Olá Marcos.
Art. 37. As despesas de exercícios encerrados, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham processado na época própria, bem como os Restos a Pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica. (Lei nº 4.320/64)
Para ser uma DEA, a despesa deve atender a alguns requisitos:
1. Existir dotação adequada (quanto à classificação) e suficiente (quanto ao saldo em 31 dez. do exercício de competência da despesa);
2. A despesa não ter sido processada em época própria, ou seja, não ter havido o empenho dela no ano de sua competência;
Entretanto, pode acontecer de a despesa não atender ao requisito (1) e mesmo assim ser uma DEA, classificando-se, nesse caso, como " compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente".
Também pode ter havido o processamento no exercício da despesa, ou seja, ela pode ter sido empenhada e, por algum motivo, o resto a pagar resultante ter sido cancelado. Um exemplo: foi inscrito em resto a pagar não processado um empenho de 2020 referente a uma entrega de mercadorias ainda não realizada. No ano seguinte (em 2021), como nenhuma informação sobre essa entrega ter sido concluída tenha chegado ao setor competente pela gestão dos restos a pagar (Secretaria da Fazenda/Setor de
Contabilidade, por exemplo), houve o cancelamento do RP. No início de 2022 a empresa cobra pela mercadoria alegando que ela foi entregue em 2021 e isso é comprovado através de sindicância. Portanto, a despesa havia se processado na época própria (empenho e restos a pagar), porém será necessário novo empenho tendo em vista o cancelamento do RP. Esse novo empenho será de DEA.
O MCASP 8ª edição possui o item 4.8 da Parte I tratando sobre o tema.
Quanto à declaração, vejo que o profissional contábil somente pode declarar se havia dotação adequada e suficiente em 31 dez. do exercício de competência da despesa ou se ela foi processada em época própria, ou seja, ela foi empenhada e o empenho foi estornado ou se o empenho foi inscrito em restos a pagar e posteriormente cancelado. Apurar se o valor é efetivamente devido ou se o objeto contratado foi adimplido, isso é função de comissão sindicante/processo administrativo.
Segue um pequeno modelo do texto da declaração:
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FULANO DE TAL, servidor público do NOME DO ÓRGÃO AQUI, matrícula nº 000000, CRC nº 0000000, considerando [descrever o número do processo,
nota fiscal da despesa, e outras informações referentes à despesa a fim de identificá-la], DECLARO que em 31 de dezembro de [ano da despesa] havia (ou não havia) dotação adequada e suficiente para a cobertura da despesa supra qualificada conforme a seguinte classificação orçamentária:
COLCOAR A CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E O SALDO DA DOTAÇÃO OU RELATÓRIO QUE DEMONSTRE ISSO.
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Para o caso de ter existido empenho/resto a pagar estornado/cancelado, apenas adaptar a parte final da declaração e em vez de indicar a classificação da dotação, indicar o empenho.
