeRE foi concebida para viabilizar a apuração do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) em atividades submetidas a regimes específicos. Nesses casos, a base de cálculo nem sempre corresponderá ao preço de uma operação isolada, pois poderá depender de margens, deduções e outros elementos que exigem identificação e controle próprios.
É justamente essa característica que coloca a escrituração contábil no centro do processo. Receitas, despesas, deduções e demais valores com reflexo na base de cálculo precisarão estar corretamente registrados, separados e vinculados ao tratamento tributário aplicável.
A entrega da declaração será apenas a etapa visível do processo. Antes dela, será preciso assegurar que a informação levada ao sistema traduza com fidelidade a realidade econômica da entidade.
A DeRE participa da própria apuração
A DeRE não foi criada somente para reproduzir valores previamente calculados ou informar fatos já encerrados. As informações transmitidas serão utilizadas na apuração assistida do IBS e da CBS e participarão da formação dos valores apurados.
Esse desenho a diferencia de muitas obrigações acessórias já conhecidas. Em diversos casos, o contribuinte calcula o tributo e, posteriormente, comunica o resultado à administração tributária. Na DeRE, a informação declarada integra a própria estrutura de processamento da apuração.
Entre os elementos previstos estão os dados do contribuinte, o Plano Geral de Contas Comentado, o balancete mensal e o fechamento do período. A reunião desses componentes aproxima a contabilidade da apuração fiscal de maneira direta.
Em muitas empresas, a contabilidade e o setor fiscal ainda trabalham em momentos distintos, enquanto uma área fecha os registros e a outra apura tributos com base em documentos e controles próprios. Nos regimes abrangidos pela DeRE, essa separação tende a se tornar cada vez menos viável, porque os saldos contábeis e a classificação das contas passam a integrar o caminho até a apuração.
Um lançamento realizado na conta errada, uma receita sem a segregação necessária ou uma dedução mantida sem suporte suficiente poderão alterar a informação processada pelo sistema. O problema deixa de produzir apenas uma distorção contábil ou gerencial e pode interferir diretamente no valor do IBS e da CBS.
O plano de contas passa a produzir efeitos tributários
Um dos elementos centrais da DeRE é o Plano Geral de Contas Comentado, o PGCC, utilizado para relacionar as contas da entidade ao tratamento tributário correspondente. Para que esse vínculo funcione, o plano de contas interno deverá permitir a identificação clara da origem e da natureza dos valores registrados.
Contas excessivamente genéricas podem se tornar um problema. Uma única rubrica pode reunir operações sujeitas a tratamentos tributários diferentes e, embora o saldo total esteja contabilmente registrado, talvez não seja possível identificar com segurança qual parcela é tributável, dedutível ou submetida a regra específica.
A adaptação não consiste apenas em associar códigos às contas já existentes. Em muitos casos, será necessário rever a estrutura do plano de contas, desdobrar rubricas e separar operações que hoje são agrupadas por conveniência operacional.
Também será preciso verificar se a denominação de cada conta corresponde ao conteúdo dos lançamentos nela registrados. Um plano de contas aparentemente organizado pode não oferecer o detalhamento necessário para a correta aplicação das regras tributárias.
A classificação contábil será associada ao respectivo tratamento fiscal, permitindo que o sistema identifique de que forma o saldo deverá participar da base de cálculo. Um erro nesse vínculo pode incluir um valor indevido, excluir receita sujeita à tributação ou admitir dedução sem fundamento legal.
Não se trata, portanto, de uma tarefa que possa ser entregue exclusivamente à área de tecnologia, pois o sistema realiza a parametrização, mas não define a natureza econômica da operação. Essa conclusão depende da análise dos registros contábeis, dos contratos, da legislação e da atividade efetivamente desenvolvida.
A implantação deverá reunir as áreas contábil, fiscal, jurídica, operacional e de tecnologia. Cada uma possui parte da informação, mas todas precisarão trabalhar com os mesmos critérios para que o dado chegue à escrituração de maneira coerente.
O balancete mensal integra o processo tributário
A estrutura da DeRE prevê a utilização do balancete mensal entre os eventos periódicos da declaração. Ao lado do PGCC e do fechamento do período, ele fará parte do conjunto de informações utilizado no processamento e na totalização dos valores.
Com isso, o fechamento contábil mensal deixa de ser apenas uma rotina interna ou uma etapa posterior ao cumprimento das obrigações fiscais. Se os saldos das contas participam da formação da apuração, a consistência do balancete passa a produzir reflexos tributários imediatos.
Ainda é comum que provisões, reclassificações, conciliações e correções sejam realizadas depois de encerradas as rotinas fiscais do mês. Esse procedimento poderá gerar dificuldades, pois alterações posteriores nos saldos podem exigir revisão das informações transmitidas e, conforme o caso, dos próprios valores apurados.
Também não bastará importar automaticamente o balancete para o sistema da declaração. Antes da transmissão, será necessário verificar se as contas estão corretamente classificadas, se os saldos foram conciliados e se os lançamentos representam operações efetivamente realizadas.
Talvez o maior risco não esteja no arquivo rejeitado, pois erros de leiaute, campos incompletos e códigos inexistentes costumam ser identificados pelas validações eletrônicas. Mais preocupante é o arquivo aceito tecnicamente, mas formado por contas mal classificadas, deduções sem lastro ou valores que não correspondem à realidade da empresa.
A validação pode confirmar que o código existe, que o campo foi preenchido e que o número está no formato correto, mas não substitui o julgamento necessário para definir a verdadeira natureza da operação. Nos regimes em que a base depende de margens e deduções, essa análise será ainda mais sensível.
Rastreabilidade não será apenas uma medida preventiva
A qualidade da DeRE dependerá da possibilidade de reconstruir o caminho percorrido pela informação, desde o fato econômico até sua utilização na apuração. A empresa deverá demonstrar como determinado saldo foi formado, quais documentos sustentam os lançamentos e por que a conta recebeu certo tratamento tributário.
Não bastará existir uma rubrica com nome aparentemente adequado. O conteúdo dos registros deverá corresponder à descrição da conta e ao enquadramento atribuído. Divergências entre o título, os lançamentos e o código de tributação associado poderão comprometer a confiabilidade da apuração.
Esse cuidado também será necessário nas deduções, pois, sempre que um valor reduzir a base de cálculo, sua origem e seu fundamento deverão estar claramente demonstrados. A documentação técnica da DeRE prevê o desenvolvimento de funcionalidades voltadas ao detalhamento e ao lastro dessas deduções, além de eventos de retorno e totalização destinados a ampliar a memória de cálculo e a auditabilidade das informações.
Sem essa organização, uma diferença pode ser difícil de explicar, ainda que resulte de falha operacional e não de qualquer tentativa de reduzir indevidamente o tributo. Documentos dispersos, controles paralelos e informações sem vínculo com os lançamentos dificultam a conferência e fragilizam a justificativa do tratamento adotado.
Nesse contexto, a contabilidade precisa oferecer mais do que um saldo final. Deve permitir a compreensão de sua origem, das movimentações ocorridas no período e das razões que justificaram a inclusão ou a exclusão de cada valor da base de cálculo.
A rastreabilidade não serve apenas para uma eventual fiscalização, pois também será indispensável para que a própria empresa possa conferir a apuração, localizar divergências e corrigir falhas antes que produzam efeitos maiores.
A preparação começa pela revisão dos registros
A adaptação à DeRE não deve começar pela leitura isolada do leiaute ou pela simples atualização do sistema. Antes de qualquer parametrização, a empresa precisa conhecer as operações abrangidas e verificar se os registros atuais fornecem o nível de informação necessário.
O plano de contas separa adequadamente as receitas? As deduções estão individualizadas e documentadas? O fechamento mensal ocorre em prazo compatível? As áreas contábil e fiscal utilizam os mesmos critérios para classificar as operações?
Essas perguntas precisam ser respondidas antes da primeira transmissão. Alguns problemas não poderão ser resolvidos no momento da geração do arquivo, especialmente quando determinada informação não é capturada na origem ou quando uma mesma conta reúne fatos sujeitos a tratamentos distintos.
A revisão também poderá revelar deduções dependentes de documentos não vinculados aos lançamentos ou informações mantidas apenas em controles paralelos. Nessas situações, a adequação terá de alcançar os sistemas de origem e a forma como os dados são produzidos ao longo do mês.
O trabalho deve acompanhar todo o percurso da informação: contrato, operação, documento, lançamento contábil, classificação tributária e valor levado à apuração. Quando uma dessas etapas não estiver integrada às demais, aumenta o risco de inconsistência.
O período anterior à obrigatoriedade não deve ser visto apenas como prazo para atualizar programas. Ele precisa ser utilizado para testar classificações, revisar contas, conciliar saldos e identificar informações que ainda não são produzidas com o detalhamento necessário.
O profissional da contabilidade não será mero transmissor
A DeRE reforça uma mudança que já vinha sendo percebida com a digitalização das obrigações fiscais. O profissional da contabilidade deixa de atuar somente no final do processo, quando os dados supostamente já estão prontos, e passa a participar da construção da informação que sustentará a apuração.
Será necessário compreender a atividade da entidade, revisar o plano de contas, acompanhar o fechamento, avaliar as classificações e verificar se os saldos possuem suporte documental. A atuação contábil passa a influenciar diretamente a qualidade dos dados utilizados no cálculo do IBS e da CBS.
Isso não significa transferir toda a responsabilidade para a contabilidade, já que contratos, sistemas, regras fiscais e processos operacionais também precisam ser considerados. O que se torna inviável é manter essas áreas trabalhando separadamente, sem critérios compartilhados e sem conciliação entre os dados produzidos.
A informação transmitida pela DeRE terá origem em diferentes setores, mas deverá encontrar coerência nos registros contábeis. Quando os dados operacionais, fiscais e contábeis não conversam entre si, o sistema apenas processa uma inconsistência que já existia.
Por essa razão, tratar a DeRE como simples projeto de tecnologia seria um erro. O programa pode gerar o arquivo, aplicar validações e transmitir os eventos, mas não define a natureza dos valores nem substitui o conhecimento da empresa, de suas operações e das regras tributárias aplicáveis.
O principal desafio não estará no preenchimento dos campos, mas na qualidade da informação que chega até eles, uma vez que a implantação da DeRE não começa na geração do arquivo, mas na revisão da contabilidade que sustentará cada dado declarado.
