Na contabilidade a regularização das divergências entre o estoque físico e o contábil é efetuada mediante registro a débito ou a crédito da conta de Estoques, conforme sejam apuradas faltas ou sobras, respectivamente.
Na maioria das vezes tais divergências, além de serem pouco significativas, decorrem de erros no registro da movimentação dos estoques e, desse modo, o lançamento relativo ao ajuste terá como contrapartida a conta de Custo das Mercadorias Vendidas.
Todavia, pode ocorrer que as faltas detectadas no confronto dos saldos apurados no inventário físico e nos saldos registrados nas fichas de estoque (e conseqüentemente na escrituração contábil) sejam de grande monta, o que conduz à suposição de que as divergências sejam decorrentes de eventos não relacionados com as operações normais da empresa, ou seja, que as divergências provenham de furto, roubo, desvio etc.
Nesses casos, se confirmada tal suspeita, a contrapartida do ajuste dos saldos dos estoques deverá ser registrada como Despesa Operacional (na conta "Perdas por Faltas no Inventário").
Nesses casos pode-se efetuar os seguintes lançamentos:
1) Regularização das Sobras no Estoques:
D - Estoque (AC)
C - Custo das Mercadorias Vendidas (CR)
2) Regularização das Faltas do Estoque:
D - Custo das Mercadorias Vendidas (CR)
C - Estoque (AC)
3) Ajuste Decorrente de Roubo, Furto, Desvio etc.
D - Despesas Operacionais (CR)
C - Estoque (AC).
(Art. 291 do Decreto nº 3.000/1999 - RIR/1999)