Consideração da data de pagamento da nota fiscal

Prezados, bom dia!

Gostaria de sanar uma dúvida referente a consideração do lançamento da data de pagamento da nota fiscal entregue no depto contábil com a data de pagamento vencida.

Por exemplo: O que é responsável pela aquisição da compra do serviço/produto, esquece de enviar a nota para a escrituração. 
O funcionário responsável pela inserção das notas no sistema, foi orientado que deve considerar a data do vencto da NF no sistema, ou seja, se a NF está com a data de pagamento em 15/03/20x5, deverá considerar esta data, e não a data futura.

Como proceder, pois entendo que o setor responsável deve providenciar a prorrogação e enviar imediatamente para o setor Contábil/Fiscal inserir o sistema, pois hoje o meu problema é que no Contas a pagar quando gero a relação de pagamento, tendo a olhar a data que estou pagando e datas futuras para o fluxo de caixa.

Podem me ajudar?