Boa noite Roberto.
Aconselho fazer um comunicado aos sócios e administradores da empresa informando dos perigos que esta situação poderá ocasionar. o texto poderá ser a seu créterio, mas a informação abaixo deve ser enxertada pelo menos com o mesmo sentido.
"Na impossibilidade de fazer a escrituração desta sociedade de acordo com as normas contábeis e legislação vigente, torno ciente aos sócios e administradores desta sociedade, que este procedimento pode acarretar a desclassificação da contabilidade e consequentemente o arbitramento do lucro. A legislação do Imposto de renda reza em seu artigo 530 que o imposto de renda devido será determinado com base nos critérios do lucro arbitrado quando:
I - a escrituração a que estiver obrigado o contribuinte revelar evidentes indícios de fraudes ou contiver vícios, erros ou deficiências que a tornem imprestável para:
a) identificar a efetiva movimentação financeira, inclusive bancária; ou
b) determinar o lucro real;
II - o contribuinte deixar de apresentar à autoridade tributária os livros e documentos da escrituração comercial e fiscal, ou deixar de apresentar o Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a movimentação financeira, inclusive bancária, quando optar pelo lucro presumido e não mantiver escrituração contábil regular;
III - o contribuinte optar indevidamente pelo lucro presumido;
IV - o comissário ou representante da pessoa jurídica estrangeira deixar de escriturar e apurar o lucro da sua atividade separadamente do lucro do comitente, residente ou domiciliado no exterior;
V - o contribuinte não mantiver, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir, totalizar, por conta ou sub conta, os lançamentos efetuados no Diário;
VI - o contribuinte não mantiver escrituração na forma das leis comerciais e fiscais, ou deixar de elaborar as demonstrações financeiras exigidas pela legislação fiscal, nos casos em que o mesmo se encontre obrigado ao lucro real".
E finaliza informando que o novo Código Civil responsabiliza o contabilista como solidário com os atos do empresário e da empresa portanto cabe-lhe fazer esta advertência para que futuramente os sócios não venha dizer que desconhecia os procedimentos corretos e coloque mais alguma coisa ache necessário.
É isso, espero que te ajude.