Lançamentos Numerosos

Boa Tarde! Os lançamentos muito numerosos como por exemplo, cupons fiscais de combustível, notas fiscais de despesas com alimentação e comprovantes de pedágio, incorridos no período de um mês, podem ser lançados de forma resumida? Posso somar comprovante por comprovante, arquivá-los separadamente anexando a memória de cálculo e lançá-los da seguinte forma:

D: Despesa Operacional (CR)
C: Caixa (AC)
Histórico: Pg despesas de Combusível conforme comprovantes diversos.

Há a necessidade de estas despesas serem lançadas no diário ou razão "individualmente"?

Grato pela atenção,
Umberto

Umberto, para registro contábil pode ser feito um relatório de viagem e anexado todos os comprovantes de despesas, podendo ser efetuado um único lançamento por viagem.
É necessário que as despesas tenham coerência com o período de viagem, exemplo; se foram 3 dias de viagem, não se pode ter 4 ou 5 dias de diárias de hotel, o gasto com combustível também deve ser coerente com a distância percorrida e a capacidade de consumo de combustível do veículo por quilômetro rodado.
Desta forma deve ser informado no Relatório de viagem a data de início e final, as pessoas que viajaram, a quilometragem inicial e final, e todos os demais dados da viagem, anexando todos os comprovantes de despesas incorridas.
No lançamento contábil você irá colocar no histórico, conforme relatório de viagem nº tal e informar o responsável pela viagem.
Sendo assim, você terá documentação hábil para comprovar as despesas e efetuar a contabilização da viagem.

Editado por Gilberto C. Olgado em 20 de abril de 2009 às 09:22:31

Boa Noite Gilberto! Nesse caso, as despesas com combustível, refeições e pedágio, são referentes ao deslocamento que os instaladores da empresa realizam, geralmente no período de apenas 1 dia. Dessa forma a empresa não cobra dos motoristas (que também são instaladores) o relatório de viagem. Adiantam no início do dia um valor pré-determinado e no final do dia os funcionários apresentam os comprovantes de despesa e devolvem em espécie a diferença que não foi gasta. Dessa forma, os comprovantes são enviados ao escritório. Ainda assim, há a necessidade de que a empresa preencha o relatório de viagem? Todas as despesas são identificadas em nome da empresa. Nas despesas com combustível e pedágio, é informado a placa do veículo e a kilometragem do mesmo. Um abraço, Umberto

Umberto, este relatório deve ser implantado pela empresa, onde ele servirá para prestação de contas da viagem e facilitará na contabilização, a questão de implantar ou não este sistema depende de cada um, não é imposto pela legislação, apenas é uma forma de melhor comprovar os gastos em uma viagem. Na contabilidade você tem 2 opções; lança os documentos individualmente ou pelo relatório de viagem. Vale lembrar que as notas fiscais devam ser lançadas individualmente no Livro de Registro de Entradas, inclusive.
Exemplo de Relatório de Viagem:

RELATÓRIO DE VIAGEM Nº 001/2009

Empresa:.............................
Endereço:............................
CNPJ:....................................

Início: ___/___/______ Km:.................
Final: ____/___/______ Km:.................
Total Km percorrido......................

Percurso:.............................
Funcionários:......................
Adiantamento: R$...............
Despesas:
................(relacionar todas com seus valores)
Total..............: R$
Saldo dinheiro:R$

Data:___/___/_____.
Assinatura:.....................................

Um exemplo rápido que pode ser aperfeiçoado.