Bom dia Bruno
se caso entendi sua pegunta Despesa você irá caracterizar quando for algo pago na administração da empresa, seja lápis, pastas, uma cadeira que quebrou, etc ... Ou seja uma coisa que não é todo mês que irá comprar, se caso preferir poderá também lançar para fornecedor para manter o controle. EX:
D - Despesa com escritório
C- Bco/ Caixa
no seu caso por ser uma empresa de transporte eu consideraria Custo pois você irá necessitar desse produto todo mês e classificaria como fornecedor pra manter melhor o controle Ex.:
D- Custo com Óleo diesel
C- Fornecedor
e quando houver pagamento
D- Fornecedor
C- BCO/Caixa
Espero ter ajudado bom Trabalho !