Com relação a elaboração de notas explicativas, procure se atentar para as NBCs que tratam do assunto e verifique se as empresas optaram pela NBC TG 1000 ou pela NBC TG 1002.
Elaborando as notas explicativas por força da norma ou de forma espontânea é necessário incluir as mesmas na ECD, pois esta obrigação acessória não existe apenas para fins fiscais e sim para substituir o livro diário/razão da empresa.
Caso seu software não consiga gerar e armazenar notas explicativas para depois exportá-las no arquivo da ECD, elas podem ser escritas no próprio Microsoft Word, e ao invés de serem salvas na extensão ".doc", salve as mesmas em formato ".rtf" e anexe na ECD por meio do registro "J800". Se não me engano, as últimas versões do PVA permitem fazer o carregamento do arquivo ".rtf".
Caso ainda não seja possível, você deve copiar o arquivo ".rtf" no seu windows explorer e colar o mesmo dentro do arquivo txt (Nesta hipótese é necessário verificar a estrutura do arquivo, no que diz respeito a ordem da criação do registro J800, bem como, editar os contadores de registros dos blocos e do termo de abertura e encerramento)