Maykon,
A carta varia de acordo com o cliente, pode ser um e-mail, um anexo, uma carta física.
Consulta o cliente e verifica o grau de burocracia que ele quer.
E uma relação de confiança e precaução do cliente, então ele pode exigir que a carta tenha o carimbo e assinatura do contador/responsável ate ser autentificada em cartório, e manda o anexo scaniado/carta física para ele, se for o caos recomendo guardar uma copia desta também.
Se for mandar a carta física recomendo registrar a carta no correio
Se forem muitos cliente fazendo isto recomendo montar um formulário padrão aonde só tica os itens pedidos. (mas este e o ultimo caso)
Pois este e um documento serio.
Uma dica, cliente deste tipo costuma ser fiel a contabilidade, e costuma ter algum trauma no passado, de documentos perdidos extraviados.
Segue um modelo de carta que encontrei na internet
http://www.orcose.com.br/downloads/CIRC102010.pdf