Lançamento de nota fiscal de combustível

Sou responsável pelo setor de almoxarifado de uma prefeitura e no fim do ano passado e início deste ano as secretarias estão enviando notas fiscais de combustível pra mim.

Ocorre que antes estas notas nunca foram lançadas pelo almoxarifado e agora a contabilidade quer que eu as lance com saída imediata, porém eu não tenho controle sobre estes combustíveis e eles não ficam estocados no almoxarifado, os veículo vão até o posto de combustível abastecem e faz o pagamento via cartão.

Há uma empresa que ganhou a licitação o fornecimento deles, mas quando a NF chega pra mim vem como prestação de serviço, pois a empresa não fornece o combustível, mas sim os cartões para abastecimento de combustível.

Minha dúvida é: Esta notas deverão ser lançadas no almoxarifado uma vez que são emitida como serviço?
Se a resposta for sim, como faço pra me resguardar uma vez que não tenho controle sobre estes abastecimentos?

Este é o conceito da conta 1.1.5.0.0.00.00 ESTOQUES, constante no PCASP 2017 da Federação:

Essa conta se divide em:
1.1.5.1.0.00.00 MERCADORIAS PARA REVENDA
1.1.5.2.0.00.00 PRODUTOS E SERVIÇOS ACABADOS
1.1.5.3.0.00.00 PRODUTOS E SERVIÇOS EM ELABORAÇÃO
1.1.5.4.0.00.00 MATÉRIAS-PRIMAS
1.1.5.5.0.00.00 MATÉRIAIS EM TRANSITO
1.1.5.6.0.00.00 ALMOXARIFADO
1.1.5.8.0.00.00 OUTROS ESTOQUES
1.1.5.9.0.00.00 (-) AJUSTE DE PERDAS DE ESTOQUES

A função da conta referente ao Almoxarifado é a seguinte:



Pelo que entendi do que você escreveu, o que o Setor de Contabilidade deseja é o registro contábil do uso dos cartões. Possivelmente existe uma quantia de combustível contratada e que está registrada na contabilidade e o que se deseja é a baixa disso quando dos abastecimentos. Não entrarei no mérito quanto a necessidade ou não deste procedimento.

Me parece que a sua preocupação está centrada no resguardar-se quanto ao fato de você estar registrando uma movimentação de material que não transita de fato pelo almoxarifado.

Entendo que é va´lido esse tipo de controle se o mesmo for o mais adequado e tempestivo, porém, certamente o Setor de Contabilidade não é o "chefe" do Almoxarifado, portanto, se a ordem vier, deve ser exarada por quem de direito.