Controle de fornecedores e clientes

Boa Noite.

Trabalho em uma empresa que possui o departamento contábil, fiscal e financeiro onde a integração contábil vem única e exclusivamente do financeiro nada vem do fiscal para a contabilidade, apenas são usados os relatórios e livros para conferência dos saldos contábeis. A minha grande dúvida ( é a primeira vez que trabalho em empresa sempre trabalhei em organizações contábeis pequenas ) de onde deve vir o controle e a composição do saldo da conta de fornecedores e clientes em aberto? não há controle por parte do financeiro e grande parte acredita que essse controle deve vir da contabilidade e outros de onde vem a informação que é do departamento financeiro. Pelas experiências de voçês gostaria de uma opinião a respeito.

Muito obrigada.

Bom dia Elisângela.

Esta é uma briga antiga e acontece em 80% das empresas.

Os fornecedores e clientes (valores a receber e pagar) deveriam (veja como coloquei o verbo) vir do Fiscal, pois é ele o responsável pela emissão das NF de saídas e controlar as de entradas, verificando se existem retenções a se fazer ou não.

Colocando um leque mais amplo nisto, a emissão das NF de saídas (para dar saldo a seus clientes) deveria vir do Depto Comercial pois é ele que interage com o cliente diretamente emitindo as NF, ele deveria antes de emitir as NF informar ao fiscal da transação para que este veja se haverá alguma retenção ou incidência diferente do normal.

O pagamento dos fornecedores (e sua composição na conta de fornecedores) deveria vir do Depto de Compras, pois é ele que diretamente tem contato com os fornecedores. Este emite os orçamentos dos fornecedores ao fiscal para que este analise se há alguma retenção a ser feita.

É uma tarefa difícil mas não impossível de ser feita, mas os setores da empresa precisam estar andando juntos.

att

Elisangela,

Complementando, mas não contradizendo o colega Paulo, acho que quem deve passar a posição para você é a área financeira, porque:
- O fiscal deve lançar todas as notas de compra e venda da empresa e as vezes essa área é quebrada na Companhia.
Entendo que a empresa deva ter um processo para a entrada das notas no sistema e aprovação para pagamento e faturamento.
Logo, o financeiro paga as obrigações no seu vencimento e recebe o dinheiro de clientes e compensa os valores a receber.
Ninguém mais tem a informação do que foi efetivamente pago ou recebido do que o financeiro, logo, essa área tem como dizer o que está em aberto e até explicar os vencidos, porque o estão.

Mas como disse o colega Paulo, é uma briga antiga.

Olá bom dia!

Cada departamento tem sua competência, e para que haja harmonia e funcionamento de forma correta a empresa precisa de um sistema funcional e integrado e uma administração competente.

Na cadeia de funcionamento, as entradas por exemplo, o departamento de compras faz o pedido, onde irá cadastrar o fornecedor na empresa e os produtos a serem adquiridos onde já serão exigidos o enquadramento fiscal da empresa e a tributação dos produtos.

Podendo passar até por uma avaliação Fiscal e Contábil antes da aquisição das mercadorias, pois o sistema vai exigir estas informações para poder fazer o cadastro da empresa fornecedora.

No recebimento das mercadorias, o Almoxarifado irá conferir a nota fiscal e dar entrada no Estoque Físico cadastrando a nota fiscal no sistema onde já irá gerar o lançamento fiscal e contábil que já deve estar parametrizado.

O próximo setor a receber a nota fiscal é o Financeiro, que irá conferir o cadastro da nota fiscal no sistema que também já gerou saldo em contas à pagar do fornecedor.

Com isso, o Financeiro irá fazer os agendamentos e pagamentos, que também geram lançamento contábil.

A questão não é quem tem mais poder ou quem decide, pois é uma cadeia e se for bem parametrizada cada departamento fará o seu trabalho.

O Financeiro é a ponta e por exemplo se quiser cancelar uma operação, terá que solicitar uma nota fiscal de devolução da mercadoria, terá que respeitar a cadeia pois o sistema não irá permitir um cancelamento de uma entrada sem utilizar os meios pré formatados e parametrizados.

Abraços

Partindo para uma segunda parte da questão.

Os amigos Paulo e Anderson foram felizes nos seus comentários, e vejo que esta questão é Administrativa, pois dentro das empresas de grande porte, é difícil administrar os vários departamentos: Financeiro, Contábil, Fiscal, RH, Almoxarifado, Compras, Vendas e outros.

O que ocorre é que cada departamento tem suas atribuições e precisam executar o trabalho, mas a cadeia faz com que um departamento dependa de outro e com isso todos devem trabalhar em harmonia.

Com isso estes conflitos ocorrem dentro das grandes empresas, vejo aí um assunto amplo à ser discutido, mas que entra no campo Administrativo, pois vai depender da competência dos dirigentes em contratar profissionais competentes, ter um padrão de trabalho e um RH que faça um trabalho de integração dentro da empresa.

Bom dia Elisangela,

Trabalho em uma Usina de Açucar e Alcool.
Nossa integração de notas fiscais vem de 3 lugares: Notas fiscais digitadas ou notas fiscais de entrada integração Fiscal(digitações de Nfs);Notas fiscais emitdas Balança expedição; pagamentos e recebimentos financeiro.
No final das contas quem acaba tendo as informações precisas realmente é a contabilidade.
Só que todo processo desde a intenção de compra ou venda são amparadas pela contabilidade.
então desde um cadastro de item de compra, já tem todos parametros definidos de acordo com a legislação vigente.
um item para venda também está totalmente definido
Os parametros de impostos, retenções, tudo amparado pela contabilidade.
Então resumindo, realmente nós contabilidade temos as informações precisas, devido a integração ser online ( digitou,pagou,recebeu,com suas devidas retenções)já temos as informações em um módulo que chamamos de conta correntes.