Despesas com viagens

Bom dia, trabalho em um sindicato onde o presidente nao apresenta recibos do que gastou com viagens, e ele viaja muito, e existe somente um relatorio constando que foi para tal cidade e gastou "X", gostaria de saber qual é o procedimento correto nesse caso.
Obrigada.

Bom dia Luciana,
eu só contabilizo "Despesas com Viagens" quando o cliente envia nota fiscal de tais despesas com o nome e cnpj da mesma, pois relatórios não tem valor fiscal...
quando isso não ocorre, e recebo despesas com dados divergentes aos da empresa ou com relatório, chamo o cliente para reunião e explico a maneira adequada para configurar essas despesas...