Adriana,
Se a empresa vai ser ressarcida o registro deve ser feito em conta de ativo. Se não houver previsão de ressarcimento a despesa não pode ser deduzida se não for identificado o beneficiário ou a causa do pagamento. Veja o art. 316 do RIR de 2018:
Art. 316. Não são dedutíveis as importâncias declaradas como pagas ou creditadas a título de comissões, bonificações, gratificações ou semelhantes:
I - quando não for indicada a operação ou a causa que deu origem ao rendimento; e
II - quando o comprovante do pagamento não individualizar o beneficiário do rendimento.
Se não houver causa justificável para o pagamento, incide a regra do art. 730 do Regulamento do Imposto de Renda que trata do pagamento do imposto na fonte. Vejamos:
Art. 730. Fica sujeito à incidência do imposto sobre a renda exclusivamente na fonte, à alíquota de trinta e cinco por cento, todo pagamento efetuado pelas pessoas jurídicas a beneficiário não identificado, ressalvado o disposto em normas especiais.
§ 1º A incidência de que trata o caput aplica-se, também, aos pagamentos efetuados ou aos recursos entregues a terceiros ou sócios, acionistas ou titulares, contabilizados ou não, quando não for comprovada a operação ou a sua causa.
§ 2º Considera-se vencido o imposto sobre a renda na fonte no dia do pagamento da referida importância.
§ 3º O rendimento será considerado líquido e caberá o reajustamento do rendimento bruto sobre o qual recairá o imposto sobre a renda.