A utilização de fundo fixo por entidades de natureza fundacional que se relacionam com a administração pública (por meio de contratos de gestão, termos de parceria ou convênios) exige rigoroso controle e comprovação idônea das despesas, especialmente quando se tratar de reembolso com recursos públicos, conforme os princípios da legalidade, economicidade e prestação de contas previstos na Lei nº 4.320/1964 (arts. 62 a 68) e na Lei nº 13.019/2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil – MROSC). O fundo fixo funciona como adiantamento para pequenas despesas, desde que essas estejam comprovadas por documentos fiscais válidos emitidos em nome da entidade.
Notas e cupons fiscais que não identificam o CNPJ da fundação não são hábeis para fins de reembolso com recursos públicos, salvo em casos excepcionais devidamente regulamentados, sob risco de glosa pelo órgão repassador ou pelo controle interno/externo (Tribunal de Contas). A não identificação do CNPJ compromete a rastreabilidade do gasto e infringe o princípio da transparência na aplicação de verba pública. Assim, seu entendimento está correto: essas despesas devem ser lançadas como não dedutíveis ou não reembolsáveis, a depender da natureza da entidade.
Complementação com recibo próprio ou declaração avulsa não supre a exigência legal da nota fiscal, conforme entendimento pacífico da Receita Federal (IN RFB nº 1.700/2017) e dos Tribunais de Contas. Contudo, em casos específicos e justificáveis, pode-se aceitar documento complementar acompanhado de declaração circunstanciada, aprovada internamente, com autorização do fiscal do convênio ou gestor público, a critério do órgão repassador, especialmente em localidades ou serviços onde não há obrigação legal de emissão de nota fiscal (ex: zona rural, pequenos prestadores de serviço autônomos).
Quanto a despesas com estacionamento, elas são passíveis de reembolso somente quando vinculadas diretamente à atividade institucional e houver veículo da entidade ou, excepcionalmente, quando o colaborador utilizar veículo próprio em serviço autorizado. Neste caso, é essencial que o recibo traga a placa do veículo, o nome do condutor, a finalidade da despesa e a autorização prévia do deslocamento, sendo recomendável que o colaborador preencha um relatório de deslocamento assinado por superior hierárquico.
Dessa forma, a correta instrução ao cliente deve se basear na legislação citada, sendo imprescindível que as despesas reembolsáveis por fundo fixo estejam documentalmente adequadas e em nome da entidade, sob pena de glosa, responsabilização ou devolução de recursos públicos
