Ola Vicente.
A declaração de partes relacionadas é bem simples.
Eu, empresa.....CNPJ....endereço...., declaro para que forneci, paguei, doei.. o valor de R$ , caso seja algum bem pode substituir
Em relação a pergunta sobre a retenção:
Considera-se remuneração de serviços profissionais para fins da retenção na fonte da Contribuição Social sobre o Lucro, da Cofins e da contribuição para o PIS-Pasep, de que trata o art. 30 da Lei nº 10.833/2003 , os pagamentos referentes aos seguintes serviços técnicos de informática:
a) a assessoria e consultoria em informática;
b) o desenvolvimento e implantação de programas (software) por encomenda para uso exclusivo, elaborado para certo usuário ou que incluam fornecimento de suporte técnico em informática, compreendendo a atualização de programas, alterações, treinamento e serviços correlatos;
c) a elaboração de projetos de hardware;
d) o desenvolvimento de melhorias e/ou de novas funcionalidades (customização) no software por encomenda para uso exclusivo, para atender necessidades específicas solicitadas pelo cliente;
e) a manutenção e suporte técnico remoto, desde que vinculado às atividades enumeradas nas alíneas "b" e "d" supra.
Todavia, não se considera remuneração de serviços profissionais:
a) a comercialização do software produzido em série, também chamado de "cópias múltiplas" ou padronizado;
b) a licença de uso em caráter permanente de cópia de software de uso geral, não exclusivo, para uso em um mercado ou segmento de mercado;
c) o aluguel ou licença de uso provisória de cópia de software de uso geral, não exclusivo, para uso em um mercado ou segmento de mercado;
d) a manutenção e o suporte técnico remoto de software de uso geral voltada a mantê-lo sempre atualizado, observando-se que considera-se manutenção, para fins da retenção das referidas contribuições, os pagamentos referentes à manutenção de software de uso geral (licença de uso), por se tratar de manutenção de bens móveis.
( RIR/1999 , art. 647 ; Lei nº 10.833/2003 , art. 30 ; e Solução de Consulta Cosit nº 3/2008)
Ou seja, verificar com o fornecedor a discrepancia na renteção.