Consoante os princípios contábeis vigentes e em observância à Lei nº 6.404/76, o simples ato de assinatura do contrato com a entidade organizadora não gera lançamento contábil imediato, pois se trata de um compromisso futuro. Contudo, recomenda-se registrar as obrigações e seus valores a pagar por meio de contas de controle interno ou contratos a provisionar, evidenciando o passivo a curto ou longo prazo conforme o cronograma pactuado.
À medida que as parcelas são pagas, efetua-se o lançamento de um crédito da conta de caixa ou de bancos e um débito de adiantamentos ou despesas pagas antecipadamente, caso o serviço (participação na feira) ainda não tenha ocorrido. Após a realização do evento ou conclusão da prestação de serviços, o valor pago deverá ser reclassificado para despesa operacional (por exemplo, “Despesas com Feiras e Eventos”), atendendo ao regime de competência nos termos do artigo 9º do Decreto-Lei nº 1.598/77. Nesse momento, a emissão da nota fiscal pelo organizador materializa a operação, devendo-se registrar o valor bruto como despesa e, se aplicável, destacar tributos a recuperar ou a coletar, em consonância com as legislações tributárias específicas.
Por fim, reforça-se que o documento fiscal recebido constitui prova de hábil de despesa, devendo permanecer arquivado para fins de comprovação junto aos órgãos de fiscalização e auditoria, observando-se a forma prescrita pelo Código Civil e demais normativos contábeis. Esse procedimento garante a correta evidenciação dos custos de participação em feiras e eventos, protegendo a empresa quanto à transparência de sua escrituração e conformidade legal.
