Bruna,
Vc contabiliza como empréstimo se houver perspectiva de recebimento. Um ativo só pode ser criado quando houver a perspectiva de entrada de recursos econômicos no futuro; assim, os administradores devem te informar como será feito. Se não há intenção de fazer o ressarcimento o registro deve ser feito em conta de despesa de quem pagou; nesse caso (de registro de despesa) há um problema fiscal enorme porque os pagamentos sem causa estão sujeitos ao pagamento de imposto de renda calculado pela alíquota de 35% por dentro, isto é, a alíquota efetiva é 53%, mais ou menos. A base legal é o seguinte preceito do Regulamento do Imposto de Renda:
Do pagamento a beneficiário não identificado
Art. 730. Fica sujeito à incidência do imposto sobre a renda exclusivamente na fonte, à alíquota de trinta e cinco por cento, todo pagamento efetuado pelas pessoas jurídicas a beneficiário não identificado, ressalvado o disposto em normas especiais (Lei nº 8.981, de 1995, art. 61, caput ) .
§ 1º A incidência de que trata o caput aplica-se, também, aos pagamentos efetuados ou aos recursos entregues a terceiros ou sócios, acionistas ou titulares, contabilizados ou não, quando não for comprovada a operação ou a sua causa (Lei nº 8.981, de 1995, art. 61, § 1º) .
§ 2º Considera-se vencido o imposto sobre a renda na fonte no dia do pagamento da referida importância (Lei nº 8.981, de 1995, art. 61, § 2º).
§ 3º O rendimento será considerado líquido e caberá o reajustamento do rendimento bruto sobre o qual recairá o imposto sobre a renda (Lei nº 8.981, de 1995, art. 61, § 3º) .