Contabilização empréstimo funcionário

Eu trabalho para um colégio, que de vez em quando realiza passeio para professores e funcionários. E como os mesmos não podem pagar o valor do passeio no ato, dividimos este valor em várias parcelas fixas, que serão descontadas em folha.
Como por exemplo, o último passeio que realizamos fizemos um empréstimo para os funcionários no valor de R$ 4.500,00. Sendo que este valor não foi repassado para os funcionários já que o mesmo era para o passeio. Como fica esta contabilização deste montante e das parcelas que posterior serão descontadas dos funcionários?
Desde já agradeço a colaboração de vocês.

Marilene Batista da Silva.

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Sds.