Em muitas empresas, as informações utilizadas pela contabilidade não percorrem um caminho totalmente integrado desde a origem da operação até o registro contábil.
Dados são extraídos de um sistema, transferidos para planilhas, ajustados manualmente e, posteriormente, importados ou lançados em outro sistema.
Esse processo pode fazer parte da realidade operacional de muitas organizações. O problema não está necessariamente na ausência de integração, mas no aumento da intervenção humana sobre a informação.
Quanto maior a quantidade de etapas manuais, maior tende a ser a exposição a erros e à possibilidade de alterações indevidas.
Onde está o risco?
Imagine uma informação de vendas extraída do sistema comercial e enviada à contabilidade por meio de uma planilha.
Entre a extração e o registro contábil, esse arquivo pode permitir exclusões, alterações de valores, modificações de datas, inclusão de informações ou ajustes em fórmulas.
Se não existirem controles adequados, como garantir que os dados registrados na contabilidade correspondem integralmente às informações originalmente geradas pelo sistema?
Esse é um ponto importante sob a perspectiva de controles internos e também de auditoria.
O problema não é a planilha
Planilhas são ferramentas extremamente úteis e fazem parte da rotina de praticamente todas as empresas.
O risco surge quando uma informação relevante depende excessivamente de procedimentos manuais sem controles capazes de assegurar sua integridade.
Conciliações entre os sistemas de origem e a contabilidade, restrição de acessos, revisão independente, controle das alterações realizadas e validação dos totais são exemplos de procedimentos que podem reduzir essa exposição.
E como a auditoria olha para os lançamentos manuais?
A existência de lançamentos manuais não significa, por si só, que exista erro ou irregularidade. Eles fazem parte da rotina contábil de muitas organizações.
Entretanto, lançamentos e outros ajustes manuais merecem atenção porque podem permitir maior intervenção sobre as informações registradas.
Por essa razão, a auditoria possui procedimentos específicos para identificar e avaliar lançamentos contábeis e outros ajustes que possam apresentar características de risco.
O objetivo não é presumir que todo lançamento manual seja inadequado, mas identificar situações que exijam maior atenção e obter evidências apropriadas para avaliá-las.
Integração também é uma questão de controle
Sistemas integrados podem reduzir a necessidade de intervenção manual e permitir maior rastreabilidade das informações.
Isso não significa que a integração elimine os riscos. Sistemas integrados também precisam de controles de acesso, parametrizações adequadas, monitoramento e governança.
Entretanto, quanto maior o número de etapas em que uma informação pode ser manualmente alterada antes de chegar à contabilidade, maior deve ser a atenção da empresa sobre os controles existentes nesse fluxo.
A confiabilidade começa na origem da informação
Ao longo dos trabalhos de auditoria, não basta analisar apenas o número final registrado na contabilidade. Também é importante compreender de onde aquela informação veio, como foi processada e quais controles existem entre sua origem e o registro contábil.
A confiabilidade das demonstrações contábeis depende também da qualidade e da integridade das informações que alimentam a contabilidade.
Por isso, quando os sistemas não são integrados, uma pergunta importante deve fazer parte da avaliação dos controles:
Quantas vezes essa informação pode ser alterada entre sua origem e o registro final?
Quanto maior a intervenção manual, maior deve ser a atenção aos controles que asseguram a integridade, a rastreabilidade e a confiabilidade das informações.
