Organização de documentos

Bom dia.

Na empresa que trabalho exigem sempre que documentos sejam impressos, portanto para cada mês eu tenho 2 caixas (1 para cada quinzena) onde armazeno os movimentos diários (extratos, notas, etc...), porém estou ficando sem espaço físico, pois são documentos desde 2015.

Gostaria de dicas para otimizar espaço e organizar os documentos, alguém pode ajudar?
Outra coisa, por quanto tempo devo manter documentos de ex-funcionários? Tem uma pilha enorme!

 

Boa Tarde Eron Venter!
Estou próximo de completar 70 anos e há mais de 6 anos não uso papel. Importo arquivo XML decompra, venda e prestação de serviços. Meu office boy atende pelo nomes de:
email, whatsapp, Skype. Reunião  de
trabalho só pelo Skype por câmeras. Arquivos formato WORD e PDF só em NUVEM como
One Drive. Google Drive e Drop Box!