Adiantamento para "troco" de ônibus de transporte coletivo de passageiros.

Boa tarde,
 
Sou o Contador de uma autarquia municipal do município de Santa Cruz do Rio Pardo (SP), a Codesan Serviços e Obras. Nos próximos meses estaremos começando a operar o transporte coletivo de passageiros em nosso município.

Estava revisando os procedimentos contábeis e financeiros e me surgiu uma dúvida: os motoristas dos ônibus deverão ter com
eles uma quantidade de dinheiro para que possam “dar troco” aos passageiros que pagarem com dinheiro; devo proceder como? Faço um Adiantamento aos motoristas? Ou não é necessário nenhum procedimento contábil, pois é um valor que continuará pertencendo a autarquia apesar de não está mais depositado no banco? 

Olá Edvaldo.

Imagino que o Município (ou a própria autarquia) possua uma lei (ou decreto) tratando sobre adiantamento de numerário ou suprimento de fundos. Se isso existir, deve-se seguir o procedimento estabelecido. Porém, independentemente de haver ou não essa normativa, o fato é que se trata de registro extra-orçamentário, uma vez que não se tratará de realização de despesa.

Desta forma, em termos resumidos, a entrega do numerário ao servidor responsável é feita mediante procedimento de pagamento de "despesa extra-orçamentária" (ou outra nomenclatura equivalente que se utilize no município). O registro contábil, utilizando o PCASP extendido da STN, seria o seguinte:
Débito em 1.1.3.1.1.02.00 SUPRIMENTO DE FUNDOS
a Crédito de 1.1.1.0.00.00 CAIXA E EQUIVALENTES DE CAIXA
Débito em 8.2.1.1.1.00.00 DISPONIBILIDADE POR DESTINAÇÃO DE RECURSOS
a Crédito de 8.2.1.1.3.99.00 OUTROS CONTROLES - DISPONIBILIDADE POR DESTINAÇÃO DE RECURSOS COMPROMETIDA POR LIQUIDAÇÃO E ENTRADAS COMPENSATÓRIAS

Por ocasião da prestação de contas, certamente que haverá, além da devolução do valor recebido para "troco", também o recolhimento dos valores arrecadados das passagens cobradas, sendo que este último trata-se de receita orçamentária, enquanto que o primeiro, trata-se de um estorno do valor entregue ao servidor (deduz-se que houve a devolução integral do valor recebido). Desta forma, no acerto do adiantamento, haverá o registro de receita orçamentária no valor da passagem cobrada e o registro de "receita extra-orçamentária" no valor do suprimento de fundos concedido, sendo que os lançamentos contábeis pertinente são o inverso daqueles realizados em virtude da entrega dos valores ao servidor.

Adicionalmente, devem ser realizados os seguintes lançamentos:
Na entrega dos recursos ao servidor:
Débito em 7.9.1.2.1.00.00 CONTROLE DE ADIANTAMENTOS/SUPRIMENTOS DE FUNDOS CONCEDIDOS
a Crédito em 8.9.1.2.1.01.00 ADIANTAMENTOS CONCEDIDOS A COMPROVAR

Por ocasião do recebimento da prestação de contas:
Débito em 8.9.1.2.1.01.00 ADIANTAMENTOS CONCEDIDOS A COMPROVAR
a Crédito em 8.9.1.2.1.02.00 ADIANTAMENTOS A APROVAR

Por ocasião da aprovação da prestação de contas:
Débito em 8.9.1.2.1.02.00 ADIANTAMENTOS A APROVAR
a Crédito em 8.9.1.2.1.03.00 ADIANTAMENTOS APROVADOS

Espero ter ajudado.

Leia esta resposta e mais no meu blog sobre Contabilidade Pública.