Organização do Arquivo

Boa noite!

Gostaria de saber dos colegas do fórum, como cada um organiza seus arquivos (DP, Fiscal, Contabilidade) .

Utilizam pastas ou caixas ou algum outro material?

Enfim, qual o melhor meio de organizar um arquivo de escritório contábil?

Grato.

Luiz,
Da parte fiscal:
Costumamos encadernar as notas fiscais (emitidas em formulário continuo). As de entradas arquivamos em pastas do tipo fichario, numeradas em sequencia de acordo com o livro registro de entrada.
Da parte contabil:
A documentação suporte dos lançamentos do livro diário é organizada por ordem de data, sendo enfeixados, numerados,guardados em um saco plastico individualizando por mês e finalmente guardado dentro de caixas box.

Ah esqueci: É necessario também um arquivo de pastas suspensas, onde são arquivados documentos diversos, como protocolos, contratos e as guias de recolhimento de impostos.

bom dia Luiz,
Acredito que cada um costuma usar seu proprio criterio, mas uma coisa que deve ser observada é o prazo que vc tem que guardar esses docs. vc ou a empresa da qual vc faz a contabilidade.
Aqui usamos o seguinte sistema:
do DP separamos por pastas (suspensas) folha e pagamento, grf, gps, rescisões, recibo de ferias, cada qual em uma pasta.
Notas fiscais de saida qdo soltas, mandamos encadernar na ordem numerica, em livros tbem em sequencia numerica,inclusive com as canceladas( que tem que estar com todas as vias)
Os documentos contabilizados (notas de entrada, boletos, duplicatas, docs bancarios, arquivamos em ordem de data mes a mes e guardamos em arquivo morto, depois da entrega da declaração de imposto de renda, devolvemos aos nossos clientes o ano encerrado.

qdo a conservação dos docs veja:
http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/guardadocumentos.htm

Contábil: Arquivamos em caixa box, quando muito movimento uma por mês sendo enfeixados documentos escriturados. As demonstracões que enviamos aos clientes arquivadas digitalemnte. Estamos implantando o sistema de arquivos digitais para eliminar o volume de documentos em nosso escritório não necessário.

Fiscal: As notas fiscais de Saida são encadernadas, e entradas arquivadas em caixas box, os arquivos de aputação também são arquivados digitalmente.

Tributos: São escaneados e logo após enfeixados em sua ordem de competência e arquivados em caixa box.

Dpto. Pessoal:Procuramos não manter aquivos fisicos, no escritório, em sua grandeparte é tudo digital.

Leandro

Gostaria de saber mais detalhes sobre esse sistema que está implantando, arquivos digitais...parece uma ótima idéia!!

A propósito, onde fica seu escritório em Santa Bárbara? Tem msn?

Luiz

Como os colegas estão tratando a guarda dos arquivos digitais da NF-e?
Pedem para os clientes enviarem os arquivos, ou a reponsabilidade passa a ser dos clientes? Ou pedem uma cópia da DANF-e.

Enfim tem a NF-e de entrada e saída. As de entrada, já percebi que além da DANF-e, pedir os arquivos digitais é tarefa impossível!

Obrigado.

Sergio Morisue.

Gentileza repetir seu questionamento na sala de Legislaçao estadual/municipal.

O pessoal de lá saberá orienta-lo de forma eficaz.

Sds.

Me desculpe Claudio, mas não estou querendo legislação. Sei que estes arquivos digitais da NF-e devem ser guardados igual aos de papel.

Gostaria de saber como os amigos contabilistas estão fazendo esta guarda e achei este tópico pertinente.

Me desculpem se interpretei incorretamente.

Bom fim de semana a todos.

Boa noite Sergio,

Sem entrar no mérito da questão da sala onde deva ser postado seu questionamento, deixe-me dizer dos arquivos digitais das NF-e.

Na prática (falo por mim) não vejo mudanças significativas nos moldes que vinham sendo adotados, ou seja:

- continuamos recebendo os arquivos digitais (via e-mail) que permitem a importação (agora em * .xml) para o Departamento Fiscal e - via integração - para o Contábil,

- continuamos recebendo as Notas Fiscais de Saída, agora cópia dos DANFEs e,

- mantemos uma cópia em mídia (além da que fica com a empresa) dos arquivos digitais enviados ao Sped Fiscal.

Vale dizer que a única tarefa adicionada às que já existiam, é a guarda da cópia em midia enviada pela empresa.

As cópias das DANFEs, assim como acontecia com as Notas Fiscais, serão devolvidas à empresa logo após o encerramento do Balanço Patrimonial (exercício findo).

...

Muito obrigado Saulo.

Desculpem pela pergunta, somos um escritório pequeno, com cerca de 150 clientes (micro empresas) e começamos a ter clientes emitindo NF-e a partir de 09/2009. Todo o trâmite é feito com notas de papel (Entrada (DANFE) e saidas). Percebi que os clientes buscaram diversas soluções de software, alguns usando os gratuitos e todos se adaptando ao uso do software. Assim até hoje não temos recebido arquivos digitais .xml. Para complicar, o nosso software de contabilidade não consegue ler arquivos .xml, estamos providenciando a troca deste software.

Mas valeu pela dica, vamos tentar pedir o envio destes arquivos e vamos providenciar a guarda em mídia.

Obrigado.

Para armazenar os XML da NF-e utilize este aplicativo https://www.danfeview.com.br

Leandro Alexandrino,

Bom dia. Nós estamos com a mesma intenção que você, porém ainda não estamos dando prática a essa sistemática. Gostaria de saber da sua parte, se já começaram e qual hardware (scanner) estão usando? Qual a eficiencia?
Existe um funcionário com treinamento em informática para fazer esta função ?

Estamos pensando seriamente neste quesito.
Quanto a guarda das NFEs, estamos somente com as DANFEs, e o arquivo XML (que é o importante) está com os clientes. Vamos começar a oferecer o serviço de guarda dos mesmos (copia com o cliente, e conosco).

Agradeço as respostas

Atte.

Bom dia! Aqui estamos com a intenção de começar um arquivo digital de todos os documentos do escritório. Desde a constituição da empresa, até guias e declarações. Porém encontramos um entrave em um ponto: Como organizar esses arquivos digitais... Pensei em uma pasta na rede com o nome de cada cliente, e dentro dela, uma pasta com cada departamento. Dentro de cada departamento, separado por tipo de documentos, tipo DARF, DIRF, CSLL. .. E assim vai... Só que nossa técnica de informática disse que esse sistema acaba sendo ineficaz porque quanto mais pastas, mais pesado e lento o sistema ficará. Além disso o backup demoraria muuuuuuuito...

Pergunto: Alguém aqui usa algo parecido? Se sim, como vocês gerenciam os arquivos?

Um grande abraço a todos!

Boa tarde Reinaldo,

Gerencio meus arquivos há 10 anos, com sucesso, usando o DocAdmin.

Atenciosamente,

Aldemir Nascimento da Silva

Boa Tarde amigos contabilistas,

Estamos buscando uma maneira eficaz e simples de organização
dos documentos físico e digitais. Gostamos de algumas idéias adotadas
pelos senhores, e tentaremos fazer um mix delas.
Caso consigamos êxito, informaremos.

Fiquem com Deus!

Bom dia Colegas.
A partir deste mês, já vamos notificar aos clientes que não vamos mais aceitar DANFE, apenas os arquivos XML, visto que o sistema contábil importa tudo, é acumulo de papel, e retrabalho ter que digitar tudo novamente. As NF-e's de saída são simples de importar, só as NF e NF-e de entrada serão digitadas.
Acho que estamos todos em busca dos mesmos ideais... vou também consultar este programa DocAdmin recomendado pelo Sr. Aldemir.
Obrigado.