Documentar e contabilizar a reembolsos de despesas de veículo do Funcionário

Caro colegas,

Gostaria que me ajudassem em uma questão, em uma empresa onde os funcionários utilizam seus próprios carros para trabalhar e fazemos os devidos  reembolsos. No entanto estou com uma dificuldade em documentar as despesas como a Depreciação do veículo, seguro do carro, IPVA uma vez que não temos nenhuma nota fiscal, recibo desses reembolsos. Gostaria de saber se tem alguma sugestão com relação a esse assunto?

Desde já agradeço

Bom dia Humberto.

Depreciação infelizmente não tem como emitir documento fiscal. O que pode ser feito é o contador da empresa de posse dos dados do veiculo, fazer o calculo desta depreciação. E este relatório ser anexado no contrato entre empregador e empregado. Exatamente, estas despesas precisam ser fundamentadas em acordo entre as partes e no contrato coloca-se o % de depreciação.

Seguro obrigatório e IPVA vem as guias para a pessoa pagar. Nisso pede-se estas guias. O Seguro normal, a seguradora envia o boleto. Ele também serve.

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Olá Paulo muito obrigado pelo esclarecimento! Me tira uma dúvida que surgiu esse contrato entre empregador e empregado pode ser feito no contrato de aluguel do veículo onde posso colocar todas essas despesas? 

Caros colegas.

Gostaria que me ajudassem em uma questão, a empresa que trabalho está pagando um valor fixo a cada funcionário para auxiliar com os gastos de internet, pois todos estão em home office. Esse gasto será lançado na folha de pagamento.

A minha dúvida é sobre como essa despesa deve ser contabilizada e qual a documentação suporte para essa contabilização.

Gostaria de saber como vocês tem tratado esse assunto contabilmente em vossas empresas.

Desde já agradeço.

José, 

O documento de suporte é a folha de pagamento e os recibos dos empregados. A contabilização deve ser feita como despesa de pessoal ou custo (se o pessoal for alocado à produção). Não opino sobre a caracterização como remuneração para fins de cálculo do contribuições sociais nem direitos trabalhistas (13o salário e férias) .