Daniele,
A única solução correta para essa situação é a orientação aos clientes. Manuais, reuniões, conferências, etc. É preciso deixar claro não só a obrigatoriedade nos aspectos contábil e fiscal, como também as penalidades as quais se sujeitam.
Inicialmente parece difícil, mas um primeiro passo é dizer "não" para "jeitinhos", "depois eu envio", informações verbais e vagas, etc.
Aqui, todos os clientes entregam os documentos e informações completas até o 5º dia útil do mês seguinte ao da competência, sem exceção. Muitos já se antecipam, enviando à medida que recebem durante o mês. Funciona muito bem.
Organizados, todos têm mais tempo disponível.
Não assuma a responsabilidade que é do seu cliente.